Hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương từ A – Z

Tổ chức lễ khai trương là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp nhằm giới thiệu cho mọi người biết mặt hàng, lĩnh vực hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Để buổi khai trương diễn ra tốt đẹp, bạn cần phải lên kế hoạch tổ chức thật chi tiết. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương từ A – Z dành cho doanh nghiệp.

Lựa chọn thời điểm để tổ chức lễ khai trương

1. Lựa chọn ngày giờ tốt để khai trương

Theo quan niệm của người phương Đông, khi tổ chức một sự kiện quan trọng thì nên chọn ngày giờ tốt để diễn ra. Đối với khai trương cũng vậy, chọn ngày giờ tốt để tổ chức mang hàm ý đem may mắn, thành công cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần tránh những ngày xấu để tổ chức khai trương

• Chọn ngày không được xung khắc với bản mệnh của chủ doanh nghiệp
• Chọn ngày có nhiều sao Đại CÁt như Thiên Đức, Nguyệt Đức, Thiên Ân, Thiên tỉ,…. Tránh ngày có nhiều sao Đại Hung
• Chọn ngày Trực, Sao nhị thập bát tú phải tốt. trực Kiến, Trực Khai, Trực Mẫn, Trực Bình là tốt.
• Cần xem ngày đó là Hoàng Đạo hay Hắc đạo để cân nhắc. Sau khi chọn được ngày thì chọn thêm giờ tốt để tiến hành lễ khai trương.

Đừng bỏ lỡ bài viết về: Kịch bản tổ chức lễ khai trương chi tiết nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Một số gợi ý về khung giờ tổ chức lễ khai trương dành cho doanh nghiệp:

• Tổ chức khai trương vào buổi sáng

Thời gian phù hợp: 8h đến 10h

Khung giờ này phù hợp cho khai trương các cửa hàng, thẩm mỹ viện, spa, cửa hàng quần áo, công ty,….

• Tổ chức khai trương vào buổi chiều/tối

Thời gian phù hợp từ 16h đến 18h hoặc 18h đến 20h

Khung giờ này phù hợp cho khai trương quán ăn, nhà hàng phục vụ buổi tối, quán cafe, shop,…..

Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc thời gian phù hợp đối với đối tượng khách mời bạn mời. Nên lựa chọn những ngày cuối tuần để lượng khách mời tham gia đầy đủ nhất.

2. Chọn địa điểm tổ chức lễ khai trương

Tùy theo mục đích chủ doanh nghiệp hướng đến mà chọn địa điểm khai trương cho phù hợp. Đa phần địa điểm tổ chức lễ khai trương sẽ diễn ra tại ngay cửa hàng, công ty với mục đích quảng bá cho nhiều người biết đến sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp.

Còn nếu như bạn chỉ muốn tổ chức trong nội bộ với các đối tác của công ty thì địa điểm có thể diễn ra vào buổi tối để khách mời có thời gian dùng bữa nhẹ và chuyện trò.

Lên danh sách khách mời

Một buổi lễ khai trương không thể thiếu khách mời, khách mời là người thân, bạn bè hay đối tác kinh doanh cũng cần được đón tiếp như nhau. Bạn cần lên một danh sách cụ thể.

1. Gửi thiệp khai trương

Để tạo được ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu đối với khách mời, bạn cần chuẩn bị những tấm thiệp xinh xinh kèm với đó là nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ ý chính về khai trương để tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách mời.

2. Đón tiếp khách mời

Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên thể hiện sự hiếu khách và thân thiện. Cần đón tiếp nhiệt tình khách mời, hướng dẫn, hỗ trợ nhiệt tình đến quý khách tham dự buổi lễ. Chi tiết chào hỏi, đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi, phục vụ thức uống, giúp đỡ khách cũng cần một kế hoạch bài bản. Điều này sẽ giúp cho khách mời cảm thấy họ được trân trọng, cảm kích dành cho chủ doanh nghiệp.

Xem thêm: Sự khác biệt giữa khai trương và khánh thành là gì?

1. Lên kế hoạch, ý tưởng cho lễ khai trương

• Lên ý tưởng cho buổi lễ khai trương, viết các công việc, hạng mục cần chuẩn bị.
• Lên danh sách khách mời
• Chọn ngày giờ và địa điểm tổ chức
• Thiết kế và vẽ sơ đồ tổng thể khu vực, thiết kế banner, backdrop sân khấu,….
• In ấn thiệp, phát thiệp và chuẩn bị quà cho khách mời
• Xin giấy phép tổ chức

2. Chuẩn bị trước buổi lễ

• Bên ngoài khu vực của buổi lễ cần treo banner, bandroll,….
• Lắp đặt và trang trí cổng chào
• Khu vực lễ cần lắp đặt sân khấu, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân,…
• Khu vực khai trương và khánh thành cần treo băng khánh thành, cột barie
• Khu vực tiệc cần chuẩn bị quầy teabreak, bàn ghế,….

3. Kịch bản tổ chức lễ khai trương

Bước 1: Chào đón khách mời

• Sắp xếp đội ngũ PG, PB đón khách mời ở phía trước cổng và mời đến quầy tiếp tân.
• Nhân sự hướng dẫn cách đậu xe, nhận hoa và quà mừng từ khách mời.
• Đội múa lân đón khách ở trước cửa.
• Điểm lại danh sách khách mời cho công ty, xác nhận danh sách khách mời VIP có tên lên phát biểu và cắt băng khai trương trong buổi lễ.

Bước 2: Tiết mục văn nghệ chào mừng

• MC ổn định khách tham dự và công bố buổi lễ
• Múa lân mở màn chúc mừng
• Làm nóng chương trình bằng các tiết mục ca hát và nhảy múa.

Bước 3: Khai mạc chương trình

• MC giới thiệu đại biểu khách mời tham dự
• Mời lãnh đạo lên phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ
• Nên có những cảm nghĩ của khách mời giúp không khí buổi lễ và sản phẩm lan tỏa hơn đến với khách hàng

Bước 4: Cắt băng khai trương

• MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và đơn vị liên quan cắt băng khai trương
• Mời đại biểu khui sâm banh, cắt bánh chúc mừng khai trương.
• Sau khi cắt băng khai trương, MC giới thiệu sơ qua về dịch vụ và sản phẩm của công ty lần nữa. Và mời mọi người tham quan, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm.

Bước 5: Kết thúc buổi lễ

• Chụp ảnh giao lưu với khách mời
• Nhân sự tiễn khách ra xe và nên có những món quà nhỏ để tạo thiện cảm và ấn tượng trong lòng khách mời.

Vậy trên đây là cách lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Hi vọng bài viết này giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức lễ khai trương, giúp chương trình diễn ra hiệu quả và thành công tốt đẹp.

Nếu bạn muốn tìm đến công ty tổ chức sự kiện trọn gói hãy liên hệ Hi-Event để được hỗ trợ nhé.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282