Chi phí hội nghị khách hàng hợp lý gồm những mục nào?

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Để có tổ chức được một chương trình sự kiện hoành tráng, thuận lợi thì kinh phí là điều quan trọng nhất. Không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách chi tiêu kinh phí cho sự kiện tiết kiệm, phù hợp.

Vậy làm thế nào để có chi phí hội nghị khách hàng hợp lý nhất?  Hãy cùng Hi-Event tìm hiểu dưới đây nhé!

Làm thế nào có chi phí hội nghị khách hàng hợp lý?

Chỉ đơn giản như tổ chức những bữa tiệc tại gia đình cũng đã khiến cho các gia chủ phải đau đầu. Chúng ta phải cân đo đong đếm lên kế hoạch sao cho bữa tiệc diễn ra suôn sẻ nhất. Vậy nên tổ chức một hội nghị khách hàng càng không hề đơn giản. Trong môi trường doanh nghiệp, việc chi tiêu lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sao cho hợp lý cũng là cả một nghệ thuật.

1. Liệt kê các hạng mục và lợi ích 

Rất nhiều bạn đặt ra câu hỏi: Tại sao lên kế hoạch hội nghị khách hàng cần liệt kê các hạng mục ra? Thực ra đây là bước khởi đầu quan trọng để có thể xây dựng một hội nghị khách hàng thành công. 

Không giống như tổ chức bữa tiệc đơn giản tại nhà, nếu thiếu gì bạn có thể chạy đi mua ngay hay đang tổ chức bạn muốn thêm gì vào cũng được. Khi tổ chức sự kiện cho công ty, chúng ta cần liệt kê ra các hạng mục lớn cơ bản nhất để có thể có cái nhìn tổng quát về sự kiện.

Không chỉ liệt kê ra các bước chuẩn bị, các đồ dùng cần mua mà còn cần liệt kê ra các lợi ích có được sau sự kiện tổ chức. Bởi mỗi một sự kiện tổ chức ra đều nhằm vào những mục đích nhất định. Bản chất của các công ty doanh nghiệp là phải làm sao để thu được nhiều lợi ích nhất. 

Do đó, trước khi tiến hành tổ chức hội nghị, chúng ta không thể thiếu được bước liệt kê các hạng mục và lợi ích.

2. Dự trù chi phí và lợi ích của việc dự trù

Tại sao chúng ta lại cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng? Mỗi một hội nghị, sự kiện đều cần một khoản tiền đầu tư tổ chức. Tùy vào năng lực, quy mô của doanh nghiệp mà sẽ đưa ra tổng chi phí tương ứng. Tổng chi phí này sẽ bao gồm: Chi phí tổ chức cùng với chi phí phát sinh.

Việc dự trù kinh phí sẽ giúp chúng ta có một hạn mức nhất định. Đây sẽ là một chỉ tiêu chúng ta không được vượt quá. Từ đó, chúng ta sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm địa điểm, thuê công ty sự kiện tổ chức, đưa ra các kế hoạch cụ thể phù hợp với tình hình riêng và yêu cầu của từng công ty

Lưu ngay: Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất mọi năm.

3. Chi phí phát sinh

Trong chi phí tổ chức hội nghị lúc nào cũng có thêm mục chi phí phát sinh. Chúng ta luôn chắc chắn một điều lúc nào cũng sẽ có những tình huống bất ngờ phát sinh mà chúng ta không lường trước được. Vậy nên việc để ra một khoản chi phí phát sinh là một điều bắt buộc khi tổ chức hội nghị khách hàng doanh nghiệp.

Những yếu tố về kinh phí tổ chức hội nghị khách hàng cần lưu ý

Để có một hội nghị khách hàng thành công, với vai trò là người tổ chức, bạn cần lưu ý về kinh phí tổ chức. Theo đó, kinh phí tổ chức gồm 4 hạng mục chính dưới đây:

1. Kinh phí thuê phòng hội nghị

Kinh phí thuê phòng hội nghị là một trong những hạng mục đầu tiên bạn cần tính toán. Trước tiên, bạn cần dự trù lượng khách mời để có thể tiến hành thuê địa điểm phòng hội nghị phù hợp.

Đa phần các hội nghị khách hàng của các công ty, các doanh nghiệp đều có số lượng khách mời tham dự lớn nên cần thuê các phòng hội nghị có sức chứa lớn. Hiện nay, không quá khó để có thể thuê được các phòng có sức chứa lớn tại các khách sạn, trung tâm sự kiện. Việc của đơn vị tổ chức là cần tham khảo, cân nhắc và chọn lựa địa điểm phù hợp với lượng người tham gia cũng như kinh phí của đơn vị.

2. Chi phí thiết bị hỗ trợ

Các thiết bị hỗ trợ như: ánh sáng, âm thanh, loa đài, hệ thống đèn, backdrop, mic, máy chiếu, màn hình,… để tạo sân khấu chuyên nghiệp cho hội nghị. Tuy nhiên, thông thường các công ty, doanh nghiệp thường thuê hạng mục này ngay tại địa điểm tổ chức hội nghị. Vì vậy, bạn nên tập trung chuẩn bị nội dung của hội nghị thay vì phân tâm vào hạng mục thiết bị hỗ trợ.

3. Kinh phí tổ chức hội nghị về hạng mục nhân sự

Đây là hạng mục quan trọng nhất để hội nghị khách hàng có thể diễn ra thành công. Nhân sự trong hội nghị bao gồm MC, đội ngũ chạy việc phía sau. Ngày nay, các công ty, doanh nghiệp còn thường thuê thêm các ảo thuật gia, ca sĩ, nhóm nhảy – múa để tăng phần hấp dẫn cho chương trình. Bên cạnh đó, bạn cũng nên cân nhắc chi phí cho đội ngũ chụp ảnh, quay phim để ghi lại những khoảnh khắc đẹp, ấn tượng của chương trình.

Bỏ túi ngay: Trình tự các bước tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.

4. Kinh phí tổ chức hội nghị dự phòng 

Kinh phí tổ chức hội nghị dự phòng chính là những khoản chi phí phát sinh – chi phí không thể tránh khỏi trong các chương trình sự kiện. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể xảy ra sự cố nhưng để hội nghị thành công, đơn vị tổ chức vẫn nên tính toán khoản chi phí này để có phương án chủ động nhất.

Chi phí tiệc hội nghị khách hàng chia làm 3 phần

1. Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng gồm hệ thống trang thiết bị

Hệ thống trang thiết bị là hạng mục góp phần không nhỏ đối với sự thành công của bất kỳ hội nghị nào. Có thể kể tới như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, hệ thống chỗ ngồi,… Tất cả đều phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, cẩn thận và chỉn chu nhất để hội nghị có thể diễn ra suôn sẻ.

Với một số hội nghị có thêm tiệc sau hội nghị thì chi phí sẽ tăng cao hơn. Việc tổ chức thêm tiệc sau hội nghị cũng cần lưu ý chuẩn bị cẩn thận nhằm mang lại một buổi tiệc vui vẻ, gây ấn tượng với khách hàng.

Đầu tư khoản chi phí hợp lý cho hệ thống trang thiết bị của hội nghị sẽ góp phần mang lại thành công hoàn hảo cho hội nghị. Chính bởi vậy, khâu này cần phải được lên kế hoạch, dự trù rõ ràng, cẩn thận.

2. Chi phí cho đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình

Đội ngũ nhân sự thực hiện, dẫn dắt và duy trì sự hoạt động trơn tru suốt hội nghị, bởi vậy, hạng mục này cũng cần được lưu ý. Trong đó, có thể kể tới như: MC, nhóm chạy việc, nhóm thực hiện các tiết mục văn nghệ – giải trí, nhóm thực hiện hình ảnh… Đối với vấn đề này, tùy theo quy mô và mục tiêu của chương trình, đơn vị tổ chức có thể lên kế hoạch và phân bổ khoản chi phí cho phù hợp.

3. Chi phí thiết kế, lên ý tưởng, tổ chức chương trình

Hiện nay, để hội nghị khách hàng diễn ra thành công, chuyên nghiệp, các đơn vị tổ chức thường phối hợp cùng các các đơn vị tổ chức sự kiện. Từ chi phí cho phần thiết kế, ý tưởng cho tới tổ chức chương trình hội nghị đều sẽ được các đơn vị tổ chức sự kiện này xây dựng và triển khai.

Đối với hạng mục này, tùy theo quy mô và mục tiêu của chương trình hội nghị, đơn vị tổ chức hội nghị có thể cân đối đưa ra khoản chi phí phù hợp trên tiêu chí tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả.

Trên đây là những điều cần chi chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hợp lý nhất cho các doanh nghiệp. Nếu bạn đang muốn tìm một cơ sở tổ chức sự kiện uy tín, còn chần chờ gì mà không liên hệ ngay đến Hi-Event. 

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82