Lựa chọn mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng đẹp cho doanh nghiệp

Bất cứ sự kiện nào của doanh nghiệp muốn diễn ra được thành công cũng phải lên kế hoạch tổ chức thật chặt chẽ. Tổ chức hội nghị khách hàng cũng không nằm ngoài. In thiệp mời hội nghị khách hàng cũng là một khâu của tổ chức hội nghị khách hàng. Vậy nên việc chọn mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng đẹp mắt là việc làm rất quan trọng.

>>Cùng xem nhiều thông tin bổ ích về tổ chức hội nghị khách hàng tại đây.

Lựa chọn in thiệp mời hội thảo phù hợp

Thiệp mời là bộ mặt của sự kiện, hội nghị. Nó không chỉ ảnh hưởng tới hình ảnh công ty mà còn ảnh hưởng tới quyết định của người nhận. Vậy nên việc lựa chọn in thiệp mời phù hợp là khâu rất quan trọng trong tổ chức sự kiện giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.

Một chiếc thiệp mời hội thảo phù hợp khi hội tụ các yếu tố: Chất liệu, kích thước, thiết kế trong và ngoài, nội dung. Tùy theo từng sự kiện hội thảo và mục đích của sự kiện mà ta có sự lựa chọn cho phù hợp. Tất nhiên là khi có chất liệu giấy tốt, thiết kế đẹp, nội dung phù hợp thì sẽ tạo nên một tấm thiệp tuyệt vời.

Với các hội thảo phổ thông, để tiết kiệm chi phí cho phù hợp. Chỉ cần nội dung hay và thiết kế đẹp được in trên giấy bình thường cũng đủ tạo ấn tượng cho khách mời. Với những hội thảo tầm cơ, đẳng cấp cao thì phải in trên chất liệu cao cấp hơn để nâng cao được giá trị của sự kiện này.

Thiết kế bên trong và ngoài của mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng

Thiệp mời, bản thân nó đã tạo cho người ta cảm giác được trân trọng khi được nhận thiệp mời. Nhưng một chiếc thiệp mời truyền thống lại khó có sức hút bằng chiếc thiệp mời sáng tạo và bắt mắt. Nó sẽ truyền tải thông điệp của bạn đi xa hơn nhiều.

1. Thiết kế ngoài

Hình ảnh luôn là cái kích thích chúng ta đầu tiên, cũng là cái khiến khách mời cảm nhận được đầu tiên khi nhận tấm thiệp mời. Vì vậy khâu thiết bên ngoài là khâu quan trọng nhất.

Khâu thiết kế bên ngoài đảm bảo những điều kiện sau:

• Thiết kế thiệp mời dễ nhận diện, thiết kế làm sao cho người nhận nhìn từ bên ngoài là đã biết được mời cho sự kiện hội nghị khách hàng. 
• Không dùng quá nhiều phông chữ.
• Tên hội nghị được in đậm.
• Thiết kế thiệp mời có màu sắc chủ đạo phù hợp với sự kiện của doanh nghiệp. 
• Hình ảnh, các chi tiết đẹp mắt và rõ ràng. Có kèm theo hình ảnh biểu tượng đặc trưng của doanh nghiệp
• Phù hợp với đối tượng hướng đến. Đối tượng mời của doanh nghiệp là ai thì sẽ có kiểu thiết kế phù hợp.

Có thể bạn quan tâm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.

2. Thiết kế trong

Mặt trong là mặt sẽ in những thông tin nội dung quan trọng cần cung cấp cho khách hàng được mời nên cũng rất quan trọng.

Mặt trong giấy mời hội nghị khách hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

• Thiết kế sao cho nội dung bên trong đầy đủ những thông tin, được sắp xếp theo thứ tự hợp lý.
• Phông chữ khác nhau để khách mời dễ dàng có thể ghi nhớ những thông tin chính. Nhưng cũng không nên lạm dụng quá nhiều phông chữ, căn chỉnh rõ ràng, cân đối.
• Màu sắc phù hợp để bật lên nội dung ghi trên tấm thiệp. Màu sắc nhẹ nhàng hơn màu sắc bên ngoài tấm thiệp.
• Hình ảnh, các chi tiết đẹp mắt và rõ ràng.

Chất liệu và kích thước mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng

Việc chọn chất liệu và kích thước cũng là vấn đề cốt yếu trong việc thiết kế và tạo nên một tấm thiệp phù hợp với hội nghị khách hàng của doanh nghiệp.

1. Chất liệu

Chọn chất liệu in thiệp quyết định đến chi phí in ấn và ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp. Tùy ý tưởng, mong muốn, tài chính của doanh nghiệp mà lựa chọn chất liệu giấy in.

Các loại giấy in mà các doanh nghiệp hay sử dụng nhất hiện nay: 

Giấy Bristol

• Thường định lượng ở mức 230 – 350g/m2.
• Là loại giấy bìa không được tráng phủ, 2 mặt tráng láng trắng tạo được hiệu quả in ấn cao.
• Loại giấy này có độ bóng, mịn cao, bám mực tốt nên khá thích hợp cho in phong bì, tờ rơi, giấy mời, thiệp mời…

Chia sẻ ngay: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng hấp dẫn.

Giấy Couche

• Định lượng vào khoảng 80-350g/m2.
• Có bề mặt láng bóng, mịn, in rất bắt mắt và sáng. 
• Có độ cứng cao và chắc cho hiệu ứng tuyệt vời và phù hợp với nhiều công nghệ in khác nhau.

Giấy Ford

• Là giấy a4 văn phòng, định lượng 70-80-90g/m2.
• Trong các sự kiện cỡ trung bình thì nhiều doanh nghiệp cũng lựa chọn giấy Ford để in thiệp mời.
• Giấy có bề mặt nhám, bám mực tốt. Vì vậy, khi được thiết kế đẹp mắt, thiệp mời bằng giấy Ford cũng sẽ tạo được những ấn tượng tốt với khách mời.
• Loại giấy này không được cao cấp như giấy Bristol, giấy Couche…

Giấy Crystal

• Loại giấy này rất lán bóng, như có một lớp phủ keo bóng.
• Một mặt của giấy nám…

Giấy mỹ thuật

• Mặc dù giấy Bristol, giấy Couche, giấy Ford hay được sử dụng để in thiệp mời. Nhưng nếu là một sự kiện quan trọng cần thể hiện đẳng cấp của doanh nghiệp. Lúc này giấy mỹ thuật cao cấp lại là loại được ưu tiên lựa chọn. 
• Giấy mỹ thuật có rất nhiều loại như: Giấy mỹ thuật có vân, gân hay họa tiết chìm, có mùi thơm hay không mùi… đều thể hiện được sự sang trọng và làm tăng giá trị của sự kiện.

2. Kích thước thư mời hội thảo phổ biến hiện nay

Mỗi sự kiện khác nhau thì kích thước thiệp mời cũng khác nhau. Lựa chọn kích thước phù hợp sẽ làm cho tấm thiệp đẹp hơn, ấn tượng hơn. 

Kích thước thiệp mời có thể điều chỉnh theo mong muốn. Các mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng thường được sử dụng kích thước vừa phải, lớn nhất chỉ là tờ A4. Về cơ bản kích thước thiệp mời hiện nay là khổ A3.

Kích thước thiệp mời cho các sự kiện hiện nay thường là: 10cm x 28cm, 10cm x 42cm, 15cm x 40cm, 9,5cm x 22cm, 12cm x 17cm, 15cm x 15cm…

Những nội dung có trong mẫu thư mời hội nghị khách hàng

Nội dung là những gì doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng, đối tác… được nhận thiệp mời. Có những nội dung bắt buộc và nội dung không bắt buộc.

1. Nội dung bắt buộc

Nội dung bắt buộc là phần nội dung không thể lược bỏ hay cắt bớt được. Nội dung bắt buộc phải ghi trong tấm thiệp mời hội nghị gồm:

• Tiêu đề:  Thư mời.
• Tên khách hàng : Ông/bà…
• Mục đích: Đến dự hội nghị khách hàng.
• Thời gian: Vào thời gian …
• Địa điểm:  Vào địa điểm…
• Lời cảm ơn: Chúng tôi cảm ơn…
• Chữ ký và con dấu của người đứng đầu công ty.

2. Nội dung thêm thắt trong thiệp mời

Bên cạnh nội dung bắt buộc chúng ta có những nội dung không bắt buộc, có thể thêm bớt tùy ý. Mẫu thư mời hội nghị khách hàng của doanh nghiệp thường có thêm những nội dung phụ. Nội dung này giúp người nhận thiệp mời khi đọc sẽ nắm bắt được nhiều thông tin. 

Nội dung thêm thắt trong thiệp mời hội nghị khách hàng của doanh nghiệp có thể là:

• Nội dung giới thiệu chung về công ty.

• Nội dung mục đích hội nghị.

• Nội dung quy mô hội nghị.

• Những hoạt động chính của hội nghị

• Những lưu ý khi đi dự hội nghị.
• Bản đồ thu nhỏ để khách mời tìm đến địa điểm công ty hay nơi tổ chức hội nghị dễ dàng hơn.

Hi-Event là địa chỉ tin cậy mà nhiều khách hàng tìm đến để thiết kế thiệp mời hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp. Ngoài ra Hi-Event còn có các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói giúp doanh nghiệp bạn yên tâm phát triển. Hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.

Mọi nhu cầu, thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282