Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm những gì?

Tổ chức hội nghị khách hàng để tri ân khách hàng, đối tác là sự kiện hàng năm của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên hiện nay có nhiều kế toán của các doanh nghiệp đang lúng túng trong việc kê khai các loại chi phí, chứng từ tổ chức chương trình trên. Vậy chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng gồm có những gì? Hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết dưới đây nhé. 

Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng là gì?

Hóa đơn hay chứng từ là khái niệm không còn xa lạ gì đối với mỗi chúng ta hiện nay. Loại giấy tờ này xuất hiện nhiều trong việc mua bán hàng ngày cũng như thu chi ngân sách của bất kỳ một đơn vị tổ chức nào. 

Chứng từ được hiểu một cách đơn giản là các loại giấy tờ có liên quan bên cạnh hóa đơn để làm bằng chứng cho việc mua bán, trao đổi hàng hóa hay trong các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp tự hạch toán chi phí tài chính của mình. 

Các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu các loại chứng từ dưới đây:

1. Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng với quyết định phê duyệt của Giám Đốc, quản lý, người đứng đầu

Như chúng ta đã biết chứng từ là tài liệu để phản ánh sự kiện kinh tế, dùng để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán và tài liệu của quản lý. Chính vì vậy khi chuẩn bị các loại chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng thì chúng ta phải chờ có quyết định phê duyệt chi của giám đốc, quản lý hay người đứng đầu thì mới được chấp nhận và có hiệu lực.

Nguyên nhân đây là những phần chi lớn và quan trọng để hỗ trợ cho quá trình truyền thông và tiếp thị. Đồng thời liên quan trực tiếp đến sản xuất cũng như quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nên cần được kiểm soát và thực hiện một cách chặt chẽ nhất. 

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói gồm những gì?

2. Chứng từ dự trù kinh phí, kế hoạch chương trình hội nghị

Không riêng gì hội nghị khách hàng mà khi tổ chức bất kỳ một chương trình gì thì việc dự trù kinh phí cũng được thể hiện thông qua một kế hoạch hay đơn đề xuất cụ thể của đại diện ban tổ chức. Đối với các nghiệp vụ kinh tế khi tài chính dự kiến phát sinh thì loại chứng từ này cần được đảm bảo tính phù hợp nhất. Có như vậy hội nghị khách hàng mới được diễn ra một cách thuận lợi, thành công và mang lại hiệu quả nhất.

3. Danh sách thành viên, khách mời và đại biểu tham dự

Việc xác định số lượng khách mời, đại biểu tham dự hội nghị không chỉ là yếu tố tiên quyết để có thể triển khai nội dung cho quá trình chuẩn bị. Mà đây còn là căn cứ quan trọng để hoàn thiện các chứng từ, hóa đơn thiết yếu. Chính vì vậy mà những người trong ban tổ chức hết sức chú ý đến việc phát thư mời và xác nhận chính xác số lượng khách mời, đại biểu tham gia hội nghị ngay từ ban đầu. 

Tham khảo thêm: Chi phí hội nghị khách hàng gồm những gì?

4. Chứng từ, hóa đơn có kèm theo kế hoạch

Có rất nhiều người nghĩ một cách đơn giản là cứ có hóa đơn là đã được tính vào chi phí hợp lệ và được khấu trừ thuế. Đây là một quan niệm hoàn toàn sai lầm. Bởi trên thực tế thì hóa đơn chỉ là một phần có trong hồ sơ của chứng từ mà thôi.

Chính vì vậy khi hoàn thiện các chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp cần liệt kê và tổng hợp đầy đủ, chi tiết các loại giấy tờ như hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng…. để có bằng chứng về nghiệp vụ kinh tế. Có như vậy mới làm việc dễ dàng và thuận lợi với cơ quan nhà nước. 

5. Hợp đồng của bên cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị

Để tiết kiệm thời gian, sức lực của nhân viên, hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện. Chính vì vậy hợp đồng hợp tác của các bên cũng là một loại giấy tờ, chứng từ cần thiết và bắt buộc cần phải bổ sung khi có yêu cầu. 

Lựa chọn công ty tổ chức sự kiện nào uy tín hiện nay? 

Để buổi lễ hội nghị khách hàng của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ và thành công thì mọi người nên tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín nhất. Một trong những gợi ý dành cho bạn đó là Hi-Event.

Đây là một cái tên mới xuất hiện trên thị trường nhưng sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm, rất am hiểu tổ chức sự kiện, nhiệt huyết và tận tâm. Bên cạnh đó trang thiết bị được trang bị hiện đại, cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng với giá thành hợp lý, phải chăng nhất. 

Những thông tin trên đã tổng hợp một số chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng mà doanh nghiệp cần lưu ý và bổ sung cho đầy đủ hồ sơ, giấy tờ. Chúc doanh nghiệp có một chương trình hội nghị khách hàng thành công và nhớ liên hệ với Hi-Event khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ nhé.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282