Tổ chức lễ khởi công, lễ động thổ là buổi lễ quan trọng đối với các chủ đầu tư và các chủ thầu. Đây là sự khởi đầu cho tương lai cũng như sự phát triển sau này. Trên thực tế thì lễ khởi công, động thổ không có quá khó khăn gì nhưng chúng lại đòi hỏi sự chu đáo, tính tỉ mỉ rất cao. Đặc biệt là kịch bản tổ chức lễ khởi công cũng như lễ động thổ. Hiểu được vấn đề này bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết về kịch bản tổ chức này.
Kịch bản tổ chức lễ khởi công, động thổ chi tiết
1. Làm thế nào để xem ngày tổ chức lễ khởi công, động thổ phù hợp nhất?
Việc làm đầu tiên trước khi xây dựng kịch bản tổ chức lễ động thổ, động thổ đó chính là doanh nghiệp cần phải xem ngày, giờ tốt và hợp với tuổi của người đứng đầu doanh nghiệp. Những ngày xấu, xung kỵ thì tránh những chuyện không may sẽ xảy đến.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có sự thống nhất chung để lựa chọn ra “ngày lành tháng tốt” để đảm bảo tối đa sự an toàn cũng như chất lượng và tiến động của công trình. Việc xem ngày cần thống nhất thời gian hợp lý cũng như thời tiết đẹp để khách mời có thể tham dự đầy đủ nhất.
Đừng bỏ lỡ bài viết về: Quy trình tổ chức lễ khởi công mang lại thành công tốt đẹp.
Xem giờ tổ chức phù hợp nhất
2. Cách xin giấy phép tổ chức lễ khởi công, động thổ nhanh nhất
Sau khi đã chọn và thống nhất được ngày tổ chức, doanh nghiệp nên thông báo cũng như xin phép giấy phép của cơ quan chức năng về việc tổ chức. Có như vậy chúng ta mới đảm bảo buổi lễ diễn ra một cách hợp pháp, có quy mô đồng thời tạo điều kiện cho buổi lễ diễn ra suôn sẻ, thành công.
Căn cứ vào Luật xây dựng để xin giấy phép tổ chức, các doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ những điều kiện dưới đây:
- Phải có giấy phép xây dựng.
- Phải có thiết kế bản vẽ thi công cơ bản đã được phê duyệt.
- Hợp đồng thi công đã được ký kết giữa chủ đầu tư, nhà thầu.
- Có nguồn vốn đủ để đảm bảo tiến độ công trình.
- Vệ sinh môi trường trong suốt quá trình thi công phải luôn được đảm bảo sạch sẽ.
3. Chuẩn bị thiết bị, dụng cụ, địa điểm
Phần chuẩn bị này chiếm 55% sự thành công của buổi lễ. Với kinh nghiệm lâu năm của mình chúng tôi khuyên bạn:
- Tìm đến đơn vị cung cấp uy tín để thuê thiết bị. Bao gồm: cả việc hỗ trợ lắp đặt, vận hành thiết bị.
- Đội ngũ thi công, lắp đặt chuyên nghiệp để làm thay mình.
- Cần có phương án dự phòng để dùng trong những điều kiện thời tiết xấu nhất.
- Đảm bảo mọi thiết bị phục vụ cho buổi lễ đầy đủ, trang trọng, thẩm mỹ.
- Công tác xử lý mặt bằng trước khi diễn ra sự kiện.
- Trải pallet để đảm bảo sự bằng phẳng, không nhấp mô, lồi lõm của khu vực sự kiện.
- Phân chia địa điểm thành nhiều khu vực khác nhau, phù hợp.
Dụng cụ động thổ
4. Nhân sự sự kiện
- Nghi thức chính trong buổi lễ: bấm nút đối với khởi công và xúc đất đối với động thổ,..
- Lưu ý: Khách mời tham dự nghi thức tránh con số 4,7, nên là con số 5,6,8 để có may mắn.
- Bố trí phù hợp có xe đưa đón khi khách ở xa.
- Khách mời đến sớm cần có phòng chờ, tea break phục vụ.
- Nghi lễ thờ cúng là cái không thể thiếu.
- Quan trọng vẫn là đội ngũ chuyên nghiệp, hiệu quả và làm việc lâu năm trong nghề.
- Sự phối hợp nhịp nhàng phía khách hàng cũng là yếu tố tạo nên sự thành công của buổi lễ.
5. Tiến hành lễ khởi công, động thổ tuần theo các bước
Đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi
Địa điểm tổ chức lễ khởi công, động thổ lúc nào cũng diễn ra tại nơi xây dựng công trình. Dựa vào địa điểm tổ chức xa hay gần, từ đó bạn có thể bố trí xe đón khách mời tới. Trước khi tiến hành tổ chức nên dự trù về thời gian di chuyển trước để tránh các sự cố xảy ra làm chậm chuyến đi.
Nên chia các đội ngũ nhân viên thành:
- Đại diện bên công ty, doanh nghiệp đón khách tại bàn đăng ký.
- PG và lễ tân hướng dẫn khách vào bàn đăng ký: 1 PG đeo nametag cho khách, 1 PG dẫn khách lên.
- PG ghi danh khách mời tham dự, hướng dẫn khách mời vào đúng vị trí.
- Nhóm lễ tân đón tiếp khách VIP.
Lưu ngay: Những lưu ý trong tổ chức lễ khởi công, động thổ để có cách tổ chức phù hợp.
Ổn định chỗ ngồi cho khách mời
Trình chiếu slide, video về doanh nghiệp liên tục cộng với những bản nhạc nhẹ nhàng đón khách sẽ làm cho lễ khởi công thêm ý nghĩa hơn.
Bên cạnh đó để việc đón tiếp thêm long trọng hơn nữa thì có thể bố trí một đội trống đứng dọc lối vào. Đánh rộn ràng để chào đón khách mời. Đối với những khách đến sớm, trong khoảng thời gian chờ đợi nên setup một khu vực nhà chờ. Cũng như bữa tiệc teabreak nhẹ nhàng để phục vụ khách.
Ổn định buổi lễ khai mạc
Để khai mạc buổi lễ ổn định thì MC có thể yêu cầu ổn định chỗ ngồi cho khách. Cụ thể:
- PG ổn định khách mời một lần.
- MC giới thiệu, thu hút sự chú ý bằng màn khởi động.
- Một tiết mục khởi động tập thể đã chuẩn bị, diễn ra từ 3 đến 4 phút.
- Tiết mục dừng, MC ổn định khách mời lần nữa, bước lên giới thiệu và tuyên bố buổi lễ khai mạc.
- MC tiếp tục giới thiệu các tiết mục biểu diễn đặc sắc để tạo không khí hào hứng cho chương trình: Múa trống, múa lân, biểu diễn ca nhạc, múa nghệ thuật…
Đây là lúc để hiểu nhau hơn giữa doanh nghiệp và khách mời. MC giới thiệu sẽ mời đại diện công ty lên phát biểu ngắn gọn quá trình hình thành công trình, dự án và những nội dung liên quan. Trong quá trình phát biểu có thể trình chiếu về công trình, dự án (nếu có) để khách mời hiểu hơn.
Không chỉ đại diện doanh nghiệp công ty, doanh nghiệp phát biểu không thôi; bên phía khách mời cũng cần cử đại diện phát biểu. Khách mời lên nói đôi lời về ý nghĩa của công trình, dự án trong cuộc sống. Cũng như nội dung liên quan.
Lưu ý: Khi khách mời bước lên phát biểu có thể cho một bản nhạc greeting.
Nội dung chính trong kịch bản tổ chức lễ khởi công, động thổ
- MC giới thiệu và cảm ơn khách mời
- Mời đại diện quan trọng phía công ty, doanh nghiệp tiến lên khu vực thực hiện nghi thức. Khách mời tung hô và chào mừng.
- Có thể quay phim, chụp ảnh xung quanh sự kiện.
- Nổi lên bản nhạc greeting khi ấn nút khởi công.
- Chuẩn bị tiệc phục vụ khi khách đi tham quan và chuẩn bị pháo hoa.
- Mời khách ra khu vực thực hiện lễ xúc đất ( ấn nút).
- Mời khách trong danh sách lên bục cát, MC có thể đứng tại sân khấu.
- Chuẩn bị các dụng cụ xẻng, mũ bảo hộ để đưa cho khách.
- Đại diện khách quan xúc đất. Cộng với ban nhạc greeting.
- Pháo hoa bắn ngay sau khi xẻng đầu tiên được xúc lên.
- Đại diện công ty chuẩn bị hành trình tham quan, giới thiệu khách VIP về công trình, dự án.
Mang bao tay chuẩn bị động thổ
Hoạt động bên ngoài buổi lễ
- Người đại diện công ty mời khách tham quan công trình và cũng có thể nghe giới thiệu về công trình, dự án trực tiếp.
- Quay phim, chụp hình liên tục.
- Chụp hình lưu niệm giữa khách mời với ban giám đốc công ty.
- Trang bị một số trang thiết bị vật chất để thể hiện tính quy mô của dự án.
Sau khi hoạt động bên ngoài kết thúc thì trở lại hội trường. Mời người đại diện công ty lên cảm ơn khách mời và khai tiệc. Thưởng thức những tiết mục văn nghệ đặc sắc.
Bế mạc buổi lễ
- Kết thúc chương trình, MC mời đại diện công ty bế mạc buổi lễ và cảm ơn khách hàng.
- Kết thúc chương trình bằng những bản nhạc nhẹ. Lễ tân chuẩn bị quà cho khách hàng tại quầy lễ tân.
- Lễ tân sắp xếp hàng tại lối đi, chào khách, trao quà cho khách lúc về.
- Các bộ phận khác thì thu dọn đồ đạc.
Những điểm cần lưu ý trong kịch bản tổ chức lễ động thổ xây dựng
Kịch bản tổ chức lễ động thổ không quá phức tạp, hiện nay chúng được rút ngắn nhiều để tiện lợi cho việc tiến hành. Dưới đây là một số điều bạn cần lưu ý để thực hiện việc này một cách hiệu quả:
Địa điểm và thời gian tổ chức lễ động thổ
Bước đầu tiên thực hiện việc tổ chức buổi lễ các bạn cần phải quan sát, xử lý bề mặt chung ở địa điểm tổ chức. Điều này sẽ tránh làm mất mỹ quan cũng như sự trang trọng của buổi lễ, ảnh hưởng đến sự di chuyển của khách mời. Bên cạnh đó doanh nghiệp lựa chọn ngày giờ đẹp, phù hợp với gia chủ sẽ giúp có được nhiều tài lộc hơn. Đặc biệt việc xem giờ cũng sẽ giúp khách mời có thể đi lại thuận tiện hơn.
Bao tay, mũ bảo hiểm cho khởi công
Cách thức tổ chức, khách mời và nội dung chương trình
- Nghi thức chính được sử dụng trong buổi lễ động thổ là xúc đất.
- Chú ý, khách mời tham dự nghi thức phải là 5,6,8 tránh con số 4,7, bởi 2 số này không có may mắn.
- Công ty sẽ lựa chọn thầy, xem ngay và tìm các đơn vị hỗ trợ . Cần phải có đội ngũ chuyên nghiệp, hiệu quả để mang lại sự kiện thành công tốt đẹp.
Phải có phương án dự phòng
Địa điểm tổ chức động thổ thường chọn ở ngoài trời nên rất có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi thời tiết, mưa bão. Chính vì vậy các doanh nghiệp cần được thiết lập nhà bạt, các cột phải được làm thật chắc chắn để không bị gió làm lung lay. Việc chuẩn bị phương án 2 để kịp thời ứng phó khi có tình huống xấu xảy ra như: Các thiết bị âm thanh, các vật dụng cần thiết có thể bị hư hỏng, máy phát điện, nhà vệ sinh di động…Trên đây là kịch bản tổ chức lễ khởi công, động thổ chuyên nghiệp cũng như kinh nghiệm cần lưu ý khi tổ chức buổi lễ sự kiện. Với nhiều năm kinh nghiệm, kế hoạch thực hiện tỉ mỉ, chu đáo. Hi-Event giúp bạn giải quyết mọi khó khăn, trợ giúp hết mình mang lại hiệu quả cao.
Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)
Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82