Cuối năm là thời điểm để các công ty, doanh nghiệp nhìn lại chặng đường một năm hoạt động. Đồng thời đặt ra nhiệm vụ và phương hướng cho năm tiếp theo. Để kỉ niệm cho sự kiện này không có gì hoàn hảo hơn bằng việc tổ chức một bữa tiệc tất niên ấm cúng và vui vẻ. Vậy tổ chức tiệc tất niên là gì và quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm ra sao? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây:
Tiệc tất niên cuối năm là gì?
Tiệc tất niên (hay còn gọi là Year End Party), đây là sự kiện được diễn ra vào cuối năm trong nội bộ của công ty hay doanh nghiệp. Tùy thuộc vào số lượng người tham gia mà quy mô và cách thức tổ chức cũng như địa điểm sẽ có sự khác nhau.
Chương trình tất niên 2020
Tiệc tất niên cuối năm là dịp để công ty, doanh nghiệp tổng kết các thành tựu đã đạt được trong suốt một năm vừa qua. Nêu ra những điểm còn hạn chế để rút kinh nghiệm và định hướng phát triển cho chặng đường tiếp theo. Đây cũng là dịp các công ty vinh danh những cá nhân, tập thể đã có thành tích xuất sắc trong suốt thời gian vừa qua.
Ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm là gì?
Tiệc tất niên cuối năm ở công ty thể hiện được rất nhiều ý nghĩa khác nhau. Nó không chỉ cho thấy sự quan tâm của lãnh đạo công ty với nhân viên. Mà đây còn là dịp để gắn kết tình cảm của tập thể nhân viên với công ty. Bạn có thể tham khảo thêm một số ý nghĩa của tiệc tất niên cuối năm được chia sẻ dưới đây:
- Là dịp để công ty chiêu đã khách hàng, đối tác, nhân viên của công ty sau một năm ủng hộ, hợp tác và làm việc.
- Là dịp để đại gia đình của công ty sum họp, đoàn tụ, giải tỏa những căng thẳng, mệt mỏi trong suốt 1 năm miệt mài làm việc.
- Là dịp để công ty tổng kết lại hoạt động của mình trong 1 năm qua. Từ đó nhìn nhận những yếu kém, khuyết điểm cũng như những thành tích đã đạt được để có định hướng tốt hơn cho năm sau.
- Là dịp vinh danh các cá nhân, tập thể có nhiều cống hiến, nỗ lực cho công ty. Đặc biệt là các ý tưởng đột phá thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.
- Là dịp tài năng nghệ thuật, ca hát của toàn thể nhân viên được trổ tài.
- Là dịp để công ty tặng cho nhân viên những món quà kỷ niệm và chào đón năm mới phát lộc, phát tài.
Tất niên công ty cuối năm
Kinh nghiệm tổ chức tất niên cuối năm chuyên nghiệp
Để bữa tiệc cuối năm diễn ra suôn sẻ hơn thì trước khi tiến hành tổ chức, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ít nhất 3 tuần. Xác định rõ ràng các vấn đề sau:
1. Lên ý tưởng tổ chức tất niên
Ý tưởng tổ chức chương trình như là một kim chỉ nam dẫn dắt toàn bộ sự kiện của doanh nghiệp bạn. Do đó, bạn cần hiểu rõ được mục tiêu tổ chức tất niên là gì để có thể nói lên ý tưởng chương trình.
Mục tiêu rõ ràng
Mục tiêu tổ chức chính có thể là: tạo được không khí ấm cúng, vui vẻ, sum vầy và ý nghĩa cho mỗi thành viên trong gia đình.
Mỗi chương trình sẽ có những mục tiêu khác nhau sao cho phù hợp với nhu cầu khách hàng. Cụ thể: Mục tiêu về truyền thông, quảng bá thương hiệu hoặc tri ân khách hàng, đối tác,…
Dựa vào mục tiêu đó mà người tổ chức sẽ có những phương án hợp lý với mục tiêu hướng tới giúp chương trình thành công tốt đẹp
Hình thức tổ chức tiệc tất niên
Có rất nhiều hình thức tổ chức tiệc tất niên cuối năm công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Sự kiện tất niên tri ân các thành viên trong công ty.
- Chương trình tất niên kết hội nghị khách hàng.
- Tổ chức tất niên kết hợp team building, du lịch,…
3 yếu tố tất yếu khi lên ý tưởng tổ chức tất niên: ý tưởng phải mang tính sự kiện, tính cộng đồng ( liên quan đến khách hàng), phải gắn liền với doanh nghiệp.
Liên hoan cuối năm
2. Xác định chính xác số lượng người tham dự chương trình
Rủi ro lớn nhất ảnh hưởng trực tiếp tới chương trình bạn có biết là gì không? đó là vấn đề số lượng người tham gia bữa tiệc. Nếu dự trù số lượng tổ chức không chính xác mà chỉ ướm chừng thôi thì sẽ dễ gặp rủi ro rất lớn. Nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới địa điểm tổ chức, số lượng thư mời, số lượng quà tặng.
Xác định được số lượng thành viên trong công ty sẽ tham dự, kèm theo người thân có thể tham dự cùng. Còn trường hợp mời thêm đối tác, khách mời cũng cần tính khéo léo được người thân đi theo. Việc dự trù được người tham dự chính xác. Lúc này bạn sẽ dễ dàng đặt bàn tiệc, địa điểm tổ chức cũng như chi phí tổ chức chương trình.
Các bước lập danh sách khách tham dự:
Bước 1: Thống nhất về số lượng cũng như cơ cấu khách mời.
Bước 2: Lập theo các loại danh sách.
- Danh sách khách VIP.
- Danh sách khách mời chính ( nhân viên, khách hàng, đối tác,…)
- Danh sách khách mời dự bị.
- Danh sách khách mời là những cơ quan truyền thông.
3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức
Để chương trình tất niên cuối năm diễn ra hiệu quả thì nên lựa chọn vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Bởi lúc này nhân viên chuẩn bị về quê đón tết nên sẽ có thời gian rãnh hơn thường ngày.
Sau khi đã có số lượng người tham dự, kinh phí tổ chức. Lúc này bạn tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Địa điểm đáp ứng được những yêu cầu về kinh phí, số lượng cũng như kịch bản chương trình. Càng gần những ngày cao điểm thì việc tìm địa điểm tổ chức sẽ càng khó khăn. Do đó nên nếu có đặt phòng thì đặt trước 1 – 2 tháng để tránh không tìm được chỗ tổ chức. Có thể tổ chức tại các nhà hàng, trung tâm hội nghị, ngoài trời,…
Lưu ý: Nên chọn những địa điểm tổ chức gần trung tâm, giao thông thuận tiện để có thể dễ dàng tìm kiếm. Nếu địa điểm xa thì cần có xe đưa đón tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời. Khu vực tổ chức rộng rãi, an toàn, đủ cho số lượng khách mời.
4. Lên nội dung và làm Onsite
Xác định concept, mood cũng như theme cho chương trình
Concept chương trình tất niên gồm:
- Màu sắc chủ đạo: Phụ thuộc vào ý tưởng, chủ đề của bữa tiệc mà lựa chọn màu sắc phù hợp. Thông thường màu đỏ là cho ngày tết, màu đen thể hiện sự sang trọng, quý phái của bữa tiệc.
- Dress code: Tùy theo quy định về chủ đề của sự kiện mà chọn màu sắc trang phục hợp lý.
- Sân khấu tổ chức tất niên có thể trang trí như một con tàu, chiếc xe buýt,… để thể hiện hành trình mà doanh nghiệp đã đi qua.
- Ánh đèn chủ đạo: Ánh sáng trắng, vàng nhằm tạo sự ấm cúng, thân mật.
- Âm nhạc: Hãy lựa chọn những ban nhạc nhẹ nhàng, du dương hay sôi động.
Có thể bạn cần tìm kiếm: Nơi cho thuê thiết bị sự kiện chất lượng tại HCM.
Tổ chức tiệc tất niên cuối năm
Chuẩn bị các hoạt động cho chương trình
Tiết mục chương trình văn nghệ
- Trong tiết mục văn nghệ có thể là ca nhạc, múa hát, các trò chơi, xiếc, khen thưởng trao quà, bốc thăm trúng thưởng, …. có thể là do nhân viên hoặc khách mời thể hiện.
- Video trình chiếu ngắn gọn về sự hình thành, thành tựu của công ty.
- Các tiết mục văn nghệ có thể thuê 1 – 2 tiết mục là do ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng thể hiện tùy vào kinh phí của công ty đưa ra.
Phần tiệc
Phần tiệc tất niên này có thể là sắp xếp theo bàn và mặc định số lượng món ăn. Hoặc có thể là tổ chức theo tiệc buffet. Trong bữa tiệc phải đầy đủ các món ăn:
- Món khai vị gồm 1 – 2 món ( có thể là gỏi rau, soup).
- Món ăn chính: món chiên, xào, những món ăn giàu đạm, tinh bột,…
- Món tráng miệng: các món thanh nhiệt như trái cây, chè khúc bạch, rau câu,…
- Nước uống: nước suối, bia, rượu,…
Xây dựng kịch bản chương trình tất niên cuối năm
Một kịch bản tổ chức chương trình tất niên gồm các đề mục sau:
- Số thứ tự: số tiết mục, trình tự biểu diễn, thời gian diễn ra.
- Tên tiết mục: Phân loại từng tiết mục để có thể chạy chương trình dễ dàng tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục.
- Nội dung: Nội dung chính ở đây là phần lời nói MC. Do đó, cần liệt kê hết ra những ý chính mà MC sẽ trình bày trong sự kiện.
- Người thể hiện chương trình sẽ được MC giới thiệu trong sự kiện.
- Thời lượng diễn ra chương trình: Việc phân bố thời lượng chương trình sẽ kiểm soát và tiết kiệm được thời gian của sự kiện.
- Ghi chú: Trong phần chủ yếu là ghi chú việc chuẩn bị đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hay nhân sự cho các tiết mục.
5. Nơi cung cấp nhân sự, thiết bị sự kiện
- Nhân sự sự kiện bao gồm: ban quản lý sự kiện, MC chương trình, lễ tân đón khách mời, ekip hỗ trợ chạy chương trình, nhân sự hỗ trợ an ninh, camera man.
- Thiết bị sự kiện bao gồm: thiết bị ghi hình, máy quay, thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, nhà bạt, màn hình led, trang phục, đạo cụ,…
Không gian tổ chức tất niên ngoài trời
6. Hoạch định ngân sách tổ chức sự kiện tất niên
Để việc lên ngân sách hợp lý thì doanh nghiệp cần hoạch định rõ ràng các yếu tố cần phải chi. Cụ thể:
- Địa điểm tổ chức, đồ ăn thức uống, trang trí, âm thanh ánh sáng, văn nghệ, set up, quà tặng, …. Đặc biệt, chi phí dự phòng, chi phí phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện.
7. Các bước tiến hành tổ chức chương trình tất niên cuối năm
Dựng khung chương trình cho sự kiện
Các hạng mục cần đảm bảo trước khi bước vào sự kiện:
- Cánh gà 2 bên, standby room, artist room, model room, dancer room, lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, chỗ cho MC, phụ việc.
- Bố trí khu vực chỗ ngồi: khách VIP, đại biểu, khách tham dự.
- Dàn dựng sân khấu, thiết kế sân khấu, lắp đặt loa, đèn và màn hình LED.
- Dàn dựng backdrop, treo bandroll,….
Tổng duyệt chương trình
- Chạy thử chương trình, âm thanh ánh sáng, kỹ thuật,….
- Duyệt lại chương trình thêm lần nữa với khách mời như celeb, nhóm hài kịch,…
- Nhân sự chương trình được đảm bảo.
- Chuẩn bị kịch bản đường dây, MC, kỹ thuật đầy đủ.
Phân công nhân sự đón khách
Nhân sự đón khách chia làm 3 nhóm: nhân sự chỉ dẫn khách đến bãi đỗ xe, lễ tân đón khách tại cổng, lễ tân hướng dẫn chỗ ngồi.
Tiến hành chạy chương trình tất niên
Giám sát, điều phối chương trình, sự kiện được đảm bảo chạy đúng tiến độ, đề phòng rủi ro xảy ra bất ngờ.
Kết thúc buổi lễ
Trước khi kết thúc buổi lễ tiến hành chụp ảnh lưu niệm, tặng quà và cuối cùng là tiễn khách mời.
Có thể bạn quan tâm: Địa điểm tổ chức tất niên buffet giá rẻ tại HCM.
Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết
Những lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên cho công ty
1. Thiếu sự đầu tư về ý tưởng concept
Concept tất niên cuối năm là sự phân biệt của bữa tiệc tất niên giữa các năm. Nó có vai trò tạo sự ấn tượng, thu hút cho nhân viên, khách mời.
Thông thường, một sự kiện tất niên diễn ra theo trình tự: Phát biểu – tổng kết – khen thưởng – tiệc tùng. Chương trình như sẽ khiến người tham dự sẽ cảm thấy rất nhàm chán, không có sự thu hút.
Nếu mà concept làm chưa tới, mặc dù ý tưởng tổ chức độc đáo nhưng nội dung kịch bản không thể truyền tải đầy đủ ý nghĩa của ý tưởng.
Để khắc phục được việc lên concept chưa hoàn hảo này thì doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đưa ra những ý tưởng phù hợp, thật tốt. Từ đó xây dựng được kịch bản truyền đạt phù hợp.
2. Ít hiểu về các hạng mục, nhà cung cấp
Việc liệt kê ra các hạng mục về thiết bị, nhân sự, dụng cụ cho bữa tiệc cuối năm không hè khó. Cái khó ở đây là số lượng và công suất của thiết bị đó như thế nào để phù hợp với không gian tổ chức. Cũng như tiêu chí để lựa chọn đơn vị cung cấp là gì?
Có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp tham khảo bảng giá của 2 nhà cung cấp. Nhưng cuối cùng họ lại lựa chọn đơn vị có bộ loa giá rẻ. Đến khi diễn ra chương trình thì công suất của bộ loa đó lại không đáp ứng được không gian của chương trình nên đành phải thuê một cái bộ loa khác. Lúc này đành phải mất khoản chi phí rủi ro nữa.
Bên cạnh đó, còn mất nhiều chi phí về đồ uống, bồi thường đồ vỡ, phục vụ,… Nếu bạn không am hiểu gì hết về các hạng mục cũng như nhà cung cấp thì có rất nhiều rủi ro xảy ra. Điều tốt nhất nếu bạn chưa nắm được vấn đề này thì hãy liên hệ nhờ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hỗ trợ.
Cho thuê bàn ghế tổ chức tất niên
3. Thuê các hạng mục nhỏ lẻ thay vì trọn gói
Có rất nhiều doanh nghiệp với tâm lý ưa chuộng hàng ngon, bổ, rẻ nên thường hay thuê các hạng mục nhỏ lẻ để tiết kiệm. Nhưng ai biết được việc làm này phải nhiều rủi ro không ngờ tới:
- Chất lượng dịch vụ không được đảm bảo.
- Tốn công sức, thời gian quản lý nhiều nhà cung cấp cùng một lúc.
Nhiều người cứ nghĩ thay vì việc đặt dịch vụ tổ chức tất niên công ty trọn gói từ một nhà cung cấp thì thuê từng hạng mục sẽ rẻ hơn. Việc này chi phí không hề thấp nhé, trừ khi bạn đã có sẵn một vài hạng mục rồi, thuê thêm một vài hạng mục nữa.
Hi Event cho thuê thiết bị trọn gói
4. Mọi thông tin hợp đồng phải minh bạch
Mọi hợp đồng tiệc tất niên công ty sẽ liên quan đến tính pháp lý và quyền lợi của người tham gia kí kết. Do đó, đừng bao giờ đặt bút kí vào bất cứ hợp đồng nào khi chưa xem xét kỹ lưỡng về thông tin và điều khoản có trong hợp đồng.
Các hạng mục cần phải có thông tin cụ thể về số lượng, chất lượng, chủng loại, công suất, chi phí thuê, thời điểm thuê, thời gian thuê. Quy định về việc xử phạt khi một trong hai vi phạm hợp đồng. Cần tránh những cụm từ không rõ nghĩa, mang tính chủ quan.
5. Phương án dự phòng rủi ro cho bữa tiệc
Bạn cứ nghĩ nếu mọi thứ cho bữa tiệc tất niên cuối năm của mình đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng, cứ nghĩ sẽ không có rủi ro gì xảy ra. Đến ngày thực hiện hệ thống điện tòa nhà bỗng bị tắt dẫn đến chương trình bị gián đoạn. Chuẩn bị hoàn hảo như thế nào mà không có phương án dự phòng cho sự rủi ro đó thì chương trình diễn ra vẫn không có hiệu quả.
Trước khi chương trình tất niên được diễn ra thì bạn hãy tiến hành tổng duyệt sự kiện trước để có thể lường trước được tình huống xảy ra. Kiểm tra kỹ hệ thống tòa nhà, hệ thống kiểm soát an ninh, thiết bị phòng cháy chữa cháy tại các điểm. Xác nhận chính xác một lần nữa sự có mặt của khách mời.
Tham khảo ngay: Top nhà hàng tổ chức tiệc tất niên uy tín tại HCM.
Tổ chức tất niên cho công ty
6. Kế hoạch truyền thông với bữa tiệc nhân viên cuối năm
Tiệc tất niên cuối năm là hoạt động chung của công ty. Đây là dịp ban lãnh đạo công ty thể hiện lòng cảm ơn tới toàn thể nhân viên của mình. Do đó, phải làm thế nào để khiến họ được trân trọng, hào hứng, hạnh phúc trong ngày nay là điều rất quan trọng.
Bản kế hoạch truyền thông trước, lúc này nhân viên công ty sẽ biết họ tham gia vào bữa tiệc có concept độc đáo ra sao? Có những hoạt động gì thú vị trong chương trình? Dresscode năm này có gì mới? Một chương trình mà khiến họ nếu không tham gia thì sẽ tiếc nuối đến nhường nào. Biết đâu được họ có thể góp một số ý tưởng, ý kiến để phù hợp với chương trình.
7. Dựa vào bảng giá để lựa chọn đối tác tổ chức bữa tiệc
Ở một vị trí của một khách hàng, ai cũng mong muốn lựa chọn cho mình một sản phẩm giá tốt. Với câu nói “Tiền nào của nấy”, nếu bạn quá tập trung vào giá cả mà quên đi chất lượng của sản phẩm thì bạn phải trả giá một cái giá rất đắt. Hãy mua một sản thông minh, biết cân bằng giữa yếu tố giá và chất lượng. Như thế bữa tiệc tất niên cuối năm của doanh nghiệp bạn mới có ý nghĩa.
Hi-Event – Công ty tổ chức tất niên uy tín tại HCM
Để có một bữa tiệc tất niên cuối năm hoàn chỉnh và có ý nghĩa nhất thì công ty bạn nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hi-Event được xem là gợi ý không thể nào hợp lý hơn dành cho công ty của bạn.
Hi-Event là nơi tập trung một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và có sự chuyên nghiệp cao. Chúng tôi luôn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt và chất lượng nhất.
Tất niên cuối năm
Thông tin trên mà bài viết cung cấp đã giúp mọi người hiểu hơn về quy trình tổ chức tiệc tất niên cuối năm cũng như ý nghĩa và một số điều nên lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên.Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của công ty mà bữa tiệc có thể thêm hoặc bớt đi một số bước.
Để tiết kiệm thời gian bạn hãy liên hệ với Hi-Event, chúng tôi sẽ đem đến cho bạn những dịch vụ tổ chức sự kiện tốt và ấn tượng nhất. Nhanh tay liên hệ với chúng tôi để được báo giá chi tiết và hưởng nhiều ưu đãi.
Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)
Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82