Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ nhiều chuyên gia

Kinh nghiệm luôn là một điểm mạnh rất lớn nếu bạn muốn thành công trong bất kỳ hoạt động nào. Kể cả việc tổ chức các sự kiện như lễ khai trương. Nhưng khi khai trương cửa hàng, không phải ai cũng đã có sẵn trong tay những kinh nghiệm này. Nếu vậy, bạn cần phải tham khảo kinh nghiệm từ những người đã thực hiện trước đó.

Trong bài viết sau đây, chúng tôi xin chia sẻ kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ những chuyên gia. Cùng đón đọc để có thêm những hiểu biết cần thiết cho mình nhé!

Làm thế nào để tổ chức khai trương hoàn hảo nhất?

1. Lập kế hoạch tổ chức khai trương

Một công việc được hoàn thành tốt nhất nếu bạn biết lập kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch đó. Để tổ chức một lễ khai trương, bạn có thể chú ý đến những điểm như sau:

• Xác định địa điểm, thời gian tổ chức khai trương. Theo văn hóa phương đông, chọn thời gian tổ chức cũng khá quan trọng. Thời gian cũng ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của cửa hàng về sau.
• Cụ thể thì các sự kiện diễn ra tại lễ khai trương được tiến hành như thế nào? Đón khách được thực hiện như thế nào? Lễ khai trương có cần thêm chương trình văn nghệ không? Mấy giờ thì cắt băng khánh thành? Lễ dự kiến sẽ kết thúc vào lúc nào?
• Đối tượng khách mời đến tham dự là ai? Khách mời chủ yếu là bạn bè, người thân hay bạn muốn tổ chức một sự kiện cho mọi người tại một địa điểm công cộng? Bạn có đủ điều kiện tài chính để mời thêm các nhân vật nổi tiếng về PR cho sự kiện không?
• Trong lễ khai trương, bạn có chính sách giảm giá/ quà tặng gì cho khách hàng không? Chi phí dự kiến cho lễ khai trương là bao nhiêu?

Có thể bạn quan tâm: Kịch bản tổ chức khai trương ấn tượng nhất.

Một kế hoạch chi tiết luôn đem đến cho bạn sự chủ động và chuẩn bị trước cho những tình huống xấu có thể xảy ra.

2. Tổ chức khai trương cần một người đi đầu

Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương thành công cho thấy luôn phải có một người đứng đầu trong khâu tổ chức. Người đứng đầu trong tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của lễ khai trương. Sự kiện bạn tổ chức càng lớn thì trách nhiệm và nhiệm vụ của người tổ chức lại càng cao hơn. Thông thường, với các cửa hàng, doanh nghiệp lớn. Họ cần thuê riêng một đơn vị tổ chức sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra tốt đẹp nhất.

Khi tổ chức khai trương cần chuẩn bị những gì? Xem chi tiết tại đây

Trước khi buổi lễ diễn ra, người tổ chức sự kiện phải phân công nhiệm vụ cho từng người. Các khâu chuẩn bị sự kiện cần được thực hiện nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả nhất. Trong quá trình tổ chức sự kiện, người đứng đầu cũng cần nắm bắt được mọi hoạt động đang diễn ra. Nếu xảy ra sự cố cần đưa ra những phương án xử lý kịp thời.

3. Tầm quan trọng của tinh thần đồng đội

Một lễ khai trương không thể chỉ được tiến hành bởi một cá nhân. Muốn thành công, bạn cần có sự hợp tác của rất nhiều người. Đây là những thành viên trong đội tổ chức sự kiện. Các thành viên có thể nêu lên những ý kiến đóng góp của mình để kế hoạch được tốt hơn. Kế hoạch tổ chức cũng nên được thống nhất bởi tất cả các thành viên trong đội tổ chức.

4. Thực hiện theo đúng kế hoạch

Sau khi có bản kế hoạch chi tiết, buổi lễ cần được tổ chức theo đúng bản kế hoạch đó. Các thành viên sẽ thực hiện công việc như đã được giao theo đúng thời gian yêu cầu và cần phải đảm bảo đúng tiến độ. Công việc tiến hành trang trí cho buổi lễ cần được hoàn thành chậm nhất là vào ngày hôm trước.

Đội ngũ tổ chức lễ khai trương cần đến trước thời gian sự kiện bắt đầu ít nhất là 1 tiếng. Các thành viên cần kiểm tra lại một lượt hệ thống máy móc thiết bị, ghế ngồi, các trang thiết bị cần thiết,… Hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu,… cũng phải được cho chạy thử để đảm bảo chất lượng. Đối với các lễ khai trương lớn thì công tác chuẩn bị lại càng được chú trọng nhiều hơn. Với mục đích tránh để xảy ra sai sót trong quá trình diễn ra.

Xem thêm: Điểm khác nhau giữa khai trương và khánh thành để hiểu kỹ hơn.

Các vấn đề nhỏ cũng cần được lưu tâm

Khai trương là ngày bạn giới thiệu cửa hàng, thương hiệu của mình đến khách hàng. Chính vì vậy, bạn cần tạo ấn tượng với khách mời trong ngày này. Những chi tiết nhỏ dưới đây có thể giúp bạn “ghi điểm” đối với khách mời đây:

• Mua thêm bông cài áo, hoặc logo có tên thương hiệu gắn lên ngực khách hàng.
• Băng đeo ngang của những người hỗ trợ cần mâm vuông đựng kéo phải có in logo công ty. Màu băng rôn và khăn thường là màu đỏ.
• Sử dụng những món quà nho nhỏ để tặng khách khi ra về. Món quà này cũng phải in hình ảnh, logo của cửa hàng.
• Thông thường, sẽ có 6 người đại diện công ty lên cắt băng khánh thành. Tuy nhiên, bạn cần đến 7 người bưng mâm và 7 bông hoa trên đó, chứ không phải 6 nhé. Đây là lỗi rất cơ bản mà nhiều cửa hàng gặp phải.

Qua nhiều năm tổ chức sự kiện lớn, chúng tôi đã tổng hợp được những kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương từ những người có đã có kinh nghiệm lâu năm. Hi vọng những chia sẻ này đã đem đến những thông tin bổ ích cho bạn đọc nhé!

Mọi nhu cầu về tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với Hi-Event để được hỗ trợ.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282