Quy trình tổ chức hội thảo thành công

Sự kiện hội thảo là một sự kiện rất phổ biến hiện nay được tổ chức nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế việc tổ chức hội thảo đòi hỏi phải trải qua rất nhiều hạng mục khác nhau. Tuy nhiên nên thực hiện quy trình tổ chức hội thảo như thế nào để đạt được hiệu quả tốt nhất? Theo dõi bài viết sau của chúng tôi để biết thêm chi tiết bạn nhé!

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là một sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức thường niên nhằm mục đích duy trì các mối quan hệ với khách hàng cũng như thu hút khách hàng tiềm năng. Tùy vào từng lĩnh vực khác nhau mà các hoạt động trong hội thảo sẽ được tiến hành. Có thể là bàn về một vấn đề thực tiễn hay đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng nhưng đôi khi chỉ đơn thuần là chia sẻ kiến thức về ngành nghề. 

Tìm hiểu thêm: Chứng từ tổ chức hội nghị khách hàng để tổ chức thành công tốt đẹp.

Hội thảo chính là cơ hội vàng để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác làm ăn. Từ đó tăng cường các mối quan hệ với những cơ quan truyền thông nhằm nâng cao hình ảnh của công ty. Chính vì thế bạn cần phải đảm bảo quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo diễn ra suôn sẻ và đúng chuẩn. 

Những hình thức tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay

Hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức hội thảo dựa trên mục đích chính mà sự kiện hướng tới. Trong đó có 5 hình thức phổ biến nhất là: 

1. Hội thảo khoa học

Đây là hình thức hội thảo được lập ra nhằm mục đích thảo luận hay công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo này các chuyên gia và diễn giả sẽ trình bày những vấn đề và cùng thảo luận với người có chuyên môn cao. Chính vì lẽ đó, hội thảo này không mang tính quảng bá thương hiệu mà chủ yếu là chia sẻ kiến thức. 

2. Workshop

Workshop được biết đến là một hình thức hội thảo có mục đích chính là chia sẻ những kiến thức trong một lĩnh vực nhất định nào đó. Có thể kể đến như marketing, tài chính, ngân hàng… Bên cạnh đó, hội thảo cũng trình bày những ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia có thể nắm rõ ràng hơn. Thông thường workshop còn có quy mô khá nhỏ và chỉ khoảng từ 10 – 20 người.

3. Hội thảo du học

Đây là hội thảo với mục đích giải đáp những thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về vấn đề du học. Có thể kể đến như chương trình học bổng du học hay cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường những hội thảo này nhằm tìm kiếm khách hàng và tổ chức các hoạt động mua bán hàng cho công ty. 

Có thể bạn quan tâm: Chi tiết kế hoạch tổ chức hội nghị cuối năm hiệu quả.

4. Tập huấn

Hình thức tập huấn thường có quy mô rất lớn, thậm chí còn lớn hơn cả workshop và thường chỉ diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Mục đích của hội thảo này là nâng cao kiến thức cho đội ngũ nhân viên để công việc diễn ra hiệu quả hơn. 

Quy trình tổ chức hội thảo như thế nào?

Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp thì bạn cần phải thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1: Xác định chủ đề hội thảo

Bạn cần xác định được chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đây chính là cơ sở để bạn có thể xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch những hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất. 

Bước 2: Kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

• Mục tiêu và mục đích cần đạt được của buổi hội thảo
• Nội dung chính của hội thảo
• Địa điểm, thời gian tổ chức hội thảo
• Dự trù kinh phí cho việc tổ chức hội thảo
• Đơn vị tổ chức hội thảo
• Lên danh sách khách mời
• Chương trình của hội thảo

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

• Chuẩn bị không gian và đầy đủ trang thiết bị tổ chức hội thảo.
• Chuẩn bị tất cả các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
• Truyền thông cho sự kiện
• In ấn tài liệu
• Phát thư mời cho khách mời.

Đừng bỏ lỡ: Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất.

Bước 4: Tổ chức hội thảo

• Đón tiếp khách mời và những người tham dự chương trình hội thảo.
• Điều hướng hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản đã lên.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

• Tặng những món quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự.
• Ghi biên bản hội thảo
• Thông báo kết luận của hội thảo

Bước 6: Xử lý thông tin hội thảo

• Đánh giá nội dung hội thảo.
• Kiến nghị các tổ chức và đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận.

Bước 7: Đánh giá hiệu quả hội thảo

Đánh giá dựa trên:

• Thực tế số người tham dự, ý kiến của khách hàng là quan trọng.
• Kết quả hoạt động truyền thông

Qua bài viết trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết về quy trình tổ chức hội thảo. Hy vọng bạn sẽ có được một buổi hội thảo thành công và đúng với mong muốn. Nếu bạn cảm thấy không biết nên bắt đầu như thế nào và tổ chức sao cho chuẩn thì hãy liên hệ với HI-EVENT. Chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện sự kiện một cách hoàn hảo từ A đến Z.

Mọi nhu cầu, thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282