Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì? Giải pháp để tổ chức Virtual Event thành công

Trong những năm gần đây, đại dịch Covid -19 bùng phát hết lần này đến lần khác, diễn biến dịch bệnh ngày càng khó lường khiến hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ phải tạm dừng hoạt động. Các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp đều phải chịu ảnh hưởng nặng nề trên nhiều phương diện từ doanh thu đến truyền thông.

Việc tổ chức sự kiện offline sẽ gặp rất nhiều khó khăn, có khi sẽ không được diễn ra như mong đợi. Vậy phương án để các doanh nghiệp có thể khắc phục tình trạng này là gì? 

Trước tình trạng đó, giải pháp tổ chức sự kiện online sẽ tạm thời thay thế cho việc tổ chức sự kiện truyền thống. Đây là xu hướng được nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn để đảm bảo chiến lược marketing hiệu quả nhất.

Để hiểu hơn về cách tổ chức sự kiện này, hôm nay Hi – Event sẽ đồng hành cùng quý độc giả đi tìm hiểu về tổ chức sự kiện trực tuyến và cách để có thể tổ chức Virtual Event thành công trong bài viết dưới đây.

1. Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?

Tổ chức sự kiện trực tuyến ( tổ chức Virtual Event ) hay còn gọi là tổ chức sự kiện online. Đây là một hình thức tổ chức sự kiện trên các nền tảng trực tuyến. Để tham gia hoạt động này, người tham dự không cần phải đến các địa điểm cụ thể nào cả mà chỉ cần có kết nối Internet.

Với loại hình sự kiện này, chúng ta vừa có thể tương tác, trao đổi với đối tác một cách bình thường vừa có thể hạn chế sự lây lan của dịch bệnh.

Tổ chức sự kiện online có rất nhiều hình thức khác nhau như hội nghị, hội thảo, liveshow âm nhạc, lễ khai trương hay ra mắt sản phẩm mới,… .

2. Lợi ích của việc tổ chức Virtual Event

Tổ chức Virtual Event không chỉ thuận tiện mà còn đem đến cho chúng ta vô vàn các lợi ích khác nhau như:

• Tăng khả năng tiếp cận khách hàng mục tiêu: Chúng ta đang sống trong một xã hội mà trong đó thời đại công nghệ đang lên ngôi. Chính vì vậy, bạn có thể dễ dàng tổ chức một sự kiện trực tuyến bất kỳ và tiếp cận với một lượng khách hàng tiềm năng nhất định.
• Tăng hiệu quả truyền thông: Đây chính là một giải pháp vàng tạo ra sức hút. Nếu tổ chức đầu tư một sự kiện chuyển nghiệp, chỉnh chu sẽ dễ dàng đem hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng.

• Tổ chức mọi lúc, mọi nơi: Với sự kiện trực tuyến, bạn không cần lo lắng và đau đầu về việc tìm một địa điểm có đủ sức chứa. Tổ chức sự kiện online, bạn có thể kết nối với tất cả đối tượng mà bạn mong muốn chỉ cần nơi đó có đường truyền Internet ổn định.
• Tiết kiệm kinh phí tổ chức: Tổ chức các sự kiện trực tuyến giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí: tiền thuê địa điểm, công tác phục vụ, trang thiết bị và chi phí di chuyển,…
• Hạn chế rủi ro: Các rủi ro về thời tiết, dịch bệnh, công cụ hỗ trợ hỏng hóc,… sẽ không còn là điều đáng để bận tâm nếu bạn lựa chọn tổ chức sự kiện trên nền tảng trực tuyến. 

3. Ưu và Nhược điểm của sự kiện trực tuyến (Virtual Event)

Bất kì loại hình sự kiện nào cũng đều có hai mặt của nó và tổ chức chương trình online cũng nằm trong số đó. Nội dung tiếp theo đây, Hi – Event xin gửi đến quý độc giả những ưu, nhược điểm của sự kiện trực tuyến.

3.1. Ưu điểm nổi bật của sự kiện trực tuyến

Sự kiện trực tuyến kết nối khách mời từ những điểm cầu khác nhau

Trong diễn biến tình hình dịch bệnh diễn biến ngày càng phức tạp và khó kiểm soát như bây giờ thì các sự kiện được tổ chức trên các nền tảng online đã phát huy được tối đa vai trò của mình. Không cần mặt đối mặt, đơn vị tổ chức cùng với các khách mời vẫn có thể trao đổi các thông tin liên quan đến chính trị, kinh tế, xã hội,…

Đập tan khoảng cách địa lý

Virtual Event có thể kết nối nhiều cá nhân, tổ chức ở nhiều vị trí địa lý khác nhau trong cùng một thời điểm. Chúng ta không nhất thiết phải di chuyển mà vẫn có thể tham gia nhờ sự hỗ trợ từ các thiết bị thông minh và đường truyền Internet.

Cải thiện độ tương tác

Với số lượng khách mời lớn, để có thể tương tác với tất cả thì đây là một việc khá là khó khăn. Tuy nhiên, với tổ chức sự kiện trực tuyến, hành động này lại trở nên vô cùng đơn giản và dễ dàng.

Tiết kiệm tối đa chi phí tổ chức, phát sinh

Khi tổ chức offline, doanh nghiệp, tổ chức thường tiêu tốn một khoản ngân sách khá lớn. Do vậy, Virtual Event sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ từ tiền thuê địa điểm, di chuyển, ăn ở,…

Bảo vệ môi trường

Đúng vậy, bạn không hề nghe nhầm đâu! Các chương trình, sự kiện online góp phần bảo vệ Trái Đất xanh nhờ hạn chế được một lượng lớn rác thải khi tổ chức sự kiện trực tiếp.

3.2. Nhược điểm của sự kiện trực tuyến

Phụ thuộc vào đường truyền, băng thông Internet

Một cuộc họp, sự kiện trực tuyến có thể thành công chỉ khi có kết nối mạng ổn định. Chính vì lý do này, bất cứ quy mô sự kiện lớn hay nhỏ thì đều cần kiểm tra đường truyền Internet một cách thường xuyên.

Cần đến sự hỗ trợ của các thiết bị công nghệ hiện đại

Thiết bị càng hiện đại, càng tân tiến thì sự kiện diễn ra càng thành công. Tuy vậy, không phải ai cũng có khả năng kinh tế để có thể trang bị cho mình những công cụ đó.

4. Những hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến

Sau khi đã nắm bắt được ưu, nhược điểm của sự kiện trực tuyến, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá các hình thức tổ chức phổ biến nhất trong thời gian gần đây nhé!

4.1. Webinars (hội thảo trực tuyến)

Webinars là một hình thức tổ chức sự kiện online trên website. Việc này sẽ hỗ trợ mọi người có thể tham gia ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.

Hội thảo trực tuyến thông thường sẽ sử dụng các nền tảng có tính tương tác ổn định. Điều này giúp khách mời và đơn vị tổ chức có thể giao tiếp, trao đổi một cách dễ dàng. Đây là một hình thức vô cùng phù hợp cho các sự kiện như đào tạo, ra mắt sản phẩm, tọa đàm,…

Một số các nền tảng được sử dụng nhiều nhất cho Webinars có thể kể đến: Zoom, Youtube Livestream, On24,…

4.2. Video Conference (hội nghị trực tuyến)

Hội nghị trực tuyến là hình thức sử dụng kết hợp các thiết bị phần cứng cũng như phần mềm. Với mục đích để cung cấp hình ảnh và âm thanh thông qua đường truyền Internet. Điều này tạo cho những người tham gia cảm giác như đang có mặt cùng nhau trong cùng một phòng họp. Với Video Conference, ta có thể nhìn thấy nhau, nghe và nói như bình thường, đem đến cho người dùng những trải nghiệm hết sức hoàn hảo.

4.3. Hybrid Event (sự kiện hỗn hợp)

Hybrid Event được gọi là sự kiện hỗn hợp bởi nó kết hợp cả hai hình thức đó là sự kiện trực tuyến và sự kiện trực tiếp trong cùng một thời điểm. Hybrid Event thích hợp với các tập đoàn, doanh nghiệp đa quốc gia nhằm mục đích tổ chức đào tạo nội bộ, họp các bộ phận, tri ân khách hàng.

Để tổ chức sự kiện trực tuyến hỗn hợp như vậy, ta phải cần đến sự hỗ trợ của các thiết bị như: 

• Micro, mixer, các thiết bị âm thanh,…
• Camera 4K, TV, màn hình LED, các thiết bị ghi hình, trình chiếu,…
• Máy tính, smartphone, tai nghe, kết nối Internet,…

4.4. Online Trade Show (hội chợ trực tuyến)

Hội chợ trực tuyến là hình thức tổ chức sự kiện online nhằm mục đích ra mắt hay trưng bày sản phẩm. Người tiêu dùng có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm thích hợp với nhu cầu của mình nhờ các gian hàng ảo, góp phần tiết kiệm chi phí tổ chức cho doanh nghiệp.

4.5. Online Concert (sự kiện âm nhạc trực tuyến)

Trong thời gian trở lại đây, Covid-19 hoành hành, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp lo lắng làm sao có thể tiếp tục tổ chức các Liveshow âm nhạc, các đại nhạc hội để quảng bá thương hiệu? Sự ra đời của sự kiện âm nhạc trực tuyến quả là một “đôi cánh” tuyệt vời.

Không kém cạnh các sự kiện trực tiếp, nhờ sử dụng công nghệ AR – thực tế ảo, Online Concerts hứa hẹn đem đến cho khán giả trải nghiệm tuyệt vời với những màn trình diễn đỉnh cao, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng hoành tráng.

Các công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn Livestream trên các nền tảng mạng xã hội như: Facebook, Instagram, Tiktok, Youtube,.. để tăng hiệu quả tương tác cùng hiệu ứng truyền thông.

5. Giải pháp để tổ chức Virtual Event thành công

5.1. Lên ý tưởng tổ chức tổ chức sự kiện online chủ đạo, sáng tạo

Biện pháp để có thể tổ chức sự kiện trực tuyến thành công nhất đó chính là lên ý tưởng sự kiện online một cách đầy sáng tạo và có chủ đề. Ta cần quan tâm đến các nhóm đối tượng tham gia là ai, mục tiêu mà họ mong muốn là gì. Từ đó đáp ứng những nguyện vọng, yêu cầu ấy và cung cấp các hình thức có thể kết nối thông qua tính năng trò chuyện của các nền tảng tổ chức.

Bằng hình thức trên, bạn đã thành công đưa hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp lan tỏa rộng hơn đến cộng đồng. Từ những sự kiện hết sức đơn giản, ta đều có thể biến chúng thành những sự kiện online:

• Lễ khai trương, ra mắt sản phẩm mới.
• Hội nghị hội thảo.
• Đại hội cổ đông.
• Phỏng vấn ứng viên.
• Game show, Liveshow online.
• Gặp gỡ trao đổi kỹ năng, kiến thức,…

5.2. Xác định loại hình tổ chức phù hợp với hình thức tổ chức online

Không phải bất cứ loại hình sự kiện nào chúng ta cũng có thể tổ chức online. Tuy nhiên, bạn có thể tổ chức nó nếu bạn mong muốn miễn sao có thể đem lại cho người tham dự những trải nghiệm tuyệt vời nhất.

Các chương trình nghệ thuật, âm nhạc thường được tổ chức trực tuyến một cách thường xuyên. Bởi nó không cần giới hạn số lượng người tham gia. Hình thức này đem đến cho khán giả cảm giác vô cùng thú vị, tận hưởng không khí sôi động, du dương không kém gì khi tham gia offline.

Các sự kiện như diễn đàn, hội nghị cũng không phải ngoại lệ. Tổ chức sự kiện online giúp mọi người gắn kết, gần nhau hơn. Từ đó có thể mở rộng mối quan hệ, thoải mái chia sẻ suy nghĩ, tích cực thảo luận công việc chung.

5.3. Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp với sự kiện là một quyết định vô cùng quan trọng. Chúng góp phần giúp chương trình diễn ra thành công nhất có thể. Muốn chọn được nền tảng phù hợp, ta cần căn cứ vào quy mô, tính chất và đối tượng khách hàng tham gia sự kiện.

Với các sự kiện lớn, kịch bản có sẵn và đối tượng mở thì Facebook Live hay Youtube live là một lựa chọn không tồi. Bên cạnh đó, với các sự kiện phải trả phí hay giới hạn lượng khán/thính giả tham gia nhất định, bạn có thể cân nhắc Webinar, các phần mềm trực tuyến. Hình thức này giúp đơn vị tổ chức kết nối với khách mời thông qua sự hỗ trợ công nghệ của bên thứ ba. Đối với các công nghệ này, chương trình sẽ được tích hợp các tính năng như trò chuyện, đặt và trả lời câu hỏi,…

Ngoài ra, nếu bạn muốn tổ chức sự kiện trực tuyến có thu phí thì nên kết hợp với các đơn vị bán vé online để tăng hiệu quả kinh doanh, tăng hiệu quả truyền thông.

5.4. Đầu tư chi phí vào các thiết bị sản xuất

Thiết bị sản xuất chất lượng cao sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, hạn chế ngắt quãng từ đó ảnh hưởng đến tâm trạng khách mời. Do vậy, bạn đọc cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Trước khi phát sóng cần kiểm tra, đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh.
• Bảo đảm sử dụng các công cụ, thiết bị hỗ trợ đạt chất lượng.
• Thường xuyên kiểm tra đường truyền Internet.

5.5. Duyệt trước các nội dung chính của sự kiện

Kịch bản của chương trình cần được chuẩn bị hết sức chu đáo với tổ chức Virtual Event sẽ được phát sóng một cách trực tuyến. Kịch bản nên gửi tới các bộ phận trong thời gian sớm nhất để tất cả các thành viên tham gia nắm rõ khung chương trình, thống nhất nội dung. Không chỉ vậy, các đơn vị tổ chức cũng nên chuẩn bị trước các kịp bản dự phòng để xử lý kịp thời các tình huống xấu phát sinh.

6. Tại sao khách hàng lại lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến tại Hi – Event

Hi – Event tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến chất lượng tại khu vực thành phố Hồ Chí Minh. Dịch vụ tại Hi – Event đảm bảo trọn gói từ A – Z, giá cả hợp lý với đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao, đảm bảo không làm quý khách hàng thất vọng. 

6.1. Có sự am hiểu về việc tổ chức sự kiện online

Có rất nhiều hình thức và công nghệ để có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến. Mỗi loại hình đều có những ưu, nhược điểm khác nhau.

Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường, chúng tôi đã trang bị cho mình sự am hiểu nhất định về công việc này. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ đồng hành cùng quý khách hàng đề giải quyết mọi khó khăn, khúc mắc mà khách hàng gặp phải.

• Hỗ trợ bạn lựa chọn nền tảng công nghệ tương thích với tính chất chương trình.
• Lên kế hoạch tổ chức chi tiết trên các nền tảng khác nhau, từ đó có thể tối ưu hoá chi phí tổ chức.

6.2. Thiết bị tổ chức Virtual Event chất lượng

Thiết bị hỗ trợ là một trong những yếu tố có vai trò quyết định sự thành công của sự kiện. Đến với Hi – Event, quý khách hàng sẽ được trải nghiệm những công cụ tiên tiến cùng công nghệ hiện đại nhất, đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi nhất.

6.3. Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến sáng tạo – hấp dẫn

Dịch vụ tổ chức sự kiện online sẽ không thể thành công nếu kịch bản nhàm chán, kém hấp dẫn hay quá tập trung vào nội dung mà quên đi việc tương tác với khách mời, khán giả. Bởi vậy, kịch bản của bất cứ chương trình nào cũng cần xây dựng một cách sáng tạo, độc đáo và mới lạ, có sự liên kết giữa đơn vị tổ chức và người tham dự.

Đồng hành cùng Hi – Event, quý khách hàng sẽ không phải bận tâm đến vấn đề này. Chúng tôi sẽ giúp quý khách hàng có một kịch bản tuyệt vời nhất có thể.

6.4. Tư vấn và cung cấp giải pháp truyền thông bài bản

Chiến lược truyền thông khôn ngoan sẽ giúp sự kiện được quảng bá rộng rãi hơn, từ đó cải thiện khả năng tiếp cận nhóm khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp mong muốn. Hi – Event cùng cấp các giải pháp truyền thông từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc bao gồm: truyền thông mạng xã hội, báo chí, email marketing,…

6.5. Đội ngũ nhân viên tận tâm, chuyên nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm thực chiến trên thị trường sự kiện, Hi – Event đã có thể chiếm trọn trái tim khách hàng với đội ngũ anh chị em nhân viên vô cùng chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, luôn hết mình vì công việc. Ekip luôn đảm bảo công tác chính xác, kết nối nhanh gọn, xử lý sự cố linh hoạt,.. giúp mọi sự kiện trực tuyến có thể diễn ra hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất.

6.6. Chi phí tổ chức sự kiện online phù hợp

Mọi chương trình dù tuyệt vời đến đâu cũng hóa hư không nếu chi phí quá cao. Đến với Hi – Event, quý khách hàng sẽ yên tâm về chi phí bởi giá cả dịch vụ phải chăng. Chúng tôi bảo đảm xây dựng dựa trên khả năng kinh tế của doanh nghiệp, cam kết đủ chất lượng và số lượng.

Bài viết trên đây của Hi – Event là toàn bộ thông tin liên quan đến tổ chức sự kiện online. Hy vọng rằng, bạn đọc có thể tham khảo một cách khách quan và trang bị được cho mình những nội dung hữu ích. Hi – Event chúc bạn sẽ tìm được đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến thành công như kỳ vọng nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82