Cách tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động thường xuyên đối với các công ty, doanh nghiệp. Với mục đích là nhằm gặp gỡ và tăng gắn kết với khách hàng, đối tác. Nó góp phần không nhỏ vào sự phát triển lớn mạnh của đơn vị đó. Vậy tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào cho chuyên nghiệp? Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cùng bạn những điều đó.

Tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Để tổ chức một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, đơn vị tổ chức cần nắm rõ quy trình của mỗi bước trong khi tổ chức. Để tổ chức một sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Lên chủ đề cho chương trình

Việc đầu tiên là bạn cần lên chủ đề cho chương trình hội nghị. Tùy theo mục đích tổ chức chương trình hội nghị mà bạn có thể xác định nội dung chương trình cho phù hợp. Một số mục tiêu của các chương trình hội nghị khách hàng mà các công ty, doanh nghiệp hay hướng đến như: tổng kết cuối năm, tri ân khách hàng hoặc giới thiệu sản phẩm.

Tìm hiểu ngay: Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng hấp dẫn nhất cho doanh nghiệp.

Hiện nay, các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng chỉ xác định nội dung. Còn lại ý tưởng thể hiện và kịch bản chương trình sẽ thuê các đơn vị tổ chức sự kiện. Với khả năng tổ chức chuyên nghiệp, các đơn vị tổ chức sự nghiệp sẽ giúp hội nghị thành công trọn vẹn hơn.

2. Mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng

Để tạo được sự tin tưởng đối với khách hàng, đối tác, đơn vị tổ chức nên mời chuyên gia về lĩnh vực liên quan tới nội dung hội nghị. Với vị thế và uy tín của các chuyên gia trong lĩnh vực đó, hội nghị sẽ có sức nặng hơn về giá trị nội dung.

3. Địa điểm và tiện ích kèm theo

Đối với việc tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng và hội nghị nói chung, địa điểm tổ chức là một trong những hạng mục không thể thiếu. Quy mô của hội nghị khách hàng thường khá lớn, nhiều khách hàng và đối tác tham gia. Vì vậy đơn vị tổ chức nên thuê những hội nghị có diện tích rộng.

Xem ngay: Kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả.

Bên cạnh đó, với tính chất quan trọng của hội nghị này, lịch sự, sang trọng của địa điểm tổ chức cũng là yếu tố cần thiết phải tính tới. Đồng thời, đơn vị tổ chức nên thuê địa điểm tổ chức có tích hợp các tiện ích kèm theo như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, sân khấu… để tiện hơn trong khâu tổ chức.

4. Truyền thông cho sự kiện

Hầu hết quy mô của các hội nghị khách hàng đều rất lớn và đều có xu hướng truyền thông rộng rãi. Tùy theo mục đích của chương trình hội nghị khách hàng mà việc truyền thông cho sự kiện sẽ được mở rộng tới các kênh báo chí hoặc dừng lại ở truyền thông nội bộ. Dù là hình thức truyền thông nào thì nội dung truyền thông cũng cần được chuẩn bị kỹ càng và tập trung tối đa vào nội dung của chương trình.

5. Lấy thông tin người tham dự

Lấy thông tin tham dự cũng là một bước quan trọng trong tổ chức hội nghị khách hàng. Thực hiện tốt bước này, công ty, doanh nghiệp tổ chức hội nghị sẽ xác định được số lượng người tham gia, quy mô của chương trình. Cũng căn cứ vào số người tham dự, đơn vị tổ chức sẽ xác định thuê địa điểm phù hợp với quy mô, số lượng bàn tiệc (nếu có).

Cách thức tổ chức hội nghị khách hàng

Về cơ bản, việc tổ chức hội nghị khách hàng nói riêng và hội nghị nói chung đều có cách thức tổ chức tương tự nhau. Dưới đây là cách thức tổ chức hội nghị khách hàng mà các đơn vị tổ chức có thể tham khảo.

1. Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng khách hàng

Việc xác định mục đích, mục tiêu của hội nghị sẽ giúp đơn vị tổ chức xác định được đối tượng khách hàng, chọn nội dung, xây dựng kế hoạch và hình thức tổ chức hợp lý.

2. Lên danh sách khách mời cụ thể

Sau khi xác định được đối tượng khách mời, việc tiếp theo cần làm lên danh sách khách mời, chọn lựa hình thức mời. Để có được danh sách khách mời, công ty, doanh nghiệp tổ chức chương trình cần dựa trên thông tin danh sách khách hàng để thống kê. Để thể hiện rõ sự chuyên nghiệp và trang trọng, cách thức mời thường được chọn là giấy mời và được gửi đi trước khi tổ chức hội nghị khoảng 1-2 tuần.

Mách bạn: Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói tại Hi-Event có gì hấp dẫn?

3. Lên ý tưởng và viết kịch bản chương trình

Sau khi xác định mục tiêu, nội dung, chủ đề của hội nghị, đơn vị tổ chức cần lên ý tưởng và xây dựng kịch bản rõ ràng, cụ thể. Hiện nay, đa phần các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện để đảm nhận phần việc này nhằm mang lại một chương trình hoành tráng, chuyên nghiệp và ấn tượng hơn.

4. Lựa chọn địa điểm, thời gian, số lượng khách mời

Việc lựa chọn thời gian, địa điểm là hai yếu tố quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Để chọn lựa được điểm và thời gian, đơn vị tổ chức cần căn cứ vào khách mời, sao cho thời gian, địa điểm của chương trình phải phù hợp với lịch trình của đa phần khách mời tới dự.

5. Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ngày nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều lựa chọn một đơn vị tổ chức sự nghiệp chuyên nghiệp để đảm nhiệm gần như toàn bộ khâu tổ chức và chạy chương trình sự kiện. Với kinh nghiệm và khả năng tổ chức chuyên nghiệp, các đơn vị tổ chức sự nghiệp sẽ tạo ra một chương trình thú vị, ấn tượng và chuyên nghiệp.

Với những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp trên đây, cũng đã đủ để có thể giải thích cho câu ” tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào cho chuyên nghiệp?”. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn tổ chức được một chương trình sự kiện hội nghị hiệu quả và ý nghĩa nhất.

Nếu bạn đang tìm đơn vị để hỗ trợ trong việc tổ chức hội nghị khách hàng thì hãy liên hệ với Hi-Event nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282