Chi tiết về tổ chức Event trọn gói

Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức như thế nào? Lựa chọn đơn vị tổ chức Event trọn gói chuyên nghiệp ra sao? Tất cả sẽ được hướng dẫn chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tổ chức Event là gì?

Tổ chức Event (tổ chức sự kiện) là một hoạt động sinh hoạt tập thể được tổ chức bởi các doanh nghiệp, công ty, cơ quan, tổ chức, đơn vị… qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, teambuilding, dạ tiệc…

Có thể bạn quan tâm : Các bước tổ chức lễ thành lập công ty chuyên nghiệp.

su kien chuyen nghiep

Tổ chức sự kiện trọn gói

Những công việc cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện

Để công việc tổ chức sự kiện trọn gói diễn ra thành công, bạn cần chuẩn bị các công việc sau:

  • Lập kịch bản tổ chức sự kiện: Đây là bước đầu tiên các bạn cần làm nếu muốn tổ chức thành công sự kiện. Kịch bản càng chi tiết, thực hiện càng thành công.
  • Chọn thời gian tổ chức sự kiện: Căn cứ vào thời gian các doanh nghiệp muốn tổ chức, kết hợp với tình hình thời tiết cụ thể, các bạn chọn thời gian tổ chức sao cho hợp lý.
  • Chọn địa điểm tổ chức: Căn cứ vào yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức mong muốn, đơn vị tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm hợp lý. Việc chọn địa điểm đẹp, đúng mong muốn của doanh nghiệp sẽ khiến họ hài lòng và góp phần tạo nên thành công của sự kiện.
  • Đánh giá sự kiện và các rủi ro nếu có: Việc này sẽ đảm bảo cho sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch và nếu có sự thay đổi bất ngờ nào đó đều có phương án xử lý phù hợp. Tránh tình trạng thất bại do không có phương án dự phòng.

Xem thêm: Quá trình tổ chức Gala Dinner đúng tuần tự.

to chuc hoi thao

Văn phòng sự kiện

Trang thiết bị cần chuẩn bị cho một Event

Thông thường, một sự kiện cần tới các trang thiết bị sau:

Khâu dàn dựng set up:

  • Dây kết nối âm thanh.
  • Dây ruy băng trang trí, dây buộc.  
  • Dụng cụ cắt, rọc giấy.
  • Băng keo, keo dán dây điện, băng keo xốp…
  • Tua vít, kìm bấm, kìm cắt, thước dây…

Giấy tờ hành chính:

  • Giấy nhớ.
  • Bảng chi các đồ vật đã mua.
  • Kịch bản chương trình.

Các thiết bị trong khi diễn ra sự kiện:

  • Hệ thống âm thanh ánh sáng.
  • Máy quay, máy ảnh.
  • Bút laser điều khiển các lắp đặt hệ thống thiết bị từ xa.
  • USB, đầu lọc thẻ nhớ, đĩa CD trắng.
  • Bộ đàm

Tìm hiểu thêm về: Những thông tin hay về tổ chức khai trương tại đây.

anh sang su kien

Ánh sáng trong sự kiện

Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị một vài dụng cụ cá nhân như dụng cụ y tế đề phòng các trường hợp gặp vấn đề sức khỏe.

Quy trình tổ chức một Event

Một sự kiện được tổ chức thường diễn ra theo quy trình sau:

  • Bước 1: Nghiên cứu trước khi tổ chức sự kiện.
  • Bước 2. Xây dựng ý tưởng, chủ đề chính cho sự kiện
  • Bước 3: Thiết kế sự kiện
  • Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức
  • Bước 5: Thực hiện kế hoạch
  • Bước 6: Dàn dựng sự kiện
  • Bước 7: Thực hiện chương trình
  • Bước 8: Kết thúc sự kiện

Những yếu tố đáp ứng khi chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp

Để sự kiện diễn ra thành công, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần chọn cho mình các công ty tổ chức sự kiện uy tín đáp ứng được 3 yếu tố sau:

  • Có thương hiệu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện: Thương hiệu sẽ tạo nên chất lượng, sự tin tưởng và thành công của chương trình.
  • Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm với khách hàng: Đội ngũ nhân viên tốt sẽ chuẩn bị chu đáo tất cả các vấn đề liên quan để sự kiện diễn ra thành công nhất có thể.
  • Biết lắng nghe những phản hồi từ khách hàng: Sẽ giúp khách hàng hài lòng và cảm thấy được ghi nhận. Đồng thời, sẽ tạo niềm tin cho khách hàng cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Xem thêm: Những chương trình hay về tổ chức Team Building hay nhất.

Yếu tố cần có trong sự kiện

Lý do bạn nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hi – Event

Là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện UY TÍN và CHUYÊN NGHIỆP hàng đầu TP. Hồ Chí Minh. Hi – Event là cái tên quý khách nên tham khảo bởi:

  •  Hi – Event cam kết mang đến cho quý khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất.
  • Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên tư vấn trẻ trung, năng động, kinh nghiệm dạn dày.
  • Nguồn nhân lực sự kiện như MC, PG, người mẫu, vũ công…đa dạng và chuyên nghiệp. Đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
uu dai tai hi event

Ưu đãi lớn tại Hi Event

Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện

Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện là văn bản hành chính cần phải có giữa bên cung cấp tổ chức sự kiện và khách hàng. Hợp đồng này đảm bảo quyền lợi, cũng như nghĩa vụ của 2 bên tham gia. Thông thường, mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện gồm các nội dung:

  • Phần tiêu đề nhà nước: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”; “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
  •  Tên của văn bản: HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
  • Các bên tham gia hợp đồng: Cần ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, người đại diện, chức vụ của người đại diện…của hai bên A, B trong hợp đồng.
  • Các nội dung chính trong hợp đồng:
  • Thống nhất của 2 bên về dịch vụ lựa chọn: Loại dịch vụ, thời gian, địa điểm tổ chức…
  • Giá cả, phương thức thanh toán.
  • Quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên.
  • Cam kết của 2 bên
  • Các điều khoản chung
  • Chữ ký của hai bên.
hop dong

Gắn kết bền lâu

Chúng tôi vừa hướng dẫn tổ chức Event trọn gói chuyên nghiệp chi tiết từ A đến Z. Hy vọng thông tin này giúp ích cho quý độc giả. Nếu cần thêm bất cứ thông tin gì, mời các bạn tham khảo thêm trên trang Hi – Event

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282

BÀI VIẾT LIÊN QUAN