Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Tổ chức hội nghị khách hàng được xem là sự kiện thường niên và không kém phần quan trọng của doanh nghiệp trong một năm. Đây không chỉ là hành động để tri ân khách hàng mà còn có ý nghĩa quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng cũng như đối tác. Chính vì vậy việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng được nhiều đơn vị quan tâm. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc mẫu kế hoạch tổ chức một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Hãy cùng tham khảo nhé. 

Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng dành cho doanh nghiệp

1. Lên ý tưởng 

Việc đầu tiên nằm trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đó là các bạn phải lên ý tưởng để tổ chức sự kiện. Ban tổ chức cần xem xét đến 3 yếu tố cơ bản nhất để tạo nên một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Đó là tính sự kiện, cộng đồng và tính gắn liền với doanh nghiệp.

Bạn có thể bạn quan tâm: Một số kiến thức hay để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Đây có thể là một buổi lễ hội nghị khách hàng bình thường hoặc một hội nghị khách hàng có sự kết hợp với tiệc liên hoan cuối năm của công ty. Dù được tiến hành dưới hình thức nào thì mọi người cũng nên tìm kiếm và lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức phù hợp.

Lựa chọn tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thời gian kéo dài là bao lâu, khách mời bao gồm những ai…. để từ đó việc lên ý tưởng cũng như lập kế hoạch được chuẩn bị trong thời gian sớm nhất. Đặt địa điểm ít nhất là 1 tháng để tránh tình trạng không tìm được chỗ do nhu cầu tổ chức cuối năm tăng cao.

2. Lên danh sách khách mời, đại biểu tham gia

Số lượng người tham gia chương trình luôn là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị số lượng thư mời, quà tặng và đặt tiệc. Chính vì vậy việc xác định được số lượng khách mời sẽ giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo một cách tốt nhất tính trang trọng trong quá trình đón tiếp và chăm sóc khách hàng.

3. Thiết kế và xây dựng kịch bản cho chương trình hội nghị khách hàng

Không riêng gì hội nghị khách hàng mà bất kỳ một chương trình nào thì người ta đều dành nhiều thời gian để bàn bạc và chuẩn bị kịch bản một cách chi tiết và cẩn thận nhất. Trong đó các mục và nội dung của buổi hội nghị khách hàng sẽ được trình bày theo thứ tự dưới đây:

• Thời gian, thời lượng cho từng phần, từng tiết mục.
• Tên tiết mục: Dùng để phân loại từng tiết mục giúp cho việc chạy chương trình diễn ra một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.
• Phần nội dung lời nói của MC (người dẫn chương trình).
• Phần người phụ trách: MC sẽ giới thiệu và mời từng người lên.
• Chú thích về việc chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, nhân sự để mọi người biết và thực hiện một cách nhanh chóng và suôn sẻ.

Có thể bạn muốn biết: Cho thuê trang thiết bị sự kiện giá rẻ tại hcm.

Thiết kế và xây dựng kịch bản như trên được xem là yêu cầu bắt buộc đối với mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Có như vậy buổi hội nghị mới có thể diễn ra thuận lợi và thành công.

4. Nhân sự và thiết bị

Dù tại bất kỳ một sự kiện nào thì con người luôn đóng vai trò quan trọng, góp một phần không nhỏ vào hiệu quả của công việc. Nhân sự cho chương trình hội nghị khách hàng luôn phải có quản lý sự kiện, người dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ chạy chương trình, lễ tân….Bên cạnh đó còn có các thiết bị, đạo cụ cụ thể cho chương trình như hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu, nhà bạt…. 

5. Dự trù kinh phí

Ngân sách cũng được xem là một trong những lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Việc sử dụng ngân sách tổ chức hiệu quả, tiết kiệm luôn là vấn đề nan giải và đau đầu cho những người làm sự kiện. 

Với nhiều hạng mục cần được chú ý trong chương trình tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay như:

• Tiền thuê địa điểm.
• Thuê hoặc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ trang trí.
• Tiền thuê ca sĩ, nghệ sĩ biểu diễn (trong trường hợp doanh nghiệp không chuẩn bị được các tiết mục văn nghệ).
• Quà tặng dành cho khách mời, đại biểu.
• Thực đơn ăn uống…. 

Chính vì vậy mà các khoản cần được liệt kê một cách chi tiết và khoa học nhất. Có như vậy hội nghị mới đạt được hiệu quả tương xứng với mức chi phí đã bỏ ra.

Các bước tiến hành tổ chức hội nghị khách hàng

Bước 1: Chuẩn bị

Phân công công việc cụ thể

• Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm, công việc cụ thể cho từng người.
• Lập và phân công công việc cho từng nhóm: Nhóm đối ngoại (chuẩn bị thiệp mời và gửi cho khách mời), nhóm hậu cần (phụ trách hội trường, giao thông, tiệc,…), nhóm lễ tân (đón khách mời), nhóm nội dung (chuẩn bị tài liệu, bài viết, bài phát biểu).

Setup các hạng mục

• Thiết kế và lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian tổ chức.
• Thiết kế backdrop, standee đặt xung quanh điểm tổ chức.
• Trang trí sảnh và hội trường.
• Chuẩn bị bài phát biểu và tài liệu.
• Chuẩn bị hoa và quà tặng cho khách mời.
• Kiểm tra danh sách khách mời.
• Kiểm tra lại hệ thống âm thanh, máy chiếu.
• Kiểm tra lại bộ phận phục vụ.

Bố trí và kiểm lại bộ phận nhân sự

• Kiểm tra lại các công việc phân bổ cho từng người trước kia đúng hay không.
• Kiểm tra lại các thành phần tham gia chương trình như MC, lễ tân, ca sĩ,…

Tiến hành duyệt chương trình

Trước khi chương trình được tiến hành, bạn nên sắp xếp một ngày tổng duyệt. Điều này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau, nếu có điều gì sai sót còn chỉnh sửa kịp thời.

Bước 2: Tiến hành tổ chức chương trình

• Đón khách mời và ổn định chỗ ngồi cho họ.
• Trong chương trình hội nghị phải có: ban lãnh đạo phát biểu, trao quà tri ân khách hàng và khui sâm panh khai tiệc.
• Các món ăn phải đảm bảo dinh dưỡng, ngon, đặc biệt là phải phù hợp với kinh phí của bạn.
• Các tiết mục văn nghệ gồm có: tiết mục mở đầu, gameshow và tiết mục sôi động nhất là ở cuối chương trình.
• Gameshow và bốc thăm trúng thưởng được coi là phần sôi nổi nhất của chương trình. Trong phần này nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm để tạo sức hút.

Bước 3: Kết thúc chương trình

Hội nghị kết thúc, lễ tân sẽ đứng tại cửa tặng quà và tiễn khách.

Những thông tin trên đã cung cấp đến mọi người mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng một cách chi tiết và rõ ràng nhất để tham khảo khi cần thiết. Để cho buổi hội nghị khách hàng diễn ra một cách thành công tốt đẹp nhất thì các doanh nghiệp hãy lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Hi-Event. Sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm và am hiểu tổ chức sự kiện chúng tôi sẽ mang đến cho khách hàng sự hài lòng nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp cũng như tư vấn một cách hiệu quả nhất nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282