Các bước tổ chức Gala dinner thành công tốt đẹp

Gala dinner là khái niệm không còn xa lạ đối với các công ty du lịch, dịch vụ nhà hàng, khách sạn. Đây là một sự kiện tinh tế, đẳng cấp và sang trọng. Nó được tổ chức kết hợp giữa ăn uống, giải trí. Thường được tổ chức ở những không gian rộng, được bày trí đẹp mắt. Cùng tìm hiểu các bước tổ chức gala dinner qua bài viết sau của chúng tôi. 

Gala Dinner là gì?

Gala Dinner được hiểu là một sự kiện được tổ chức nhằm mục đích khen thưởng, tri ân, các ngày kỷ niệm…. của các tổ chức, công ty,…Một bữa tiệc Gala dinner sẽ bao gồm nhiều hoạt động khác nhau như trao thưởng, giải trí bằng văn nghệ, trò chơi…

Thông thường loại tiệc này thường được sử dụng với quy mô lớn trên 50 người trở lên. Đặc biệt mỗi buổi tiệc sẽ có những chủ đề riêng theo các doanh nghiệp. Các vị khách tham dự buổi tiệc sẽ diện những bộ đồ lộng lẫy, đẹp và nổi bật, liên quan đến chủ đề của bữa tiệc. 

 Yếu tố xây dựng chương trình Gala dinner thành công

Để thực hiện chương trình Gala dinner thành công các bạn cần phải chuẩn bị cẩn thận các yếu tố sau: 

• Kịch bản của buổi Gala cần phải được chuẩn bị tươm tất, cụ thể, rõ ràng và đặc sắc. Đặc biệt là kịch bản phải hấp dẫn để tạo nên không khí vui vẻ cho bữa tiệc. 
• Người dẫn chương trình chuyên nghiệp, linh hoạt. Có khả năng truyền lửa đến cho những người tham dự. Đặc biệt là MC phải thể hiện được mục đích, chủ đề của bữa tiệc. 
• Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện phải được lựa chọn kỹ càng, phù hợp với việc đi lại của mọi người. 

Bạn có thể xem thêm thông tin bổ ích về ý tưởng tổ chức tất niên cuối năm ấn tượng nhất.

Các bước tổ chức Gala dinner

Để tổ chức sự kiện thành công các bạn cần phải có kế hoạch, quy trình tổ chức cụ thể. Dưới đây là các bước tổ chức Gala dinner được nhiều công ty sử dụng:

Bước 1: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Bất kỳ một chương trình nào cũng phải có kế hoạch trước khi thực hiện. Đây là bước đầu tiên và đặc biệt quan trọng để xây dựng và phát triển bất kỳ chương trình nào. Trong bản kế hoạch cần phải có những nội dung sau: 

• Lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
• Thời gian dự kiến và chính thức tổ chức sự kiện.
• Dự kiến số người tham gia. 
• Dự trù kinh phí. 
• Các hoạt động sẽ tổ chức
• Lựa chọn Menu

Bước 2: Lên kịch bản Gala dinner chi tiết

Để sự kiện Gala dinner thành công các bạn cần phải chuẩn bị một kịch bản rõ ràng và chính xác. Sau khi bản kế hoạch được thông qua thì hãy bắt tay ngay vào việc viết kịch bản và lên khung của chương trình. Kịch bản của Gala dinner sẽ bao gồm: Thứ tự, thời gian, nội dung trong chương trình. Đặc biệt các mục cần phải trình bày rõ ràng, cụ thể để MC dễ dàng thực hiện. 

Bước 3: Lựa chọn trò chơi Gala dinner

Một trong các bước tổ chức Gala dinner rất quan trọng đó là việc lựa chọn trò chơi trong sự kiện. Đây là cách giúp người tham gia trong buổi tiệc có thể giải trí và giúp các thành viên gắn kết với nhau. Bạn nên lựa chọn những trò chơi phù hợp để tạo được không khí vui vẻ, đơn giản vừa xây dựng được tinh thần đoàn kết nhưng vẫn không thiếu sự hấp dẫn. 

Bước 4: Thiết kế phông nền và trang trí sân khấu

Sân khấu là khu vực chính tại buổi tiệc vì vậy cần phải thiết kế và trang trí đẹp, phù hợp với chủ đề của buổi gala. Những người chịu trách nhiệm thực hiện phải nghiên cứu, bàn bạc và lên ý tưởng cho khu vực này. Hình ảnh, chữ trên phông cần được làm nổi bật và thể hiện được logo, hình ảnh của công ty. Ánh đèn của sân khấu phải được sử dụng tối đa, nhưng không gây chói mắt người ở dưới.

Bước 5: Lựa chọn nhạc nền sự kiện

Các bản nhạc trong buổi tiệc Gala dinner phải thật vui nhộn, phù hợp trong từng giai đoạn. Có thể là những giai điệu du dương, nhẹ nhàng hoặc ca khúc sôi động khi tham gia các trò chơi để tạo không khí vui nhộn. Tuy nhiên các bản nhạc nên được sử dụng theo ý kiến của đa số để đảm bảo được nhiều người đón nhận. Việc phân phối các bản nhạc trong từng thời điểm rất quan trọng. Vì vậy hãy sắp xếp chúng thật cẩn thận trước khi chương trình bắt đầu. 

Bước 6: Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phụ thuộc vào mục đích và chủ đề mà các công ty hướng đến mà có thể lựa chọn địa điểm cho phù hợp. Tuy nhiên nên chọn những nơi mà phần lớn mọi người đều di chuyển dễ dàng, dễ tìm. Các bạn có thể tham khảo một số địa điểm như: 

• Các trung tâm tổ chức hội nghị.
• Các khách sạn.
• Nhà hàng.
• Khu sinh thái, bãi biển.

Bước 7: Lựa chọn Công ty tổ chức sự kiện Gala Dinner

Có rất ít công ty tự tổ chức sự kiện thành công mà không cần đến các công ty tổ chức sự kiện. Bạn nên chọn những địa chỉ trong khu vực, được nhiều người biết đến và sử dụng. Hi-Event là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện bạn có thể lựa chọn sử dụng. Tại đây hội tụ những nhân viên chuyên tổ chức sự kiện, đã và đang thực hiện rất nhiều tiệc Gala dinner cho các công ty lớn, nổi tiếng. Vì vậy bạn hoàn toàn có thể yên tâm lựa chọn sử dụng. 

Bước 8: Lựa chọn người quay phim, chụp ảnh sự kiện

Để có được những hình ảnh, video đẹp cho buổi tiệc các bạn cần phải lựa chọn địa chỉ cung cấp dịch vụ quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp. Đặc biệt là phải có kinh nghiệm thực hiện ở các sự kiện, bữa tiệc dạng Gala dinner. Bạn có thể tham khảo các gói chụp hình tại Hi-Event để có được chất lượng tốt nhất. 

Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn các bước tổ chức Gala dinner rất chi tiết và cụ thể. Đây là quy trình thực hiện chuẩn và đầy đủ nhất để có một buổi tiệc chất lượng. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn tổ chức được một buổi gala thành công cho công ty của mình.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282