Họp báo là một sự kiện lớn cần có sự đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Để cuộc họp báo diễn ra thành công cần nhiều yếu tố ngoài các quy trình cơ bản. Vậy những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo là gì? Hãy tham khảo bài viết dưới đây để có câu trả lời.
Những lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo
Tổ chức cuộc họp báo là hoạt động truyền thông quan trọng để các doanh nghiệp thực hiện chiến dịch quảng cáo. Một cuộc họp báo diễn ra giúp các doanh nghiệp thông báo về sản phẩm, sự kiện sắp diễn ra,… Đây cũng là dịp để doanh nghiệp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng. Nên một cuộc họp báo thành công cần lưu ý các điều sau:
1. Lưu ý quá trình chuẩn bị họp báo
Đối với một doanh nghiệp hay tổ chức đơn vị lãnh đạo đây là bước quan trọng. Bước này sẽ giúp bạn nêu ra được nội dung trọng yếu của cuộc họp. Đồng thời thư mời phóng viên, báo chí ra sao liên quan tới nội dung bài báo.
Trong quá trình chuẩn bị buổi họp báo cần chú ý địa điểm tổ chức. Bởi địa điểm diễn ra sự kiện rất quan trọng tạo nên sự thành công. Khi chọn địa điểm cần lưu ý tới không gian, nơi bố trí thiết bị, bãi đậu xe hay lối đi vào,… Nên chọn các trung tâm hội nghị hoặc phòng họp khách sạn lớn để diễn ra sự kiện họp báo.
Đừng bỏ lỡ: Kinh nghiệm tổ chức họp báo chuyên nghiệp.
Ngoài vấn đề địa điểm ra thì phần lên danh sách khách mời không kém phần quan trọng. Lên danh sách khách mời sẽ giúp đơn vị lọc ra thành phần khách VIP, khách thường hay phóng viên báo chí. Đây cũng là cách lựa chọn đơn vị truyền thông cho doanh nghiệp. Hãy đảm bảo số khách mời sẽ tham gia đầy đủ để sự kiện diễn ra hiệu quả, thành công.
Phần thiết kế không gian họp báo, kịch bản chương trình, MC dẫn chương trình cần chuẩn bị tốt. Trước khi diễn ra cuộc họp báo cần tập diễn trước tránh nhiều trường hợp xảy ra.
2. Lưu ý trong quá trình họp báo
Trong quá trình diễn ra sự kiện cần bám chặt theo kịch bản dựng sẵn. Điều này đảm bảo về mặt thời gian không quá dài cũng như quá ngắn so với dự kiến.
Tiếp đó là phần tiếp khách và đón khách. Bạn cần sắp xếp khu vực riêng để đón tiếp nhân viên báo chí, khách VIP,… Khi có khách vào, lễ tân bên ngoài cần phát tài liệu cho khách tham khảo trước.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu kịch bản tổ chức lễ ra mắt sản phẩm cụ thể.
Việc lưu lại thông tin khách tham dự sự kiện là điều cần thiết. Một lưu ý bạn nên quan tâm đó là quà tặng cho khách mời, phóng viên. Món quà cần gọn nhẹ không quá cồng kềnh. Hãy nhắc khách mời là món quà sẽ được phát sau buổi họp để mọi người biết.
3. Hãy đảm bảo an toàn xuyên suốt sự kiện
Để một sự kiện lớn diễn ra thành công bao giờ khâu chuẩn bị phải kỹ lưỡng. Một trong những yếu tố giúp sự kiện họp báo thành công là độ an toàn. Bất cứ trục trặc gì xảy ra trong sự kiện đều rất đáng tiếc nên bạn cần đảm bảo xuyên suốt sự kiện không có vấn đề nào xảy ra.
Việc đảm bảo an toàn sự kiện phải được giám sát từ khâu kỹ thuật, đón tiếp tới an ninh và kỹ năng ứng phó cuộc họp. Nếu có bất cứ sự cố nào xảy ra cần khắc phục kịp thời. Hạn chế tối đa mức nguy hại tới sự kiện.
4. Lưu ý khi buổi họp kết thúc
Khi buổi họp kết thúc, ban tổ chức cần tiến hành họp để rút kinh nghiệm. Điều này nhằm mục đích đánh giá kinh nghiệm sau buổi họp. Ban tổ chức cần ngồi lại với nhau để bàn bạc và thảo luận từ khâu đón tiếp khách mời tới nội dung trong cuộc họp ra sao. Sau đó cần cảm ơn các nhà báo – người đã theo dõi tin tức của công ty.
Việc theo dõi lịch phát sóng, thông báo tin của cuộc họp trên truyền hình là cần thiết. Tiếp đến, cần lưu giữ các tài liệu, sản phẩm họp báo để các sự kiện về sau có kết nối với nhau.
Khi nào cần tổ chức họp báo?
Chúng ta thường thấy các sự kiện họp báo diễn ra hội tụ đông đủ các phóng viên, ban lãnh đạo. Vậy một sự kiện báo chí diễn ra nhằm mục đích gì. Sự kiện họp báo cần tổ chức để quảng bán sản phẩm hoặc đưa thông tin mới về dịch vụ của đơn vị cho người tiêu dùng. Một cuộc họp báo diễn ra được xem là hình thức quảng bá nhanh và chất lượng.
Thông qua sự kiện họp báo các phóng viên sẽ đưa tin, bài viết về sản phẩm hoặc dịch vụ doanh nghiệp. Từ đó tiếp cận gần hơn đối với khách hàng hướng tới. Nên khi doanh nghiệp, công ty có sản phẩm mới ra mắt hay dịch vụ gì đó người ta sẽ tiến hành họp báo.
Vì vậy, khi cần họp báo chính là lúc đơn vị công ty doanh nghiệp chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới. Đây là hình thức quảng bá giúp tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất.
Những chia sẻ hữu ích về các điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện họp báo đều nêu qua các mục trên. Qua bài viết bạn sẽ biết được lúc nào cần tổ chức họp báo. Mong rằng bài viết mang tới những kiến thức hữu ích nhất cho bạn.
Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)
Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282