Những hình thức tổ chức hội nghị hội thảo phổ biến và các vấn đề cần chú ý

Hiện nay, việc tổ chức hội nghị hội thảo ở các công ty, doanh nghiệp diễn ra hết sức phổ biến và thường xuyên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được các hình thức tổ chức hội nghị hội thảo và những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức hội nghị hội thảo. Hãy cùng tìm hiểu ngay các thông tin có trong bài viết dưới đây của chúng tôi để trang bị thêm kiến thức bổ ích cho lĩnh vực này bạn nhé.

Tổ chức hội nghị hội thảo là gì?

Sự kiện hội nghị là cuộc họp có kế hoạch, chủ đề cụ thể để mọi người cùng trao đổi, bàn bạc giải quyết.

Sự kiện hội thảo là cuộc thảo luận về một vấn đề mang tính khoa học, lý luận, thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của sự kiện này là làm sáng tỏ cơ sở của vấn đề đó theo cơ sở khoa học. Để làm sáng tỏ bạn có thể đề xuất, kiến nghị hay dự báo.

Khám phá ngay: Giữa hội nghị và hội thảo khác nhau như thế nào để biết kỹ hơn.

to-chuc-hoi-nghi-hoi-thao

Tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị hội thảo là hình thức sự kiện diễn ra rất phổ biến trong các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay. Hoạt động này có vai trò quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp. Đồng thời gắn kết doanh nghiệp với khách hàng, đối tác tiềm năng. Thông qua các buổi tổ chức hội nghị hội thảo doanh nghiệp sẽ tìm thấy cơ hội phát triển ở nhiều thị trường mới đầy tiềm năng.

Các hình thức tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng

5 Hình thức tổ chức hội thảo

1. Hình thức tổ chức hội thảo khoa học

Các hội thảo khoa học không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp. Thay vào đó, đây là cơ hội để bàn luận, công bố, báo cáo giữa các tổ chức, cá nhân tham gia nghiên cứu về một đề tài khoa học nào đó. Sự kiện này có nhiều hơn một chuyên gia hay diễn giả trình bày. Vì vậy mà nó cần được chuẩn bị kỹ càng về thiết bị trình chiếu, âm thanh cũng như ánh sáng phục vụ cho chương trình.

hoi-thao-khoa-hoc

Hội thảo khoa học

2. Hình thức tổ chức hội thảo workshop

Workshop là hình thức tổ chức hội thảo nhằm chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính… Ngoài ra còn có thêm các ví dụ thực tế để người tham gia hình dung rõ hơn. Mỗi buổi workshop có sự tham dự của từ 10 đến 20 người. Trang thiết bị chuyên ngành cho những buổi như thế này là vô cùng quan trọng.

3. Hình thức tổ chức hội thảo du học

Các buổi hội thảo du học được tổ chức với mục đích giải đáp thắc mắc của người tham dự về các vấn đề về du học như các cơ hội du học, chương trình du học, chi phí du học, cơ hội học bổng, cuộc sống… . Qua đó tìm kiếm khách hàng, chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty du học.

4. Hình thức tổ chức hội thảo tập huấn

Thường các buổi tập huấn diễn ra trong thời gian dài với quy mô lớn hơn workshop một chút. Nó thường được tổ chức trong nội bộ ban, ngành với mục đích nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho nhân viên.

Bỏ túi ngay: Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo cần có khi tổ chức.

to-chuc-hoi-thao-tap-huan

Tổ chức hội thảo tập huấn

5. Hình thức tổ chức hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Hội thảo chuyên đề chuyên môn chỉ xoay quanh duy nhất một vấn đề với một diễn giả. Nó có thể liên quan đến thực tiễn công việc hoặc cơ sở lý luận cho hoạt động kinh doanh.

4 Hình thức Tổ chức hội nghị

1. Hình thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ. Nó được tổ chức hằng năm, thường là vào cuối năm nhằm tri ân những khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ doanh nghiệp trong năm vừa qua.

2. Hình thức tổ chức hội nghị giới thiệu sản phẩm

Đúng như tên gọi, hội nghị giới thiệu sản phẩm là hội nghị nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá một sản phẩm mới tới công chúng, khách hàng. Đây là bước đệm quan trọng trước khi chính thức bày bán sản phẩm.

hoi-nghi-gioi-thieu-san-pham

Hội nghị giới thiệu sản phẩm

3. Hình thức tổ chức hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh được tổ chức với sự tham gia của các nguyên thủ quốc gia nhằm bàn bạc về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội. Sự chuẩn bị cho hội nghị này cần chu đáo, kỹ càng nhất có thể, cần có phương án dự phòng cho trường hợp khẩn cấp.

4. Hình thức tổ chức hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm

Đây là sự kiện quan trọng và được tổ chức thường niên vào cuối năm trong mỗi doanh nghiệp. Sự kiện được thực hiện nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh doanh. Từ đó rút kinh nghiệm và lên kế hoạch phát triển trong năm tiếp theo. 

Khi tổ chức hội nghị hội thảo cần chú ý những gì?

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị, hội thảo. Đó phải là nơi dễ tìm, giao thông thuận tiện và phải có đầy đủ tiện ích đi kèm như sân khấu, màn chiếu, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng…

Bật mí: Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo cần thiết dành cho doanh nghiệp.

dia-diem-to-chuc-hoi-nghi-hoi-thao

Công tác chuẩn bị hội nghị

2. Lên chủ đề cụ thể

Lên chủ đề là một trong những điều quan trọng nhất với mỗi buổi hội nghị hội thảo. Chủ đề phải ngắn gọn, thể hiện được mục đích, thông điệp của hội nghị hội thảo, những lợi ích mà người tham gia nhận được. Chủ đề là cơ sở để phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện.

3. Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là bước không thể thiếu để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Thời gian lý tưởng cho việc truyền thông là từ 1 đến 2 tuần trước khi diễn ra hội nghị hội thảo. Nếu sớm quá sẽ giảm bớt sức nóng của sự kiện, sát ngày diễn ra sự kiện quá sẽ khiến khách mời bất ngờ, khó sắp xếp thời gian, công việc. Cần chọn các kênh truyền thông phù hợp để tối đa hóa hiệu quả truyền thông.

truyen-thong-su-kien

Truyền thông sự kiện

4. Lấy thông tin người tham dự

Lấy thông tin người tham dự nhằm củng cố mối quan hệ đã có với khách hàng hiện tại. Bên cạnh đó còn mở rộng tìm kiếm khách hàng trong tương lai. Bạn có thể lấy email, số điện thoại của khách hàng hoặc đề nghị khách hàng làm thẻ thành viên…

5. Làm việc với những chuyên gia

Sự xuất hiện của những chuyên gia trong buổi hội nghị hội thảo sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp, uy tín và gia tăng sự tin tưởng của những người tham dự. Điều này cũng rất có lợi khi truyền thông sự kiện bởi nó làm củng cố thêm hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp. Ban tổ chức cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản cụ thể cho chuyên gia.

Qua bài viết trên đây, hi vọng sẽ giúp bạn trả lời được những thắc mắc về hình thức tổ chức hội nghị hội thảo cũng những những vấn đề cần chú ý khi tổ chức sự kiện nay.

Còn bất kỳ điều gì cần hỗ trợ xung quanh việc tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Hi Event để được phục vụ, tư vấn, giải đáp nhé!

<