Tìm hiểu những kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Những buổi hội nghị hay tổ chức sự kiện hội thảo đã và đang trở thành những sự kiện thường niên và vô cùng quen thuộc với rất nhiều người. Đặc biệt là trong các cơ quan đoàn thể thì việc tổ chức các hội thảo là rất cần thiết. Chính vì lẽ đó, trong quá trình tổ chức, người đứng ra cần có kỹ năng “nằm lòng” mới giúp sự kiện thành công. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo bạn cần có, theo dõi nhé!

Kỹ năng 1: Thấu hiểu khách hàng

Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo thấu hiểu được tâm lý cũng như mong muốn khách hàng đặc biệt quan trọng đối với môi trường doanh nghiệp. Việc thấu hiểu mong muốn khách hàng cũng chính là chìa khóa để doanh nghiệp có thể thu được lợi ích trong công việc kinh doanh của mình.

Một trong những buổi hội thảo thường xuyên được tổ chức trong môi trường doanh nghiệp chính là hội thảo giao lưu với khách hàng. Từ sự kiện này doanh nghiệp có thể giới thiệu, quảng bá sản phẩm. Đồng thời thông qua đó tiếp nhận được những mong muốn của khách hàng về sản phẩm hay dịch vụ của công ty. Đôi khi doanh nghiệp còn thu lại những phàn nàn hay góp ý để cải thiện.

Có thể bạn quan tâm: Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp.

Tất cả những điều đó sẽ là những thông tin quý giá mà một nhà Event Manager cần phải có khi muốn tổ chức Event. Để có thể giúp doanh nghiệp của mình gây được ấn tượng với khách hàng và hỗ trợ cho việc kinh doanh thêm phần thuận lợi, suôn sẻ hơn. Và xa hơn là đảm bảo lòng tin của khách hàng thân thiết, khách hàng mới hay khách hàng tiềm năng.

Kỹ năng 2: Xây dựng và phát triển ý tưởng, planning

Với một Agency Event thì việc phải tổ chức nhiều buổi hội thảo trong năm là một điều vô cùng bình thường. Tùy vào tính chất mà sự kiện có thể khác nhau từ hội thảo giao lưu với khách hàng đến hội thảo học thuật giữa các chuyên gia trong ngành. Vậy nên việc xây dựng concept cần phải được Event Manager thực hiện một cách sáng tạo. Bạn vừa phải đảm bảo sự tinh tế và luôn mới lạ vừa phải tạo được sức hấp dẫn cho người tham gia.

Thêm nữa, việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo sao cho chi tiết và cụ thể cũng là một phần rất quan trọng mà một event manager cần thực hiện. Từ kế hoạch đã xây dựng bạn có thể dễ dàng điều hành, chỉ đạo một ekip làm việc chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng và tạo sức hấp dẫn cho buổi hội thảo.

Tuy nhiên không phải bất cứ một ai khi mới vào nghề cũng có được kỹ năng này. Chính vì lẽ đó bạn cần phải tích lũy kinh nghiệm và không ngừng trau dồi kiến thức. Từ đó bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc lên ý tưởng và đưa ra những chương trình hấp dẫn, thu hút khách mời. 

Kỹ năng 3: Kỹ năng lãnh đạo và điều phối

Lãnh đạo và điều phối tốt là hai thứ cần phải có trong kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo. Điều này xuất phát từ chính tính chất “quản lý” của một Event Manager khi làm event. Việc lãnh đạo và điều phối công việc sẽ phần nào giúp các thành viên trong team hoặc trong ekip có thể thực hiện tốt planning mà công ty đã dày công xây dựng trước đó.

Xem thêm: Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng tạo nhiều ấn tượng nhất.

Yếu tố con người chính là yếu tố quyết định đến sự thành công trong mọi công việc. Vì thế, lãnh đạo con người tốt, điều phối họ làm việc một cách đoàn kết, hiệu quả, năng suất chính là cách để một Event Manager thực hiện hoàn hảo mọi mục tiêu, kế hoạch đã được hoạch định trên giấy. Từ đó tạo sự thành công trong sự kiện là điều vô cùng dễ hiểu. 

Kỹ năng 4: Kỹ năng khích lệ tinh thần nhân viên

Với việc quản lý một nhóm người khác nhau, từ người chuyên nghiệp đến người chưa có kinh nghiệm thì Event Manager phải có khả năng gắn kết và luôn động viên, khích lệ. Nhất là trong quá trình tổ chức hội thảo bạn cần phải chia sẻ, tạo sự đồng lòng, đoàn kết, cùng nhau nỗ lực giữa các thành viên.

Nói một cách dễ hiểu hơn thì bạn nên là “Leader” – người thủ lĩnh cả về tinh thần lẫn công việc. Thay vì chỉ đơn thuần là “Boss” – người chỉ đạo nhân viên vô cùng khắc nghiệt. Bạn hãy quan tâm đến việc khích lệ tinh thần làm việc của những thành viên trong nhóm. Từ đó bạn có thể phát huy hết sức mạnh tập thể.

Trên đây là những kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo bạn cần có để tổ chức thành công một buổi hội thảo. HI-EVENT hy vọng rằng với những kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn có được một buổi hội nghị, hội thảo thành công. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu còn điều gì thắc mắc để được chuyên viên tư vấn hoàn toàn miễn phí bạn nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282