Chia sẽ cách lên kế hoạch tổ chức Gala dinner chi tiết

Việc tạo được một sự kiện Gala Dinner thành công để lại dấu ấn cho những người tham dự không phải đơn giản. Trước hết bạn cần lên kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết và hiệu quả nhất. Đây là dịp để tri ân đến khách hàng, đối tác và đội ngũ nhân viên nên cần có sự chính xác và hoàn hảo. Dưới đây là cách lên kế hoạch và những điều cần lưu ý khi tổ chức Gala dinner bạn có thể tham khảo. 

Cách lên kế hoạch tổ chức gala dinner hiệu quả

Để có kế hoạch cho bữa tiệc hiệu quả và thành công bạn cần chuẩn bị đầy đủ những việc sau: 

Đưa ra dự kiến ngân sách cho bữa tiệc Gala dinner

Tùy thuộc vào điều kiện của công ty mà ngân sách có sự khác biệt. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo 2 phần đó là phần tiệc và phần diễn ra xuyên suốt trong buổi tiệc. Bạn có thể liên hệ đến đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có giá cả phù hợp để tham khảo. 

Thông thường bữa tiệc được tổ chức theo dạng buffet để phù hợp với khẩu vị của nhiều người. Đặc biệt đầu bếp thực hiện phải có kinh nghiệm, am hiểu nhiều món ăn và đặc biệt là có cách chế biến độc đáo, lạ miệng. Tuy nhiên điều này cũng kéo theo nguồn chi phí tương ứng. Vì vậy bạn phải lên ngân sách trước sau đó mới có thể quyết định thực đơn cũng như cách thức tổ chức. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Một việc rất quan trọng trong việc lên kế hoạch tổ chức Gala dinner đó là lựa chọn địa điểm tổ chức. Vì vậy khi bạn tổ chức sự kiện phải tiến hành khảo sát, tìm kiếm các địa điểm phù hợp cho Gala dinner nhất. Đặc biệt là nên tìm những vị trí dễ đi lại, thuận lợi cho nhân viên và khách mời. Địa điểm phải đảm bảo không gian thoải mái, phù hợp và hài lòng với doanh nghiệp. 

Các bạn có thể dựa trên kế hoạch tổ chức Gala dinner đã được thống nhất bởi lãnh đạo của công ty để lên ý tưởng cho chủ đề, sân khấu, âm thanh, thiết bị biểu diễn và tất cả các hạng mục có trong buổi tiệc. Khu vực đón khách, vị trí đặt ghế ngồi, khu sân khấu, quầy đồ buffet đều phải được bố trí phù hợp, có sự liên kết và có không gian thoải mái. 

Tìm hiểu thêm: Các bước tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, bàn sự kiện và phông chụp ảnh phải được trang trí bắt mắt, phù hợp với chủ đề mà sự kiện hướng đến. Đặc biệt đây là nơi mọi người chụp ảnh checkin nên phải có đủ ánh sáng. Bên cạnh đó quầy buffet phải được bố trí và bày biện hấp dẫn, đẹp mắt, đủ cho số lượng khách mời. 

Lên danh sách khách mời dự kiến

Việc lên danh sách khách mời tham dự rất cần thiết để chương trình được diễn ra hiệu quả hơn. Bạn cần phải thực hiện việc này song song với bước tìm kiếm địa điểm tổ chức để đảm bảo không gian phù hợp với lượng khách mời tham dự. Đặc biệt số lượng khách mời dự kiến sẽ quyết định đến diện tích của địa điểm tổ chức và không gian buổi tiệc diễn ra. 

Sau khi có được danh sách khách mời dự kiến bạn sẽ xác định được vị trí tổ chức sự kiện và in giấy mời, gửi thông báo sớm nhất cho khách mời. Việc này sẽ giúp họ sắp xếp được thời gian sớm nhất và tham dự hoặc trường hợp không tham dự được cũng có phản hồi để cân nhắc kế hoạch tổ chức. 

Một số mẫu kịch bản tổ chức Gala Dinner bạn cần tham khảo.

Xây dựng một kịch bản độc đáo và mang nhiều ý nghĩa

Bên cạnh việc chuẩn bị địa điểm, khách mời thì việc lên kịch bản tổ chức cũng rất quan trọng và tốn nhiều thời gian. Kịch bản phải được xây dựng rõ ràng, tỉ mỉ, cụ thể cho từng hoạt động. Có kịch bản hấp dẫn, ý nghĩa, độc đáo sẽ giúp cho chương trình tổ chức Gala diễn ra thú vị và thành công. 

Ban tổ chức phải có nhiều thời gian để xem xét, tham khảo và đánh giá các hoạt động trong kịch bản. Những ý kiến đóng góp của các cá nhân sẽ giúp cho kịch bản hoàn hảo và trọn vẹn hơn. 

Lên kế hoạch dự phòng cho sự kiện Gala Dinner

Bất kỳ tổ chức sự kiện nào cũng cần có kế hoạch dự phòng. Đây là phương án giải quyết các tình huống bất ngờ có thể xảy ra ngoài ý muốn. Việc dự phòng và có kế hoạch sẽ giúp bạn ứng phó được các tình huống xấu và giúp cho buổi tiệc có thể diễn ra một cách suôn sẻ. 

Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp

Một trong những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng nhất bạn có thể sử dụng là Hi-Event. Sở hữu một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm, chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng tốt cùng giá thành hợp lý nhất. Chính vì vậy khi lựa chọn các dịch vụ tại đây, các doanh nghiệp sẽ có một bữa tiệc tất niên ấm áp và ấn tượng nhất, phù hợp với chi phí bỏ ra.

Đặc biệt nếu chưa lên được kế hoạch, kịch bản của bữa tiệc bạn cũng có thể tham khảo tại đây. Chắc chắn sẽ giúp bạn có được một kế hoạch chỉn chu, độc đáo và ý nghĩa. 

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn cách lên kế hoạch tổ chức Gala dinner rất chi tiết và hiệu quả. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện việc tổ chức tiệc cho công ty thành công tốt đẹp. Đừng quên đến với Hi-Event để được phục vụ chu đáo, chất lượng nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282