Tìm hiểu chi phí tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm những gì?

Tổ chức sự kiện hội thảo được biết đến là một chương trình mà các công ty và doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành. Những chương trình này sẽ giúp bạn thực hiện những buổi họp, đàm phán trao đổi quan trọng. Tuy nhiên, rất nhiều bạn thắc mắc chi phí tổ chức hội nghị hội thảo bao gồm những gì? Tham khảo bài viết sau của chúng tôi để biết thêm chi tiết bạn nhé!

Các chi phí tổ chức hội nghị hội thảo

Chi phí thuê phòng hội nghị hội thảo

Tùy thuộc vào mục đích và nguồn lực tài chính mà công ty có thể lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo như: ngoài trời, trong khách sạn, tại nhà hàng… Bạn cần phải đảm bảo nơi tổ chức có diện tích, không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Hầu như các công ty doanh nghiệp sẽ tổ chức hội thảo ở ngay trong trụ sở cơ quan của mình.

Tuy nhiên trường hợp số lượng khách mời đông và quy mô của buổi hội thảo khá lớn thì các công ty, doanh nghiệp nên tìm thuê địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị. Như vậy, chi phí đầu tiên mà các công ty cần quan tâm chính là chi phí thuê phòng hội thảo, hội nghị.

Trước khi quyết định thuê phòng tổ chức hội thảo bạn cần phải xem xét, nghiên cứu và tìm hiểu thật kỹ lưỡng. Không chỉ đáp ứng được nhu cầu về mặt hình thức là lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị mà địa điểm cần có chi phí ở mức tối ưu nhất. Nhờ thế công ty có thể sử dụng ngân sách vào việc khác cho buổi hội thảo thêm thành công.

Chi phí cho những tiết mục, hoạt động cho hội nghị, hội thảo

Trên thực tế, tiết mục trong hội thảo thường bao gồm người dẫn chương trình và diễn giả. Cụ thể bạn sẽ phải chi ra một số hạng mục như: 

Diễn giả

Diễn giả là người có sức ảnh hưởng đối với đối tượng mà công ty đang hướng tới. Họ sẽ là nhân vật trung tâm của chương trình, nói lên ý nghĩa của buổi hội thảo và quyết định đến sự thành công của sự kiện. Diễn giả cũng cần có những kỹ năng sân khấu và chuyên môn sâu để thuyết phục người nghe. Chi phí dành cho diễn giả chiếm phần trăm khá lớn nhưng đó chưa hẳn là chi phí quan trọng nhất. Bạn nên có những tính toán cân nhắc hợp lý.

Tìm hiểu thêm: Một số kỹ năng tổ chức hội thảo chuyên nghiệp.

MC

MC cũng là một nhân tố không thể thiếu trong mỗi chương trình hay buổi hội thảo. Họ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng chương trình theo đúng kịch bản, thời gian cụ thể đã đề ra. Nếu không có người dẫn chương trình, bạn sẽ phải cử ra đại diện công ty dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Điều này có thể tiết kiệm nhưng khiến cho buổi hội thảo mất đi tính trang trọng và chuyên nghiệp.

Ngoài ra, chi phí thuê MC cũng phụ thuộc vào mức độ nổi tiếng, khả năng ngoại ngữ, chuyên môn … Bạn nên cân nhắc dựa trên tổng tài chính của mình.

Xem ngay: Các bước tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết từ A đến Z.

Một số chi phí tổ chức hội nghị hội thảo khác 

Ngoài những chi phí cơ bản trên thì công ty, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các chi phí khác như: 

1. Chi phí âm thanh ánh sáng

Đây là khoản chi phí tổ chức hội thảo, hội nghị không thể thiếu mà mỗi khách hàng cần đặc biệt quan tâm.

• Âm thanh phải chất lượng thì thông điệp của sự kiện mới có thể chạm tới khách mời, giúp họ hiểu và ghi nhớ.
• Ánh sáng bố trí trong từng khoảng không gian cũng tạo cho buổi hội thảo trở nên sang trọng hơn. Ở mỗi vị trí, ánh sáng cũng được sắp xếp trầm ấm, nổi bật để tôn lên chủ thể của buổi hội thảo.

Hệ thống âm thanh ánh sáng phải được đảm bảo hoạt động trơn tru để sự kiện diễn ra thành công nhất. Đôi khi, ánh sáng âm thanh còn quyết định đến cảm giác thích thú, kích thích sự theo dõi liên tục của khách mời.

2. Chi phí tiệc trà

Khoản chi phí cho tiệc trà của khách mời thể hiện sự quan tâm, chăm sóc của công ty đến các khách mời. Trong suốt một sự kiện dài, chúng ta không thể yêu cầu khách mời chỉ ngồi lắng nghe hoặc phát biểu. Điều này dễ gây nhàm chán và khiến cho khách mời cảm thấy khó chịu.

Tiệc trà là yêu cầu quan trọng mà mỗi công ty nên chú trọng tới. Mặc dù chi phí cho tiệc trà sự kiện không quá cao nhưng cần được chuẩn bị chu đáo, lịch sử. Đảm bảo món ăn, thức uống phục vụ hợp vệ sinh, đẹp mắt và ngon miệng.

Tuy nhiên, chi phí tiệc trà sẽ phát sinh thêm khoản phí phục vụ. Tuy không ảnh hưởng nhiều nhưng nó cũng là một vấn đề mà bạn nên chú trọng tới.

Tìm đâu dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo với giá rẻ?

Hiện nay, các đơn vị tổ chức hội thảo quảng cáo rầm rộ trên mạng với nhiều lời chào mời thật thu hút. Tuy nhiên, chỉ khi hoạt động thực tế chúng ta mới có thể biết được chất lượng của họ. Qua hàng nghìn sự kiện đã được tổ chức thành công, Hi – Event nhận về rất nhiều phản hồi tích cực. Nhiều doanh nghiệp, công ty đã lựa chọn Hi – Event trở thành đơn vị tổ chức sự kiện chính thức. Uy tín và thương hiệu của Hi – Event được xây dựng từ lòng tin và chất lượng phục vụ.

Hi – Event luôn cố gắng thay đổi, nỗ lực sáng tạo, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Ngoài ra, chi phí tổ chức hội thảo tại Hi – Event luôn phải chăng, phù hợp với nhu cầu cũng như nguồn tài chính của mọi công ty. Chúng tôi sẽ không ngừng phát triển để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng với mức giá thấp nhất.

Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo là khoản phí đầu tư cho sự kiện của mỗi công ty. Để có được một chương trình thành công, chúng ta cũng nên chú trọng đến đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhanh chóng và sáng tạo. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức hội thảo, còn chần chờ gì nữa không liên hệ với Hi – Event để được tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình nhất.

Mọi nhu cầu, thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282