【Ghim ngay】Cách bố trí phòng hội nghị đạt tiêu chuẩn

Hội nghị vốn là một sự kiện có tính chất trang trọng với sự tham gia của nhiều khách mời. Do đó, cách bố trí phòng hội nghị cũng có nhiều đặc điểm khác biệt so với những sự kiện khác. Vậy có những nguyên tắc và phương pháp bố trí nào phổ biến nhất hiện nay? Mời bạn cùng Hi – Event tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nguyên tắc cơ bản để trang trí phòng hội nghị là gì?

Mỗi lĩnh vực và công việc sẽ có những cách bố trí phòng hội nghị khác nhau. Tuy nhiên, dù với cách setup nào thì, không gian tổ chức hội nghị cũng cần đáp ứng những nguyên tắc sau:

• Lập sơ đồ tổ chức phòng hội nghị một cách khoa học: Xây dựng trước sơ đồ sẽ giúp team chuẩn bị chủ động công việc. Ngoài ra, khách hàng nhìn vào sơ đồ có thể hình dung được sự kiện của mình sẽ được tổ chức như thế nào.
• Phân chia khu vực và phong cách trang trí hợp lý, thuận tiện: Phòng họp hội nghị thường có phòng họp bàn và phòng hội nghị chính. Do đó, cách bố trí đồ đạc ở 2 phòng này cũng khác nhau.
• Sắp xếp chỗ ngồi khách mời đầy đủ, phù hợp: Tùy thuộc vào số lượng và mức độ quan trọng của khách mời mà chúng ta cần bố trí theo kiểu hỗ trợ, kiểu hợp tác hoặc kiểu đối kháng.
• Tôn lên ý nghĩa của hội nghị và đáp ứng mọi mục đích của sự kiện: Tìm hiểu các mục đích của hội nghị để bố trí dụng cụ, đồ vật sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Có thể bạn muốn biết: Chi phí tổ chức hội nghị cần thiết cho doanh nghiệp.

Top phong cách bố trí phòng hội nghị chất lượng

Sau đây, Hi – Event xin được giới thiệu một số cách bố trí phòng hội nghị khoa học và phổ biến nhất hiện nay:

1. Bố trí theo kiểu theater – nhà hát

Kiểu bố trí này sẽ phù hợp với những hội nghị có đông người tham gia (trên 25 người). Bạn có thể hiểu cách bố trí này giống với một nhà hát, rạp chiếu phim nơi khách mời chủ yếu như những người khán giả. Tuy nhiên, cách bố trí phòng họp hội nghị này không phù hợp với những sự kiện tổ chức ăn uống hay cần phải ghi chép, thảo luận cùng nhau. Những diễn giả và khách mời đặc biệt sẽ ngồi trên sân khấu chính, đây là tâm điểm của sự kiện.

2. Bố trí theo kiểu hình chữ U

Chắc hẳn bạn đã bắt gặp kiểu bố trí này ở đâu đó tại các cuộc họp, cuộc giao ban, văn phòng công ty, hội đồng quản trị… Phòng họp chữ U sẽ làm tôn lên 1 người đứng đầu và giúp những người tham gia dễ dàng quan sát lên trên hơn. Với kiểu setup phòng họp hội nghị này, bạn nên sắp xếp ghế ngồi cách nhau tối thiểu 5cm để tạo ra sự thoải mái cũng như dễ dàng kéo ghế ra vào.

Xem thêm: Quy trình tổ chức hội nghị cụ thể nhất.

3. Bố trí theo sơ đồ lớp học ( Classroom) 

Đây có lẽ là cách bố trí quen thuộc, phổ biến nhất hiện nay. Nó phù hợp với những hội nghị có đông người tham gia. Toàn bộ không gian phòng sẽ chia thành 2 khu vực là: khu khách mời và sân khấu, sao cho toàn bộ khách tham dự chỉ hướng mắt lên phía sân khấu. Cách bố trí phòng hội nghị này phù hợp cho việc ghi chép, tham khảo tài liệu, sử dụng thiết bị cá nhân.

Lưu ý: Mỗi bàn họp phải cách nhau từ 50-60cm và giữa mỗi dãy bàn cần cách ra tối thiểu 90cm để có không gian đi lại.

4. Bố trí theo kiểu conference (Hội thảo, hội nghị)

Có lẽ đây sẽ là cách bố trí phù hợp nhất cho những buổi hội nghị có tính chất trang trọng. Điểm nhấn của cách sắp xếp này là 1 chiếc bàn cỡ lớn hình chữ nhật, oval, hình bầu dục…. đặt chính giữa không gian. Người tham dự hội nghị sẽ ngồi xung quanh bàn và hoạt động thảo luận theo tính chất xoay vòng. Để đảm bảo chất lượng của buổi họp, hội nghị không nên vượt quá 15 người.

5. Bố trí theo kiểu bàn tròn

Hiệu quả cao nhất dành cho cách bố trí phòng họp hội nghị bàn tròn này là từ 6-10 người. Người tham dự có thể ngồi nửa bàn tròn để theo dõi trên sân khấu. Đồng thời sắp xếp một bàn tròn để thảo luận. Đặc biệt, chúng tôi thường ưu tiên những sự kiện có tổ chức ăn uống đối với cách bố trí này.

Lưu ý: Khoảng cách giữa các bàn phải đủ rộng để mọi người đi lại, giao lưu không khó khăn.

Tìm hiểu thêm: Tiêu chí tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả.

6. Bố trí theo kiểu Hollow

Đặc điểm chính của kiểu bố trí phòng hội nghị này là vùng chính giữa không gian sẽ để rỗng. Do đó, người chuẩn bị cần sắp xếp một chiếc bàn vuông, hình chữ nhật, bát giác vuông…. Ghế ngồi sẽ được kê xung quanh bàn đủ cho số lượng từ 15-20 người. Với cách bố trí này, các thành viên tham dự sẽ có nhiều sự tương tác hơn.

7. Bố trí theo kiểu Workshop

Nếu xét về tính hiện đại, sáng tạo thì đây là cách bố trí phòng hội nghị phù hợp nhất hiện nay. Tuy không mang tính khuôn mẫu nhưng setup kiểu workshop giúp người tham dự gần gũi với nhau như một cuộc họp nhóm thông thường. Từ đó, mỗi người có thể tự do đưa ra ý kiến của bản thân dưới sự chủ trì của 1 người trưởng nhóm. Mỗi phòng hội nghị kiểu workshop nên có nhiều bàn, mỗi bàn chỉ từ 5-10 người.

8. Bố trí theo kiểu tiếp khách hoặc Cocktail

Cách bố trí này phù hợp với dạng sự kiện có tính chất thoải mái, vui vẻ như: sinh nhật, tất niên, hội thảo… Như vậy, việc trang trí của sự kiện cũng thoải mái, đa dạng chứ không bó buộc trong một khuôn khổ nhất định. Tuy nhiên, bạn sẽ phải chấp nhận tốn nhiều diện tích hơn so với các cách setup thông thường.

Trên đây là những gợi ý của Hi – Event về các kiểu setup phòng họp hội nghị chất lượng. Chúng tôi luôn tự hào là đối tác tin cậy trong mỗi sự kiện quan trọng của khách hàng. Đừng ngần ngại liên hệ để được Hi – Event tư vấn chi tiết với giá thành hợp lý nhất nhé. 

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282