Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo gồm những bước nào?

Tổ chức hội nghị hội thảo đã trở thành hoạt động thường niên của nhiều công ty, doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích tổ chức sẽ đưa ra các ý tưởng, cách tổ chức chương trình khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì tất cả đều diễn ra theo một mẫu quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết.

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo

Tốt nhất các công ty, doanh nghiệp hãy lên sẵn một bản kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết bao gồm 6 vấn đề:

1. Xác định ý tưởng cho chương trình

Trong bước này mỗi đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa ra các mục tiêu, mục đích cần phải đạt được sau chương trình hội thảo một cách rõ ràng, chính xác nhất. Điều này sẽ tạo lòng tin cho phía khách hàng hơn.

Bật mí: Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo hiệu quả nhất.

2. Lên nội dung cụ thể cho chương trình

Khi đã xác định cụ thể, rõ ràng các mục tiêu rồi. Việc tiếp theo mà bên người tổ chức hội nghị hội thảo cần phải tiến hành sắp xếp, chỉnh sửa các nội dung trong chương trình một cách hợp lý, chính xác nhất.

3. Xác định thời gian và địa điểm

Điều này sẽ tùy thuộc vào số lượng, thành phần tham gia, quy mô tổ chức hội nghị hội thảo mà bạn sẽ lựa chọn được một địa điểm phù hợp. Tuy nhiên, cần phải đảm bảo vấn đề an ninh tốt, giao thông đi lại thuận tiện…

Hãy cố gắng lên lịch thời gian tổ chức cụ thể, rõ ràng nhất sau đó thông báo trước các thành phần tham dự hội nghị hội thảo. Việc đặt lịch, thời gian tổ chức cũng là chiến thuật PR từ phía công ty.

4. Dự kiến đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo

Khi đã xác định rõ ràng địa điểm, nội dung, công việc liên quan rồi việc tiếp đến là lên bản danh sách đơn vị phối hợp, hỗ trợ tổ chức hội nghị hội thảo. Nên làm một bản danh sách thật chi tiết, cụ thể hoạt động sẽ diễn ra trong suốt chương trình. Việc thực hiện tốt công việc này sẽ giúp các hoạt động, tiết mục biểu diễn diễn ra thông suốt, trơn tru nhất.

5. Lên phương án dự phòng

Rất nhiều trường học kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo có nhiều sự sai lệch, sai sót so với thực tế diễn ra. Cho nên cần có một kế hoạch dự phòng trường hợp bất ngờ xảy ra. Thử đặt ra một ví dụ như buổi hội nghị hội thảo đang diễn ra bình thường thì đột ngột gặp phải sự cố bị cắt điện lúc đó bạn phải dự phòng sẵn máy phát điện từ trước.

6. Dự trù kinh phí của chương trình

Bạn cần phải ước lượng được khoản kinh phí để tổ chức hội nghị hội thảo rơi vào tầm bao nhiêu. Đặc biệt, phải biết cân bằng giữa chất lượng chương trình và khoản kinh phí tổ chức. Làm sao đảm bảo buổi hội nghị hội thảo được diễn ra thành công trong khoảng chi phí hợp lý nhất.

Mách bạn: Những chi phí tổ chức hội nghị hội thảo cần thiết.

Chuẩn bị chương trình tổ chức hội nghị hội thảo

Thông thường trước ngày tổ chức hội nghị hội thảo cần chuẩn bị, sắp xếp, thực hiện một số hạng mục như sau:

• Khu vực tiếp đón khách mời: Bàn trà, lễ tân…
• Khu vực dưới sân khấu: Bố trí ghế cho đơn vị truyền thông, ban thư ký, khách mời tham gia…
• Khu vực sân khấu: Màn chiếu, máy chiếu, phông màn, thiết bị âm thanh ánh sáng, bàn ghế ngồi cho chủ trì hội nghị hội thảo…
• Trang trí: Hoa tươi, khẩu hiệu, băng rôn, banner…
• Thiết bị, dụng cụ: Máy phát điện, quạt công nghiệp, bộ đàm…
• Trang phục: Thẻ ra vào, trang phục cho từng bộ phận khác nhau như văn nghệ, MC, ban tổ chức…
• Đồ ăn, nước uống: Đồ ăn nhẹ như trà, nước uống, cafe, bánh kẹo, hạt dưa… Tiệc mặn phụ thuộc thời gian, địa điểm, quy mô chương trình.

Mẫu các bước quy trình tổ chức hội nghị hội thảo thành công

Muốn tổ chức hội nghị hội thảo thành công, ấn tượng cần phải đáp ứng được 7 bước tiến hành như sau:

• Bước 1: Đón tiếp khách mời tham dự
• Bước 2: Phía MC sẽ giới thiệu sơ qua chương trình, thành phần đại biểu, tuyên bố lý do buổi hội nghị hội thảo.
• Bước 3: Đại diện khách mời đứng lên phát biểu khai mạc
• Bước 4: Đi đến nội dung chương trình chính
• Bước 5: Bố trí văn nghệ, nghỉ giữa giờ, ăn uống nhẹ
• Bước 6: Đại diện khách mời đứng ra phát biểu bế mạc chương trình.
• Bước 7: MC tuyên bố kết thúc hội nghị hội thảo.

Tìm hiểu thêm: Một số hình thức tổ chức hội nghị hội thảo hiện nay.

Kết thúc chương trình hội nghị hội thảo

Khi chương hội nghị hội thảo đã kết thúc các bạn cần phải:

1. Dọn Dẹp Chương Trình

Tháo dỡ, thu dọn thiết bị dụng cụ, đứng ra dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện. Sắp xếp, kiểm tra, nghiệm thu các đồ thuê mượn.

2. Quyết Toán Các Khoản Thu Chi

Thực hiện thanh toán các khoản chi liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị hội thảo. Thường sẽ bao gồm các khoản như áp phích, banner băng rôn, địa điểm thuê, nước uống, đồ ăn, quà cáp…

3. Đánh Giá Kết Quả & Báo Cáo  

Sau mỗi chương trình bạn cần viết một bản báo cáo tổng thể từ đó đưa ra các ưu điểm đã làm được hay khuyết điểm chưa làm được. Đây chính là cơ sở để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức hội nghị hội thảo sau.

Trên đây là toàn bộ thông tin chính về mẫu quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết mà Hi – Event tổng kết lại. Hy vọng chúng sẽ giúp ích hơn cho các bạn trong quá trình thực hiện. Nếu như muốn biết thêm thông tin gì có thể liên hệ trực tiếp đến Hi – Event để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282