Tổ chức sự kiện họp báo thành công

Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực truyền thông sẽ quan tâm tới quy trình tổ chức sự kiện. Một sự kiện diễn ra tốt và hiệu quả không hề đơn giản chút nào. Có thể bạn đã thực hiện đúng các quy trình nhưng không phải lúc nào buổi lễ cũng diễn ra tốt đẹp. Vậy kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công là như thế nào?

Tổ chức sự kiện họp báo thành công hiệu quả

Để một buổi họp báo diễn ra suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng tất cả các khâu. Không chỉ có phần nội dung họp báo, địa điểm, những vị khách mời mà còn nhiều yếu tố khác. Những điều bạn cần thực hiện cho một buổi họp báo như sau:

1. Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Nội dung cuộc họp đóng vai trò quan trọng dẫn tới thành công của sự kiện. Nên khi đưa ra nội dung, người tham gia sẽ hiểu được hết vấn đề cuộc họp. Thông tin được nêu trong cuộc họp cần rõ ràng, xúc tích và tránh dài dòng. Nên đơn vị tổ chức sự kiện cần đưa ra thông tin xác đáng nhất cho người nghe.

hop-bao-ra-mat-san-pham

Sân khấu ánh sáng

Các doanh nghiệp tổ chức cuộc họp luôn mong muốn cung cấp thông tin hữu ích cho phóng viên. Từ đó thông tin sẽ phát hành và đưa tới cho nhiều người đọc. Có thể công ty bạn nói về sản phẩm, dịch vụ nhưng hãy chắc chắn thông tin đó cuốn hút và hấp dẫn.

Bởi khi bạn mời phóng viên hay các khách tham dự sẽ khơi gợi được sự quan tâm, hứng thú từ họ. Điều này rất cần thiết và quan trọng để buổi lễ diễn ra thành công có hiệu quả.

2. Mời phóng viên tham gia sự kiện

Việc mời phóng viên tham dự để tư vấn truyền thông là cần thiết. Lời mời thể hiện sự lịch thiệp và trang trọng. Khi mời bạn cần cung cấp chủ đề buổi họp, địa điểm tổ chức cũng như thời gian. Ngoài việc gửi giấy mời bạn có thể thực hiện bằng việc gửi mail. 

Khách được mời trước 1 tuần sẽ giúp sắp xếp thời gian và không quên việc tham gia sự kiện. Hãy cố gắng mời được các quan chức phóng viên báo chí. Điều này sẽ mang tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, công ty của bạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm nhiều thông tin bổ ích về tổ chức lễ ra mắt sản phẩm.

to-chuc-su-kien-hop-bao

Sự kiện họp báo

3. Địa điểm diễn ra cuộc họp báo

Địa điểm tổ chức cuộc họp báo cũng đóng vai trò lớn trong việc tạo nên hiệu quả sự kiện. Việc bạn mời các nhà báo, khách mời đến đầy đủ thể hiện rằng bạn đóng vai trò nào đó. Nên chọn địa điểm giúp khách mời dễ nhớ và dễ tìm kiếm. Tiêu chuẩn chọn phòng họp báo cần có không gian rộng, thoáng, có chỗ cho phóng viên tác nghiệp để quay phim, kỹ thuật thu âm,…

Vì vậy, khi chọn địa điểm bạn cần lưu ý các trung tâm hội nghị lớn, phòng họp khách sạn. Những phòng họp có đủ không gian để đảm bảo yếu tố kỹ thuật cũng như ánh sáng. Sự trang trọng và lịch sự giúp bạn có được thiện cảm trong lòng khách mời nhưng không vì thế mà phải quá phô trương và hào nhoáng.

hoi-truong-hop-bao

Hội trường tổ chức sự kiện

4. Chuẩn bị tư liệu cho sự kiện họp báo

Tư liệu rất cần thiết trong một cuộc họp báo lớn. Hãy chuẩn bị tư liệu rõ ràng và khoa học để mọi người có thể theo dõi nội dung. Việc tra cứu thông tin từ cuộc họp sẽ trở nên dễ dàng hơn với khách mời. Trong cuộc họp nên có thông tin trích ngang các nhân vật, bài phát biểu, biểu đồ,…

Có thể phát tài liệu trong cuộc họp theo từng phần để khách mời dễ dàng tiếp nhận thông tin. Điều này giúp các phóng viên dễ dàng tác nghiệp cũng như viết bài giới thiệu hơn trong thông tin tài liệu đơn vị cung cấp.

bao-chi-trong-hop-bao

Báo chí – họp báo

5. Thảo luận trước với MC và người diễn thuyết

Trước cuộc họp báo 1 hoặc 2 ngày hãy gặp các nhân vật quan trọng trong sự kiện. Như vậy phần phát ngôn cũng như các nội dung được cung cấp trong sự kiện sẽ diễn ra khoa học hơn. Việc hướng dẫn trả lời trước các câu hỏi tránh sự lê thê, tốn thời gian hay những câu hỏi khó nên gỡ rối như thế nào điều cần thiết.

Việc gặp gỡ MC buổi họp báo trước sẽ đưa ra sự thống nhất cho sự kiện. Đây cũng là cách giới thiệu rõ ràng cho mọi người thông tin cần đưa ra. Ban tổ chức sẽ trao đổi với MC người diễn thuyết chương trình để làm giảm không khí căng thẳng. 

Hay những vấn đề xảy ra trong sự kiện nên làm như thế nào thì tốt. Một cuộc họp báo không nên quá yên tĩnh. Vì vậy, MC cần có sự hài hước, vui nhộn để cuộc họp diễn ra sôi động.

hop-bao-number

Họp báo Number

6. Diễn tập trước cuộc họp

Bao giờ cũng vậy, việc diễn tập trước các sự kiện lớn là cần thiết. Khâu chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp cuộc họp báo diễn ra suôn sẻ hơn. Vì vậy, bạn cần thực hiện cuộc diễn tập trước khi sự kiện diễn ra.

7. Bắt đầu sự kiện họp báo

Để buổi họp báo diễn ra thành công thì mọi thành viên trong ban tổ chức cần có mặt trước vài tiếng đồng hồ. Hãy kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng, khâu đón tiếp, chỗ tác nghiệp phóng viên,… Bạn cần đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng để ứng phó với cuộc họp báo.

Một số lưu ý trong tổ chức sự kiện họp báo

Để một sự kiện họp báo lớn diễn ra thành công bạn cần có sự chuẩn bị từ trước. Ngoài các quy trình được nêu ra ở trên, việc tham khảo những sự kiện khác là rất cần thiết. Hãy tham gia nhiều sự kiện và đưa ra đánh giá cũng như đúc rút kinh nghiệm. Như vậy khi thực hiện sự kiện của chính đơn vị mình, bạn sẽ giảm tránh được nhiều sai sót.

hop-bao-gioi-thieu-san-pham

Giới thiệu sản phẩm

Tránh mời những khách không chắc chắn đến hoặc ít liên quan. Không nên mời đại trà mà cần có sự chọn lọc khách mời cũng như các nhà báo. Cần đưa ra những nội dung xúc tích nhất trong cuộc họp. Một số phần quà cũng như khâu đón tiếp rất cần thiết. Bạn nên đảm bảo tốt những khâu này để có được cảm tình từ khách mời.

Qua bài viết trên, bạn đã biết được những bước cần thiết trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện họp báo thành công. Hy vọng bài viết đã chia sẻ những thông tin hữu ích cho sự kiện lớn của doanh nghiệp bạn.

Nếu quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc có thắc mắc thì hãy liên hệ với Hi-Event để được tư vấn.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282

BÀI VIẾT LIÊN QUAN