Những lưu ý khi tổ chức Team Building cần tránh

Tổ chức team building là hoạt động tập thể mang tính đồng đội và đoàn kết. Để tổ chức được một buổi Team Building thành công, đòi hỏi những người trong ban điều hành phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để hạn chế tối đa những rủi ro không đáng có. Dựa trên kinh nghiệm của Hi-Event, những lưu ý trong quá trình tổ chức team building dưới đây sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai sót nhất.

Những lưu ý tổ chức chương trình Team Building cần tránh

1. “Tổ chức Team Building nên đi đâu” khảo sát địa điểm

Địa điểm tổ chức là một yếu tố quan trọng nhất quyết định hoạt động Team Building có thể diễn ra suôn sẻ được hay không. Để lựa chọn được một địa điểm thích hợp, bạn nên khảo sát trên nhiều địa hình khác nhau.

Bên cạnh đó, tham khảo nhiều ý kiến của người có kinh nghiệm dựa trên các tiêu chí như: trò chơi bạn tổ chức trên cạn hay dưới nước, nhóm đi cùng có bao nhiêu người, không gian phải thoải mái để chạy nhảy hay đề cao sự ấm cúng.

Đừng bỏ lỡ: Cách tổ chức Team Building hiệu quả nhất.

2. Lưu ý về nhân lực trong chương trình Team Building

Một trong những lưu ý khi tổ chức Team Building cần tránh thì nhân lực là rất quan trọng. Nếu không chuẩn bị tốt về mặt nhân lực, hoạt động Team Building của bạn sẽ không thể trọn vẹn. Nguồn nhân lực vừa đủ nhưng phải phân chia nhiệm vụ sao cho hiệu quả và phù hợp nhất. Bạn cần xác định rõ những trò chơi mà mình sẽ tổ chức cũng như số lượng người tham dự. Từ đó, tiến hành bố trí người điều hành, dẫn chương trình, ánh sáng, đạo cụ trò chơi, trang trí sân khấu …

3. Những rủi ro đối với sức khỏe người chơi

Nếu bạn đã chuẩn bị tổ chức chương trình Team Building rất chu đáo nhưng không cân nhắc những yếu tố ảnh hưởng đến người chơi thì chương trình của bạn cũng không thể thực hiện đến cuối cùng được.

Bài viết được xem nhiều nhất: Ý tưởng tổ chức Team Building hấp dẫn và độc đáo.

4. Sự ảnh hưởng từ thời tiết

Thông thường, để tạo ra sự thoải mái cho người chơi, các hoạt động Team Building sẽ được tổ chức ngoài trời. Chính vì vậy mà thời tiết nắng mưa thất thường có tác động không nhỏ đến những trò chơi trong chương trình. Do đó, bạn cần xem xét thời tiết kỹ lưỡng trước và trong ngày diễn ra Team Building.

Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và chu đáo, bạn nên đưa ra phương án dự phòng với những trò chơi trong nhà sẵn sàng nếu có bất lợi thời tiết xảy đến.

5. Di chuyển trong chương trình Team Build

Trong những lưu ý khi tổ chức Team Building cần tránh thì di chuyển là vấn đề khó khăn nhất. Thực tế, sức khỏe của nhiều người không thích hợp để di chuyển đường dài hay bị say xe, say máy bay. Vì thế, bạn nên thống nhất phương thức di chuyển trong quá trình chương trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc để người tham gia có thể chuẩn bị trước và chuẩn bị tinh thần cho mình.

6. Rủi ro về thời gian

Với kinh nghiệm của Hi – Event, các trò chơi trong hoạt động Team Building tiêu tốn rất nhiều thời gian và thường không khớp so với dự tính ban đầu. Vì thế, bạn nên cân nhắc vấn đề thời gian của các trò chơi để những người tham gia cảm thấy thoải mái và vui vẻ nhất. Một chương trình hoàn hảo đề cao tâm lý của người chơi hơn là thành tích hoạt động.

7. Vấn đề thiếu đạo cụ trong trò chơi

Sẽ ra sao nếu các trò chơi của bạn rất sáng tạo và vui vẻ nhưng đạo cụ chuẩn bị lại không đủ để cả nhóm thực hiện trò chơi đó? Đạo cụ góp phần giúp người chơi cảm thấy hứng thú hơn, giảm bớt sự nhàm chán. Vì thế, ban tổ chức cần sắp xếp một đội nhân sự riêng biệt để chuẩn bị đạo cụ trong các trò chơi chu đáo và an toàn nhất.

Xem thêm: Mẫu Team Building backdrop đẹp và ấn tượng cho chương trình.

Trước khi hoạt động Team Building diễn ra, đội ngũ phụ trách đạo cụ nên kiểm tra lại một lần nữa để bảo đảm cho sự thống nhất và đầy đủ.

8. Lập danh sách rõ ràng các việc cần làm

Có rất nhiều những sai sót xảy ra do người đứng đầu Team Build không nắm được hệ thống của chương trình. Những việc cần làm thì không nhớ để chuẩn bị khiến hoạt động bị rối loạn và đứt quãng. Do đó, để chắc chắn thì bạn nên có riêng một danh sách những việc cần chuẩn bị trước, cần thực hiện khi chương trình diễn ra và làm gì khi kết thúc chương trình. Nhờ đó, chương trình của bạn sẽ diễn ra thông suốt và hoàn hảo nhất.

Các loại chi phí tổ chức Team Building cần chú ý

Dưới đây là 6 chi phí mà Hi – Event đánh giá là quan trọng hàng đầu trong một chương trình Team Building:

1. Chi phí sân bãi

Thực tế thì sân bãi là yếu tố đầu tiên giúp bạn thực hiện mọi hoạt động trong chương trình trơn tru và thành công nhất. Đầu tư cho sân bài là chi phí bắt buộc nếu bạn không có sẵn một không gian văn phòng rộng lớn hay sân vườn phù hợp. Bạn có thể chọn các địa điểm du lịch tổ chức Team Building nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đi du lịch như: bờ biển, trên núi, bãi đất trống, sân vận động…

• Dựa trên diện tích và chất lượng, chi phí sân dự tính: 800 000 – 10 000 000 VNĐ.

2. Chi phí ý tưởng – kịch bản cho chương trình

Các doanh nghiệp chuyên nghiệp thường lựa chọn giải pháp thuê viết kế hoạch chương trình để có được một kịch bản hoàn chỉnh và sáng tạo nhất. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng dịch vụ này. Lúc này bạn sẽ có được kịch bản đặc biệt của riêng mình, hấp dẫn những người tham gia.

• Dựa trên những tiêu chuẩn trong chương trình, chi phí kịch bản giao động: 500 000– 8 000 000 VNĐ

3. Chi phí dụng cụ trò chơi Team Building

Với những trò chơi đòi hỏi mức độ phức tạp và chuẩn bị đạo cụ chi tiết thì chi phí đạo cụ bắt buộc phải được bạn cân nhắc đến. Mỗi trò chơi sẽ cần một số dụng cụ nhất định tương ứng với số lượng người tham gia. Vì thế, bạn nên xem xét kỹ trò chơi trong chương trình để chuẩn bị đạo cụ phù hợp.

Với những trò chơi đơn giản, đạo cụ có thể làm từ thủ công thì nên tự thực hiện để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

• Nếu bạn muốn luôn một bộ đạo cụ thì giá sẽ giao động trong khoảng 3 000 000 – 5 000 000 VNĐ
• Bạn có thể đi thuê dụng cụ với giá rẻ hơn từ 300 000 – 800 000 VNĐ.

4. Chi phí âm thanh, ánh sáng

Âm thanh, ánh sáng là một chi phí bắt buộc quan trọng không kém chi phí bạn bỏ ra thuê sân bãi. Thực tế, ít nhất bạn cần một chiếc loa và mic để cho MC khuấy động không khí chương trình.

Ngoài ra, ánh sáng không chỉ giúp thắp sáng không gian mà còn mang ý nghĩa thẩm mỹ cho chương trình. Bạn có thể thuê trọn gói dịch vụ tổ chức Team Building hoặc thuê riêng một đơn vị phụ trách âm thanh ánh sáng.

• Chi phí âm thanh ánh sáng cần thiết trong khoảng: 500 000 – 1 000 000 VNĐ

5. Chi phí MC

Người dẫn dắt một hoạt động Team Building phải thể hiện được sự năng động của mình. Những khả năng khơi gợi sự hứng thú bên trong người chơi. Để có được một người dẫn dắt tốt, chi phí chi trả cho mc không hề nhỏ nhưng cũng phải cân nhắc hợp lý trong toàn chương trình.

Nếu phải thuê MC, bạn nên thỏa thuận giá dựa trên thời gian làm việc và yêu cầu làm việc cơ bản hay nâng cao.

• Chi phí dự tính riêng cho người MC vào khoảng: 500 000 – 5 000 000 VNĐ.

6. Chi phí hỗ trợ viên

Những người hỗ trợ sự kiện là người quyết định đến sự chuẩn bị cho chương trình có chu đáo hay không. Họ sẽ là người chuẩn bị trang trí, hỗ trợ âm thanh, điều chỉnh ánh sáng, chuẩn bị hậu cần…. Do đó, bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của 3 – 5 người cho một chương trình để đạt được sự thành công trọn vẹn nhất.

• Doanh nghiệp cần chi trả cho một hỗ trợ viên trong khoảng 350.000 – 500.000 VND/người/ngày

Dịch vụ tổ chức Team Building chuyên nghiệp

Ngoài việc, xem bài viết về lưu ý khi tổ chức Team Building cần tránh thì bạn có thể tìm đến công ty tổ chức Team Building chuyên nghiệp để hỗ trợ. Hi – Event được biết đến là nhà hoạch định và tổ chức sự kiện uy tín nhất hiện nay.

Với đội ngũ nhân viên trẻ trung, chuyên nghiệp. Hi – Event luôn đặt cái tâm của mình trong từng hoạt động của chương trình. Với mục đích là nhằm mang đến cho doanh nghiệp của bạn những giờ vui chơi thư giãn và vui vẻ nhất. Tất cả những khách hàng đã làm việc với chúng tôi luôn cảm thấy hài lòng. Và tin tưởng lựa chọn dịch vụ ở những lần sau nữa. Ngoài ra, chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhưng giá thành rất hợp lý.

Trên đây là những lưu ý của Hi-Event muốn gửi đến cho bạn trong quá trình tổ chức chương trình Team Building. Hy vọng đã giải đáp được những vấn đề bạn đang thắc mắc cũng như giúp bạn có được một chương trình tuyệt vời nhất.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282