Các bước cơ bản trong tổ chức họp báo cần có

Sự kiện họp báo là cụm từ được nhắc đến thường xuyên trên các phương tiện thông tin đại chúng. Thường thì khi cần thông báo một thông tin quan trọng, người ta sẽ tổ chức họp báo. Nhưng bạn có biết một buổi họp báo cần có sự chuẩn bị rất chi tiết và kỹ lưỡng không? Các bước tổ chức họp báo cơ bản cần có sau đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về hình thức này. Cùng đón đọc nhé!

Họp báo là gì?

Trong tiếng Anh, họp báo thường được biết đến là Press Conference. Trong một buổi họp báo sẽ có sự tham gia của nhiều bên liên quan như doanh nghiệp, nhà báo, chính phủ và các cơ quan khác. Người đại diện cho các tổ chức, cơ quan này sẽ tham gia thảo luận, tìm giải pháp cho một vấn đề. Hoặc họp báo chỉ đơn giản là công bố một sự kiện nào đó.

Những buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới là phổ biến nhất hiện nay. Chi phí cho những buổi họp báo như thế này không phải là nhỏ. Theo nhiều thống kê, các chi phí tổ chức cũng chỉ bằng một phần nhỏ so với chi phí thuê phóng viên, thông cáo đến báo chí truyền thông.

Xem ngay: Những lưu ý khi tổ chức họp báo nhằm đảm bảo hiệu quả.

hop bao

Họp báo lễ pháo hoa

Nếu như bạn đang băn khoăn về những khoản chi phí quá lớn này, bạn có thể tự mình tổ chức một cuộc họp báo chuyên nghiệp. Nhưng trước hết bạn phải nắm được các bước tổ chức họp báo cơ bản cần có đã nhé!

Quy trình tổ chức sự kiện họp báo

Để tổ chức một sự kiện họp báo, bạn cần đầu tư khá nhiều thời gian. Quy trình tổ chức được tiến hành theo 7 bước sau đây:

1. Chuẩn bị nội dung 

Như đã nhấn mạnh, họp báo là để thông cáo một thông tin có tính quan trọng nào đó. Và đặc biệt, thông tin đó phải đúng sự thật và xác đáng nhất, có ý nghĩa vào thời điểm đó. Một nội dung tốt có thể thu hút được nhiều khách mời và giới báo chí đến tham gia. 

Những buổi họp báo không nhận được sự quan tâm của mọi người, lý do chủ yếu là bởi nội dung không có gì quan trọng. Hãy cân nhắc thật kỹ nội dung trước khi tổ chức nhé. Các nội dung bạn có thể tham khảo như: thay đổi trong cơ chế chính sách, một sự kiện mới của công ty, ra mắt dòng sản phẩm mới,…

2. Xác định địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm được chọn để tổ chức họp báo cần phải:

  • Có không gian đủ rộng cho các khách mời và phóng viên.
  • Đảm bảo điều kiện tác nghiệp của các phóng viên: trang bị máy quay phim, kỹ thuật thu thanh,…
  • Điều kiện ánh sáng, âm thanh, trang trí phù hợp, không quá lòe loẹt…

Tìm hiểu thêm: Ưu đãi tổ chức sự kiện trọn gói tại HCM.

khong khi hop bao

Không gian họp báo

Với những yêu cầu trên, bạn nên chọn thuê địa điểm tại các trung tâm hội nghị, khách sạn. Đây cũng là địa điểm được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

3. Mời khách

Bạn cần gửi lời mời đến các phóng viên truyền thông. Trước khi gửi giấy mời chính thức, bạn nên gửi trước email, fax cho cơ quan báo chí trước 1 tuần đến 10 ngày. Giấy mời phải được thiết kế trang trọng, lịch sự và đảm bảo những thông tin cần thiết nhất: thời gian, địa chỉ,…

4. Chuẩn bị các tư liệu liên quan

Các tư liệu bạn cần chuẩn bị bao gồm: kế hoạch họp báo, lý lịch trích ngang của các nhân vật chính và nhân vật phát biểu, bài phát biểu soạn trước, hình ảnh, biểu đồ,… Những thông tin này là nhằm giúp phóng viên theo dõi được nội dung cuộc họp, tra cứu thêm các thông tin liên quan. Đây cũng là nguồn tư liệu quan trọng để phóng viên viết bài đăng báo.

Có thể bạn quan tâm: Một số lưu ý khi tổ chức ra mắt sản phẩm cần nắm.

hop bao ra mat

Họp báo ra mắt

5. Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn cần có thời gian trao đổi với MC và người diễn thuyết để đảm bảo nội dung cần nói được ngắn gọn, súc tích và hiệu quả nhất. Hãy thảo luận cùng nhau và chỉnh sửa để có một bài phát biểu hấp dẫn nhất trước báo giới.

6. Diễn tập

Diễn tập trước sẽ giúp sự kiện diễn ra được trơn tru hơn. Trong quá trình diễn tập, bạn cũng có điều kiện để phát hiện ra những lỗ hổng, sai sót trong khâu tổ chức. Từ đó, đưa ra những phương án xử lý kịp thời. Trong quy trình diễn tập, hãy thường xuyên đặt câu hỏi: hệ thống âm thanh, ánh sáng đã tốt chưa, sắp xếp thời gian giữa các phần đã hợp lý chưa,…?

hop bao du lich

Họp báo về du lịch

7. Bắt đầu họp báo

Để có một buổi họp báo diễn ra thành công nhất, ban tổ chức phải có mặt tại phòng họp trước ít nhất là 1 giờ. Một lần nữa, hệ thống kỹ thuật cần được kiểm tra để mọi khâu hoạt động trơn tru theo đúng kế hoạch. Một điểm bạn cần lưu ý, buổi họp báo cần được diễn ra theo đúng thời gian dự kiến. Dù khách mời có thể chưa đến hết, nhưng họp báo vẫn phải được diễn ra.

Trong quá trình họp báo, đôi khi cũng xảy ra một vài tình huống khó xử. Chẳng hạn như phóng viên hỏi dồn dập, đặt câu hỏi trước khi đến phần hỏi đáp,… Lúc này bạn cần có những ứng xử khéo léo để cuộc họp đi theo đúng kế hoạch.

Họp báo là cách để đưa hình ảnh công ty đến gần hơn với khách hàng. Chính vì vậy mà bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự kiện này nhé. Hi vọng bài viết các bước tổ chức họp báo cơ bản cần có đã đem đến nhiều thông tin hữu ích cho bạn.

Mọi nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ trực tiếp với Hi-Event để được tư vấn và hỗ trợ.

Mọi nhu cầu tổ chức sự kiện, thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282

BÀI VIẾT LIÊN QUAN