Khi có kế hoạch triển khai tổ chức hội nghị khách hàng là khi các đơn vị, doanh nghiệp đều đã họp bàn và có sự thông qua với nhau. Vậy nên, trước khi bắt tay vào việc thì các quyết định đều phải được ban hành. Bên cạnh đó phải có ký kết hợp đồng đầy đủ với bên cung cấp dịch vụ. Vậy, mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng và mẫu hợp đồng đặt tiệc như thế nào. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Nội Dung Bài Viết

Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Khi có kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng và đã được thông qua. Lúc này doanh nghiệp cần thiết phải có mẫu quyết định rõ ràng, chi tiết. Việc này ảnh hưởng rất nhiều đến các giấy tờ sau này cần đối chiếu, ảnh hưởng đến nguồn thu. Cho nên là một trong những loại giấy tờ bắt buộc phải có.

Các quyết định này cần được sự thông qua, phê duyệt của ban Giám đốc hoặc những người đứng đầu. Chỉ khi đã được thông qua, có chữ ký và đóng dấu. Lúc này quyết định mới được xác định là được chấp nhận và có hiệu lực thực hiện.

Căn phòng tổ chức hội nghị khách hàng

Mỗi một sự kiện được tổ chức, cần một nguồn chi rất lớn cho việc chuẩn bị cũng như các hoạt động truyền thông và quảng bá. Đồng thời, tình hình sản xuất và phân phối của đơn vị cũng bị ảnh hưởng trực tiếp nên cần phải được kiểm soát và thực hiện một cách quy củ.

Hiện nay, các mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng vô cùng đa dạng nên việc soạn thảo quyết định cũng gặp nhiều khó khăn. Bạn nên có sự tham khảo một số mẫu hoặc nhờ đến sự trợ giúp của các bên đối tác để có được những mẫu quyết định đúng chuẩn nhất.

Nội dung cần có trong mẫu quyết định:

Nội dung bắt buộc cần phải có trong mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng:

Tên quyết định.
Đơn vị đứng ra tổ chức.
Lý do tổ chức.
Các hoạt động có trong sự kiện.
Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự.
Cam kết trong quá trình tổ chức sự kiện.

>>>Lưu ngay: Nội dung cần có khi tổ chức hội nghị khách hàng cho doanh nghiệp.

Quyết định tổ chức hội nghị khách hàng

Không chỉ dừng lại ở một tờ giấy quyết định việc tổ chức. Bên cạnh đó cũng còn có rất nhiều các loại chứng từ khác cần được xác thực.

Một số chứng từ cần được xác thực:

Thứ nhất: Chứng từ kế hoạch chương trình và dự trù kinh phí. Trước khi tiến hành, một bản kế hoạch cùng những khoản chi dự trù sẽ được đưa ra. Việc này giúp cho các cấp cao hơn có thể nắm qua được tình hình để có được phương án chi tiêu phù hợp nhất, hội nghị được tổ chức thành công và hiệu quả.
Thứ hai: Danh sách khách mời và khách hàng tham dự. Là hoạt động lớn do doanh nghiệp tổ chức nên khách mời và khách hàng cũng cần được kiểm soát chặt chẽ. Danh sách có sẵn sẽ thuận lợi hơn cho việc gửi thư mời và xác nhận.Nắm bắt được số lượng người tham gia của hội nghị, tránh những trường hợp phát sinh. Nếu không kiểm soát được dẫn đến ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác.
Thứ ba: Hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị. Một khoản tiền lớn sẽ được chi cho bên cung cấp dịch vụ nên doanh nghiệp cần làm việc thông qua hợp đồng. Bắt buộc hợp đồng phải nhận được sự thông qua của cấp trên.

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị

Khi tổ chức một hội nghị khách hàng lớn, việc tự mình trang bài và chuẩn bị các khâu gần như là không xuể. Vậy nên, tìm đến một đơn vị cung cấp dịch vụ đặt tiệc hội nghị sẽ tốt hơn cả. Để đảm bảo an toàn và minh bạch trong quá trình làm việc, bạn cần có hợp đồng thỏa thuận đầy đủ và chi tiết.

Mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có cấu trúc hợp đồng khác nhau nhưng cần thiết phải có một số điểm dưới đây:

Tên hợp đồng.
Các gói dịch vụ bên trong gói thuê lớn.
Giá tiền cần thanh toán.
Các cam kết và các điều khoản khác.

>>>Bật mí: Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng hấp dẫn tại Hi-Event.

Hợp đồng tổ chức hội nghị khách hàng

Trong quá trình làm việc, mọi vấn đề đều đặt hợp đồng lên hàng đầu. Giải quyết dựa trên hợp đồng đã thỏa thuận và nhận được sự đồng tình của cả hai bên trước đó. Tránh các tình trạng làm việc mập mờ, không rõ ràng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của buổi tiệc cũng như uy tín của cả đôi bên.

Trong quá trình làm việc có thể có những điểm tương đồng hoặc khác biệt. Nhưng nhìn chung, vẫn cần đáp ứng được đầy đủ những điều trên. Hãy đảm bảo làm việc một cách cẩn trọng và hiệu quả để tránh những rắc rối về sau có thể ập đến.

Hy vọng doanh nghiệp của bạn tổ chức thành công tốt đẹp và thu về được nhiều kết quả như ý muốn.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282