Những yếu tố cần lưu ý về địa điểm tổ chức lễ khánh thành

Việc tổ chức một lễ khánh thành cần nhiều yếu tố từ cách tổ chức, nội dung thực hiện, khách mời,… Và địa điểm cũng là một trong những khâu cực kỳ quan trọng. Để chọn địa điểm tổ chức lễ khánh thành cần có nhiều lưu ý. Như vậy sẽ đảm bảo thành công trọn vẹn. Hãy tham khảo bài viết sau để biết những lưu ý về cách chọn địa điểm khánh thành.

Một số điều cần lưu ý về địa điểm tổ chức lễ khánh thành

Tổ chức lễ khánh thành là sự kiện quan trọng của các công ty, doanh nghiệp lớn. Đây được xem là mốc đánh dấu chặng đường kinh doanh, hoạt động của công ty. Nên mọi vấn đề trong sự kiện cần tính toán kỹ lưỡng. Trong đó vấn đề địa điểm hết sức quan trọng cần lưu ý các điều sau:

1. Lưu ý không gian dành cho sân khấu

Một sự kiện lớn diễn ra điều chắc chắn sẽ có các màn biểu diễn. Nên không gian sân khấu rất quan trọng. Không gian này vừa để biểu diễn các màn ca hát và là nơi để trao đổi, chia sẻ thông tin sự kiện. Sân khấu là nơi để diễn ra mọi hoạt động sự kiện. Nên nơi này tập trung nhiều sự chú ý từ phía báo chí cũng như khách mời.

Đừng bỏ lỡ bài viết: Kinh nghiệm tổ chức lễ khánh thành từ các chuyên gia chuyên nghiệp.

Vì thế, không gian sân khấu cần phải đặt lên hàng đầu. Khu vực này sẽ tổ chức phải cẩn thận. Đảm bảo đầy đủ mọi điều kiện để diễn ra tốt nhất. Đặc biệt cần bố trí sân khấu tiện cho việc trưng bày các platform, dụng cụ trang trí, trưng bày banner.

Phần sân khấu cần có diện tích hợp với tính chất các hoạt động sự kiện ở trên. Như vậy khách mời mới dễ dàng quan sát đầy đủ cả sân khấu. Khách ngồi ở vị trí nào cũng xem được toàn sân khấu. Đây là điều cần lưu ý để khách nắm rõ được mọi hoạt động đang diễn ra.

2. Địa điểm đáp ứng không gian khách mời

Ở buổi lễ khánh thành khách mời đóng vai trò quan trọng. Khách mời cần có đối tác báo chí, truyền thông. Như vậy sẽ thuận tiện với buổi lễ quảng bá thông tin. Khi tìm địa điểm bạn cần lưu ý nơi có thể phân chia từng khu vực, khán đài riêng. Điều này đảm bảo việc sắp xếp cũng như phân bố từng đối tượng khách mời trở nên dễ dàng hơn.

Nếu như không gian không đủ sẽ gây ra nhiều vấn đề và để lại ấn tượng không tốt. Khi bố trí không gian cần tránh việc không đủ chỗ cho khách mời. Có như vậy bộ mặt công ty, doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.

Tìm hiểu thêm: Mẫu kịch bản tổ chức lễ khánh thành nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

3. Địa điểm dự phòng trong thời tiết xấu nhất

Không phải lúc nào thời tiết cũng biết chiều lòng người. Nên hãy đảm bảo địa điểm bạn lựa chọn có thể dự phòng nếu điều kiện thời tiết xấu. Địa điểm tổ chức khánh thành ngoài trời thường được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bởi việc kết hợp hay cách bố trí sẽ tự nhiên và đẹp. Mang tới cho người tham gia sự kiện cảm giác dễ chịu.

Nhưng khí hậu nước ta khá bất thường, là nước khí hậu nhiệt đới. Nên hãy đảm bảo buổi lễ diễn ra suôn sẻ. Việc cân nhắc tới biện pháp dự phòng khi thời tiết xấu là cần thiết. Bạn có thể lưu ý tới địa điểm tổ chức có hệ thống tránh nắng mưa, mái che.

4. Dịch vụ hỗ trợ được đảm bảo

Một địa điểm diễn ra lễ khánh thành cần phải đảm bảo những yếu tố sau:

• Nơi gửi xe rộng rãi cần có sự quản lý của hệ thống an ninh. Chỗ gửi xe cần đáp ứng đủ lượng phương tiện tới tham dự sự kiện, tránh ùn tắc khi tham gia giao thông.
• Khu kho bãi phải thuận tiện để thực hiện chương trình. Đồng thời đảm bảo an ninh, giúp sự kiện diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.
• Khu vực cho nhân viên, ban tổ chức nên bố trí ở vị trí cánh gà sân khấu. Ở khu vực này sẽ hỗ trợ thực hiện mọi vấn đề ở bên trong. Như vậy giúp quá trình thực hiện trở nên thuận tiện, tăng chất lượng công việc hơn.

Có thể bạn quan tâm: Những ý tưởng tổ chức khánh thành độc đáo nhất.

Một số lưu ý khác khi tổ chức lễ khánh thành

Ngoài địa điểm tổ chức lễ khánh thành còn nhiều vấn đề khác cần lưu ý. Những vấn đề này gộp lại sẽ tạo nên sự thành công của buổi lễ. Cụ thể cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Đối tượng khách hàng tham gia sự kiện. Cần xác định đúng đối tượng khách hàng để xây dựng kế hoạch cụ thể buổi lễ. Xác định số lượng, đối tượng khách là cần thiết.
• Chuẩn bị hệ thống từ ánh sáng, kiểm tra kỹ hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị. Đảm bảo quá trình diễn ra buổi lễ không có sự cố đáng tiếc nào. Đặc biệt là dàn âm thanh cần đảm bảo chất lượng.
• Hoạt động diễn ra xuyên suốt sự kiện cần được lên kế hoạch chi tiết. Từ những màn biểu diễn đầu chương trình cho tới các phần diễn ra trong suốt sự kiện. Tất cả cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Đây là phần có vẻ không quan trọng nhưng đó lại là yếu tố thu hút khách mời chú ý các nội dung sự kiện.

Những điều cần lưu ý về địa điểm tổ chức lễ khánh thành đều chia sẻ qua các mục xem. Mong rằng sau khi xem xong bài viết bạn sẽ có cách tổ chức sự kiện thành công nhất.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282