Tổ chức hội thảo là sự kiện quan trọng thể hiện hình ảnh cũng như chiến lược hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Chính vì thế, khi tổ chức chương trình hội thảo chuẩn bị cần đảm bảo kỹ lưỡng, chuyên nghiệp. Trong đó, các tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo là một trong số những yếu tố quan trọng hàng đầu cần quan tâm.

Để không làm mất thời gian của bạn, Hi – Event xin đưa ra 4 tiêu chí hoàn hảo nhất của địa điểm tổ chức hội thảo như sau:

Nội Dung Bài Viết

Địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô

Quy mô của hội nghị sẽ quyết định đến chất lượng xuyên suốt của chương trình. Nó phụ thuộc vào số lượng khách mời ít hay nhiều, có tổ chức tiệc ăn uống không, có các trò chơi thực tế không…. Mỗi sự kiện thường có đối tượng khách mời riêng biệt. Từ đó, đơn vị tổ chức sẽ phân chia nhóm khách mời đặc biệt quan trọng, nhóm khách mời chính để sắp xếp vị trí ngồi ưu tiên hàng đầu. Lên danh sách số lượng khách mời cụ thể là một trong những tiêu chí có thể lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo lớn hay nhỏ.

Nếu số lượng ít mà chọn không gian tổ chức quá rộng. Điều này sẽ tạo cảm giác vắng vẻ, thiếu tính gắn kết mọi người. Nếu không gian quá nhỏ nhưng số lượng khách mời đông thì sẽ tạo cho người tham dự cảm giác khó chịu, chật chội.

Từ đó, ảnh hưởng đến hiệu quả của sự kiện. Do đó, chúng ta nên cân đối giữa diện tích không gian và số lượng khách mời. Làm sao cho mọi người cảm thấy buổi hội thảo có sự ấm cúng, gần gũi, dễ dàng tương tác với các thành viên khác.

Có thể bạn muốn biết: Những chi phí tổ chức hội thảo cần thiết cho doanh nghiệp.

Xác định số lượng khách mời

Xác định rõ tính chất của buổi lễ

Không phải buổi hội thảo nào cũng mang tính khuôn mẫu và cứng nhắc. Tính chất của buổi lễ còn phụ thuộc vào nội dung và đặc điểm của khách mời. Việc xác định tính chất của buổi lễ phải được triển khai ngay từ khi lên kế hoạch. Điều này sẽ định hướng toàn bộ kịch bản chương trình cũng như trở thành một trong những tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo.

Những hội nghị có tính chất trang trọng, cần tập trung sự quan tâm của khách mời như: hội thảo du học, khoa học, hội thảo chuyên ngành… nên được ưu tiên tổ chức ở hội trường lớn, yên tĩnh và trang trọng. Đối với những sự kiện hội thảo về du lịch, sáng tạo, vui chơi … nên tổ chức tại không gian thoáng đãng, gần gũi thiên nhiên.

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng quyết định đến hình ảnh của công ty. Nó thể hiện sự quan tâm, thấu hiểu của công ty đối với các khách mời.

Nhu cầu về thiết bị sự kiện

Xét về những tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo, âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện cũng là vấn đề đáng được quan tâm. Nếu một địa điểm rất phù hợp với quy mô và tính chất của hội thảo nhưng không đảm bảo lợi thế về nguồn điện, âm thanh, lắp đặt thiết bị. Sự kiện đó chưa phải là một địa điểm lý tưởng. Nếu buổi hội thảo có quy mô lớn, thiết bị sự kiện phải được đầu tư chuyên nghiệp, chất lượng cao hơn hẳn so với buổi hội thảo có quy mô nhỏ.

Ngoài ra, thiết bị sự kiện còn dựa trên nội dung của buổi hội thảo. Cụ thể:

Đối với những chủ đề liên quan đến học thuật. Người chuẩn bị cần có các thiết bị phục vụ cho mục đích trình chiếu, thuyết trình như: mic, loa, máy chiếu, bút laser…
Đối với những sự kiện mang tính chất quảng bá. Thiết bị cần chú trọng sẽ gồm: màn hình led, cổng chào, trang trí sân khấu …

Kỹ thuật lắp đặt cũng cần dựa trên thực tế địa điểm tổ chức hội thảo. Đảm bảo các thiết bị hoạt động trơn tru, không gặp sự cố trong suốt thời gian diễn ra chương trình.

Tìm hiểu ngay: Các bước tổ chức hội thảo chi tiết nhất.

Hi – Event cung cấp với đa dạng thiết bị sự kiện

Hình thức của địa điểm tổ chức

Tiêu chí chọn địa điểm tổ chức hội thảo cuối cùng cần bàn đến chính là hình thức tổ chức. Các buổi gặp gỡ khách hàng sẽ khác với các buổi cung cấp kiến thức. Hội thảo có sự tham gia của khách mời chuyên môn khác với hội thảo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, nhân vật đại diện nổi tiếng… Do đó, người tổ chức phải hình dung ra hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo đó như thế nào. Từ đó mới có thể đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp.

Nếu chúng ta muốn tổ chức buổi hội thảo với hình thức cao cấp, sang trọng. Lúc này, những khách sạn, trung tâm tổ chức hội nghị là sự lựa chọn phù hợp nhất. Ngoài ra, nếu buổi hội thảo hướng đến các nội dung ngoài trời, không gian thoáng đãng. Lúc này bạn có thể chọn những bãi biển, resort, khu thảo cầm viên sẽ là địa điểm lý tưởng nhất.

Hình thức tổ chức hội thảo

Chúng ta hoàn toàn có thể thiết kế nơi diễn ra hội thảo một cách sáng tạo, hiện đại. Đồng thời không đặt nặng tính nghiêm ngặt về hình thức. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc về chi phí bỏ ra thuê địa điểm sao cho phù hợp với ngân sách ban đầu của công ty.

Nếu bạn vẫn còn đau đầu với việc không biết tổ chức như thế nào cho tiết kiệm, hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Hi – Event. Hi – Event cung cấp đầy đủ mọi thứ bạn cần: