Tổ chức hội nghị và hội thảo là những hoạt động rất phổ biến trong mỗi doanh nghiệp, công ty. Hoạt động này nhằm mục đích chia sẻ thông tin. Bên cạnh đó còn thu thập ý kiến khách hàng để cải thiện dịch vụ, thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Vậy có hội nghị và hội thảo khác nhau như thế nào? Câu trả lời cho bạn sẽ có ngay dưới đây.
Hội nghị là gì?
Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức nhằm mục đích thảo luận, bàn bạc về một vấn đề cụ thể hoặc để tổng kết tình hình hoạt động đã qua. Từ đó tìm kiếm giải pháp phù hợp cho những vấn đề còn tồn tại, rút kinh nghiệm và khắc phục hạn chế, tìm ra hướng đi cho tương lai.
Đừng bỏ lỡ: Tiêu chí tổ chức hội nghị khách hàng thành công tốt đẹp.
Đại biểu trong hội nghị
Các loại hội nghị phổ biến
Các loại hội nghị phổ biến trong các doanh nghiệp phải kể đến là:
- Hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng hay còn được gọi là hội nghị tri ân khách hàng. Hội nghị được triển khai với đối tượng hướng đến. Đó chủ yếu là khách hàng và các đối tác gắn bó lâu dài với công ty, doanh nghiệp. Mục đích của hội nghị khách hàng là bày tỏ sự tri ân, cảm ơn tới khách hàng. Đặc biệt là những người đã luôn tin tưởng, ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ.
- Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động thường niên của các doanh nghiệp. Nó được tổ chức vào cuối năm nhằm tổng kết những hoạt động đã làm được trong một năm vừa qua. Trên cơ sở đó nhìn ra những hạn chế cần khắc phục và điểm mạnh cần phát huy, rút kinh nghiệm. Từ đó lên định hướng phát triển cho năm tới.
- Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Hội nghị này được triển khai, tổ chức nhằm bàn bạc, thảo luận về các dự án đầu tư tiềm năng. Bên cạnh đó còn phân tích các vấn đề liên quan để đưa ra kế hoạch phát triển cụ thể và thúc đẩy hoạt động đầu tư.
Hội thảo là gì?
Hội thảo là cuộc họp của một nhóm những người có chung vấn đề quan tâm. Với mục đích nhằm thảo luận, tranh luận về mối quan tâm đó. Thông qua thảo luận, tranh luận, họ sẽ làm sáng tỏ nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành và nhiều nội dung liên quan. Đồng thời đưa ra những dự báo sơ bộ về vấn đề này.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình tổ chức hội thảo chi tiết nhất.
Họp báo
Các loại hội thảo phổ biến
- Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Đúng như tên gọi, hội thảo này được tổ chức để giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới của doanh nghiệp tới những người quan tâm và khách hàng. Thông qua đây, người tham dự sẽ nhận được những thông tin mới và thú vị về sản phẩm. Ngoài ra, khách hàng có thể đưa ra ý kiến, thắc mắc để doanh nghiệp phản hồi trực tiếp.
- Hội thảo chuyên ngành: Nó được tổ chức với sự có mặt của một nhóm người cùng làm trong một lĩnh vực cụ thể. Hoặc có thể họ không làm trong cùng lĩnh vực nhưng có chung một mối quan tâm tới một vấn đề nào đó. Từ đó cùng nhau bàn luận, phân tích vấn đề. Các chuyên gia về vấn đề bàn luận được coi là chủ tọa. Còn khách mời tham gia thì lắng nghe và đưa ra câu hỏi để được giải đáp.
- Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo này được triển khai, tổ chức cả trong và ngoài doanh nghiệp. Với mục đích chia sẻ kinh nghiệm giữa các cá nhân, tổ chức với nhau. Từ đó mở mang kiến thức, trau dồi khả năng quản lý, lãnh đạo…
Kịch bản tổ chức hội nghị và hội thảo
Cả hội nghị và hội thảo đều có chung mẫu kịch bản với các khâu cụ thể sau:
Khâu chuẩn bị:
Trang trí địa điểm tổ chức buổi hội thảo hội nghị:
- Trang trí sân khấu.
- Lắp đặt âm thanh, ánh sáng.
- Chuẩn bị bàn ghế, nước uống, đồ ăn nhẹ.
Phân chia các khu vực rõ ràng:
- Khu vực dành cho đại biểu, khách mời VIP.
- Khu vực cho khách mời là các khách hàng và khu vực lễ tân.
Sau khi kiểm tra cũ các khu vực, lễ tân vào vị trí tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi và phát tài liệu (nếu có).
Bỏ túi ngay: Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo dành cho nhiều doanh nghiệp.
Hội trường hội thảo
Tiến hành:
MC hội nghị hội thảo lên sân khấu giới thiệu chương trình, thành phần tham dự và tuyên bố lý do diễn ra buổi hội thảo, hội nghị.
Tiếp theo, đại diện khách mời sẽ lên phát biểu khai mạc chương trình.
Nếu có ban chủ trì của buổi hội thảo hội nghị. Sau khi đại diện khách mời lên phát biểu khai mạc sẽ tới ban chủ trì lên điều hành chương trình. Thường thì khi tổ chức hội thảo hội nghị nhằm mục đích bàn luận, trao đổi, giải quyết một vấn đề nào đó. Lúc này sẽ có ban chủ trì để điều hành, điều tiết chương trình. Bên cạnh đó để tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc nội dung cuộc họp đi quá xa với mục đích ban đầu.
Bố trí một vài tiết mục văn nghệ để thay đổi không khí. Nó có thể giúp mọi người không bị căng thẳng, mệt mỏi. Ban tổ chức cũng cần chuẩn bị chu đáo nước uống và đồ ăn nhẹ vào giờ nghỉ.
Đại diện khách mời phát biểu bế mạc chương trình hội thảo, hội nghị.
MC tuyên bố kết thúc buổi hội thảo, hội nghị.
Kết thúc: Lễ tân tiễn khách mời chu đáo, thu dọn trang thiết bị, bàn ghế và dọn dẹp địa điểm tổ chức hội nghị…
Trang phục đi dự hội thảo hoặc hội nghị
Trang phục đi dự hội thảo, hội nghị phải vừa thể hiện được sự sang trọng, lịch lãm, quý phái, chuyên nghiệp. Nhưng đồng thời không nên quá phô trương, rườm rà.
Với phụ nữ: nên chọn áo sơ mi trắng hoặc xanh nhạt, họa tiết đơn giản. Bên cạnh đó có thể kết hợp cùng áo vest bên ngoài. Kết hợp thêm với chân váy hoặc zuýp hay quần âu. Giày thì bạn nên chọn giày không quá cao để dễ di chuyển, không nên chọn giày quá lấp lánh ánh kim.
Với đàn ông: Sơ mi kết hợp cùng vest, quần âu, giày tây luôn là ưu tiên số 1 cho nam giới khi tham dự hội nghị, hội thảo. Bởi nó sẽ tạo nên nét chuyên nghiệp và lịch lãm.
Trang phục trong hội nghị hội thảo
Hi – Event là đơn vị đi đầu trong tổ chức hội nghị hội thảo, các sự kiện lớn nhỏ với sự chuyên nghiệp cao cùng với sự tận tâm, nhiệt tình. Chúng tôi còn chuyên xây dựng kịch bản cho sự kiện, hội nghị, hội thảo… Và tư vấn mọi vấn đề liên quan tới tổ chức sự kiện. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi để được hưởng những dịch vụ tốt nhất!
Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)
Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282