Bạn chuẩn bị tổ chức đại hội cổ đông thường niên cho công ty nhưng chưa nắm rõ nên bắt đầu từ đâu. Hãy cùng Hi-Event tìm hiểu cách tổ chức đại hội cổ đông thường niên chuyên nghiệp dành cho công ty trong bài viết dưới đây.
Các bước tiến hành họp đại hội đồng cổ đông
Theo quy định pháp luật, công ty cổ phần cần phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn 4 tháng. Ngay từ ngày kết thúc năm tài chính và có thể gia hạn nhưng không được quá 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính của công ty.
Trình tự và thủ tục tiến hành họp đại hội đồng cổ đông sẽ bao gồm các quy trình như sau:
- Chuẩn bị họp.
- Vấn đề ủy quyền và giấy ủy quyền.
- Tài liệu họp.
- Tiến hành họp.
- Biên bản họp.
Đại hội cổ đông Eximbank
Chi tiết về cách tổ chức đại hội cổ đông thường niên
1. Chuẩn bị cho cuộc họp
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc triệu tập, chủ trì, điều khiển cuộc họp. Người chịu trách nhiệm chuẩn bị họp hội đồng cổ đông cần chuẩn bị lập danh sách và thông báo mời họp đến cổ đông:
- Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của doanh nghiệp.
- Theo quy định tại Điều 100 Luật Doanh nghiệp 2005 thì Thông báo mời họp phải được gửi tới địa chỉ thường trú của từng cổ đông theo phương thức bảo đảm để cổ đông nắm được thời gian, địa điểm tổ chức Đại hội.
2. Thẩm quyền triệu tập họp đại hội cổ đông
Căn cứ Điều 97 Luật Doanh nghiệp, người có thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bao gồm:
- Hội đồng quản trị.
- Ban kiểm soát.
- Cổ đông hay nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu tháng hay một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định ở Điều lệ công ty.
- Chủ tịch HĐQT làm chủ tọa các cuộc họp do HĐQT triệu tập; trường hợp chủ tịch vắng mặt thì các thành viên còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp.
Tìm kiếm ngay: Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện uy tín tại HCM.
Đại hội cổ đông thường niên
3. Những tài liệu mang đến cuộc họp
Người đến tham gia họp hội đồng cổ đông cần mang theo những tài liệu sau:
- Tài liệu làm cơ sở.
- Văn bản ủy quyền (nếu có).
Những tài liệu mà người điều khiển cuộc họp cần mang theo trong cuộc họp bao gồm:
- 01 bản của một trong những tài liệu sau đây để khi cần tham khảo trong cuộc họp.
- Luật Doanh nghiệp.
- Điều lệ công ty.
- Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đông về việc điều hành công ty (nếu có).
- Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần nhất của năm nay.
4. Họp Đại hội đồng cổ đông
Trong cuộc họp đại hội cổ đông thường niên, những vấn đề sẽ được bàn đến trong buổi họp như sau:
- Định hướng phát triển của công ty.
- Quyết định loại cổ phần, quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần…
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát.
- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng. Hoặc có khi lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính…
- Quyết định sửa đổi và bổ sung Điều lệ công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm.
- Số cổ phần được bán sẽ được quyết định mua lại trên 10% tổng số của mỗi loại.
- Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty…
Tổ chức đại hội cổ đông tại HCM
5. Tiến hành họp
Trước khi tiến hành họp, người điều hành cần xác định:
- Số lượng người tham gia họp: Số thành viên tham dự để cuộc họp được chính thức tiến hành. Nếu không đủ số thành viên tham dự, nghị quyết của cuộc họp sẽ không có hiệu lực và không được thực hiện.
- Hoãn họp đại hội đồng cổ đông: Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác hoặc thay đổi địa điểm họp.
- Hình thức biểu quyết tại đại hội cổ đông: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp khi số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận.A
6. Biên bản họp
Người thực hiện làm biên bản họp cần ghi đủ những thông tin sau đây trong biên bản, bao gồm:
- Lựa chọn thời gian, địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông.
- Chương trình và nội dung cuộc họp.
- Chủ tọa và thư ký.
- Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội.
- Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp…
- Các quyết định đã được thông qua.
- Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Tiến hành biểu quyết
Hình thức biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ Khoản 2 Điều 140 Luật doanh nghiệp 2014 quy định các hình thức biểu quyết hội đồng cổ đông như sau:
- Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp.
- Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp.
- Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
- Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.
Như vậy, bài viết trên Hi-Event đã gửi đến bạn những thông tin chi tiết về cách tổ chức hội đồng cổ đông thường niên. Mong rằng, bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn đọc !
Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)
Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82