Mẫu giấy mời hội nghị khách hàng bao gồm những gì?

Muốn tổ chức một hội nghị khách hàng, việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị đó là lên danh sách khách mời. Sau đó, gửi cho họ giấy mời để mời họ đến tham gia hội nghị. Vậy mẫu giấy mời hội nghị khách hàng bao gồm những gì? Cùng theo dõi thôi nào.

Nội dung cần thiết trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng

Mẫu giấy mời hội nghị khách hàng bắt buộc phải có những nội dung chính sau đây:

1. Tên khách hàng, đối tượng tham dự

Đây là nội dung cần có đầu tiên trong bất cứ một mẫu giấy mời nào, không riêng gì mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Ghi rõ tên khách hàng trong giấy mời sẽ khiến họ cảm thấy được tôn trọng. Từ đó, gia tăng niềm tin giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc ghi tên tuổi của cá nhân, tập thể được mời tới hội nghĩa cũng giúp phân loại khách hàng. Đâu là khách hàng cá nhân, đâu là khách hàng tập thể. Để từ đó, quản lý lượng khách mời chính xác hơn.

>>> Bạn có muốn biết nhiều thông tin hay hơn nữa về tổ chức hội nghị khách hàng không? hãy click vào để theo dõi

2. Tên công ty tổ chức, tên chương trình hội nghị

Sau khi đã thông tin chính xác phần khách hàng, tiếp theo sẽ là các thông tin chi tiết về hội nghị, công ty, đơn vị tổ chức…

Khi nhận được giấy mời, khách hàng sẽ biết được công ty nào đang mời họ đi dự hội nghị. Đồng thời, họ cũng nắm rõ được chương trình hội nghị ra sao.

3. Địa điểm, thời gian

Đây là những thông tin vô cùng quan trọng, bắt buộc phải có trong bất cứ mẫu giấy mời nào. Nếu không cho biết địa điểm tổ chức, khách hàng chẳng biết tìm đến đâu để tham gia. Nếu không rõ thời gian tổ chức, khách hàng sẽ khó lòng sắp xếp được công việc để đến đúng giờ.

4. Nội dung chương trình

Một số nội dung chính của chương trình nên được trình bày trong mẫu giấy mời hội nghị khách hàng. Để từ đó, khách hàng có thể nắm sơ qua về những nội dung ấy. Nếu khách hàng nào tâm huyết, có thể đưa ra các ý kiến góp ý cho việc tổ chức hội nghị.

5. Thông tin liên hệ

Phần này, các bạn nên ghi rõ thông tin liên hệ của người tổ chức hội nghị như số điện thoại, email… Điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng thắc mắc hỏi đáp hoặc liên hệ khi cần tư vấn.

>>> Giải đáp thắc mắc: Làm thế nào để tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả?

Các bước chuẩn bị giấy mời hội nghị khách hàng

Để có thể chuẩn bị giấy mời chu đáo, bạn bạn thực hiện theo các bước dưới đây.

1. Xác định nội dung, thông điệp truyền tải trong giấy mời

Việc giấy mời có ghi rõ nội dung, có trình bày đẹp mắt hay không ảnh hưởng rất lớn tới khách hàng. Vì thế, bạn cần chuẩn bị bước này thật kỹ càng, chu đáo.

Trong giấy mời, bạn cần đưa đầy đủ, ngắn gọn các thông tin cơ bản về hội nghị. Chủ đề của hội nghị ra sao? Mục đích tổ chức là gì? Tất cả cần được sáng rõ.

Thứ hai, nội dung giấy mời cần trình bày sao cho hợp lý, bắt mắt, dễ nhìn. Ngoài ra, bạn cũng cần đảm bảo giấy mời có phong cách riêng, độc đáo, sáng tạo nhưng vẫn đầy trang trọng.

2. Xác định người nhận

Một danh sách khách mời cụ thể là điều bắt buộc phải có nếu muốn tổ chức hội nghị khách hàng. Việc nắm rõ đối tượng khách hàng, khách mời sẽ giúp doanh nghiệp liệt kê đầy đủ khách mời, tránh trường hợp sai sót.

Xem thêm: Những chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng cần có.

3. Phác thảo thư mời dự hội nghị khách hàng

Khi đã có các thông tin cơ bản như danh sách khách mời, nội dung hội nghị, bạn nên phác thảo mẫu thư mời tiếp theo. Tốt hơn hết, các bạn nên chuẩn bị khoảng 2 3 mẫu thư mời. Mỗi mẫu đều cần đáp ứng được các yêu cầu về phong cách, kiểu dáng. Từ những mẫu đó, doanh nghiệp cân nhắc, chọn cho mình một mẫu đẹp nhất.

4. Kiểm tra thư mời dự hội nghị khách hàng

Một hội nghị khách hàng sẽ gồm rất nhiều khách hàng. Vì thế, để đảm bảo không bị sai sót, bị thiếu khách mời, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ phần thư mời. Hãy đảm bảo rằng chúng đã được chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố:

• Ghi rõ mọi thông tin khách hàng.
• Đảm bảo những thông tin chức vụ, tên đệm, họ cần được chính xác. Chỉ cần các thông tin này không chính xác, khách hàng sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng. Đồng thời, họ sẽ cảm thấy doanh nghiệp làm việc thiếu chuyên nghiệp. Từ đó, mất niềm tin doanh nghiệp, sản phẩm.
• Đảm bảo hình ảnh sử dụng trong thư mời rõ ràng, không mờ nhòe, sai sót.
• Số lượng thư mời đã đúng, đủ với danh sách khách mời hay chưa.

5. Tiến hành gửi thư

Khi tất cả các yếu tố này đã đầy đủ, chính xác, bạn có thể thực hiện bước gửi thư mời tới khách hàng.

Đây là bước cuối cùng trong quá trình chuẩn bị thư mời hội nghị. Công đoạn này mà sai sót thì tất cả những thông tin trên cũng như không. Cụ thể: đối tượng nhận, địa chỉ của cá nhân, tổ chức được mời.

Chú ý: Thư gửi phải trước ít nhất 1 tuần so với thời điểm tổ chức. Điều này sẽ giúp khách mời có thể thu xếp thời gian tới tham gia. Ngoài ra, cũng để hạn chế những rủi ro gặp phải trong quá trình gửi thư để doanh nghiệp có thể kịp thời khắc phục.

Bỏ túi ngay: Cách lựa chọn mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng đẹp mắt.

Hình thức gửi thư mời hội nghị khách hàng hiệu quả

1. Gửi thư trực tiếp 

Các công ty, doanh nghiệp có thể gửi thư bằng hình thức trực tiếp. Tức là cử nhân sự đến tận nơi làm việc của khách mời để gửi. Việc gửi này, nó sẽ đảm bảo được sự trân trọng của doanh nghiệp đối với khách hàng của mình. Bên cạnh đó cũng khẳng định được là khách hàng của mình đã nhận được thư mời. Nắm rõ thông tin về thời gian, địa điểm cũng như đối tượng tổ chức hội nghị để tới tham dự.

2. Gửi thư mời qua các thiết bị điện tử

Tùy gửi thư mời bằng hình thức trực tiếp thể hiện được sự trân trọng tuyệt đối nhưng nó lại tốn rất nhiều thời gian. Thay vào đó thì nhiều công ty, doanh nghiệp tiến hành gửi thư mời qua các thiết bị điện tử: điện thoại, máy tính, gmail.

Trước khi gửi thư, doanh nghiệp cần soạn đầy đủ nội dung cần thiết gửi cho khách hàng qua số điện thoại của họ. Bên cạnh đó, cũng có thể yêu cầu các bộ phận nhân sự, chăm sóc khách hàng thực hiện gọi điện trực tiếp để mời khách hàng. Có thể gửi qua E-mail cho khách hàng. Cách thức gửi thư này giúp công ty tiết kiệm chi phí, tiện lợi mà vẫn gửi được đầy đủ thông tin cũng như hình ảnh đẹp cho khách mời.

3. Gửi thư mời qua hình thức truyền thông

Những công ty, doanh nghiệp lớn, có số lượng khách hàng đông thì có thể gửi thư mời bằng các phương tiện truyền thông: quảng cáo trên tivi, báo chí, các trang mạng xã hội,… Cách thức này giúp doanh nghiệp gửi đến nhiều người.

Hội nghị khách hàng có thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào phần chuẩn bị giấy mời. Chắc hẳn các bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi mẫu giấy mời hội nghị khách hàng bao gồm những gì rồi phải không nào? Hi vọng, các bước chuẩn bị giấy mời chúng tôi vừa thông tin hữu ích cho các bạn!

Mọi thông tin, nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với Hi-Event để được tư vấn và hỗ trợ.

Chúc các bạn tổ chức hội nghị khách hàng thành công tốt đẹp.

Mọi nhu cầu, thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282