Mẫu kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp

Cuối năm là thời điểm bận rộn với khối lượng công việc lớn và một bữa tiệc Year End Party được xem là liều thuốc tinh thần đối với mọi người. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có kinh nghiệm tổ chức một bữa tiệc hoành tráng và ý nghĩa nhất. Vậy cần lên kế hoạch tổ chức Year End Party như thế nào hợp lý nhất? 

Year End Party là gì?

Year End Party là bữa tiệc tất niên cuối năm được diễn ra thường niên trong mỗi công ty hay doanh nghiệp hiện nay. Với mục đích là tổng kết và gửi lời tri ân từ phía ban lãnh đạo đến khách hàng và nhân viên công ty. Ngoài ra, đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tiệc ấm cúng của các nhân viên trong công ty, cùng nhau nhìn lại chặng đường đã trải qua trong suốt một năm vừa qua. Đồng thời tạo nên động lực để phấn đấu cho những năm tiếp theo. 

Các bước tổ chức Year End Party

Kế hoạch tổ chức Year End Party được tiến hành theo các bước dưới đây: 

1. Lên ý tưởng tổ chức Year End Party

Cuối năm là thời điểm diễn ra rất nhiều buổi tiệc tùng. Vì vậy ý tưởng tổ chức Year End Party phải có sự mới mẻ, sáng tạo để ghi lại nhiều ấn tượng cho khách tham gia. Một số ý tưởng gợi ý dưới đây mà công ty bạn có thể áp dụng:

Tiệc cắm trại (picnic)

Ý tưởng tổ chức Year End Party với không gian ngoài trời. Địa điểm có thể là các bãi cỏ rộng hay những khu du lịch sinh thái được bày tiệc đơn giản nhưng gần gũi và thân thiện.

Dạ tiệc đen và trắng

Buổi tiệc Year End Party của công ty bạn sẽ được sử dụng với 2 tông màu trắng đen chủ đạo. Đây được xem là 2 màu cơ bản hiện nay nhưng vẫn thể hiện được sự sang trọng và lịch sự. Những khách tham dự sẽ được thể hiện trang phục theo dress code trong suốt buổi lễ. 

Chuyến xe cuối năm

Sân khấu sẽ được thiết kế thành một con tàu hay một chuyến xe buýt. Mục đích là muốn nói lên hành trình hoạt động của doanh nghiệp, công ty trong suốt một năm vừa qua. 

Pool party

Pool party có nghĩa là buổi tiệc được tổ chức tại bể bơi. Đây được xem là ý tưởng mới, độc đáo và hiện đại trong những ý tưởng tổ chức chương trình Year End Party hiện nay. Ý tưởng này phù hợp với những công ty có số lượng thành viên ít và đang trong độ tuổi năng động, trẻ trung và sôi nổi.

Tìm hiểu thêm: Những nhà hàng tổ chức Year End Party ấm cúng và ý nghĩa tại HCM.

Một chuyến du lịch Team Building

Ý tưởng có thể là một chuyến du lịch Team Building thú vị, tạo một khoảng không gian vui chơi thỏa thích cho tất cả những nhân viên của mình. Với ý tưởng này có thể giúp gắn kết lại các thành viên trong công ty với nhau.  Đây là dịp để doanh nghiệp tri ân các nhân viên của mình, một phần thưởng ý nghĩa và giá trị nhất.

2. Xác định chủ đề

Chủ đề của kế hoạch tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp hay công ty cần có nội dung ngắn gọn và mang tính khái quát, chứa đựng những ý tưởng, nội dung, hình thức….của sự kiện. Chủ đề chính là cơ sở để xây dựng chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện nên chứa đựng đầy đủ các thông tin một cách cơ bản và chính xác nhất.

3. Xác định khách tham dự

Số lượng khách mời khi tham gia trong buổi tiệc sẽ ảnh hưởng hưởng và quyết định trực tiếp đến quy mô của bữa tiệc. Nếu không xác định được số lượng khách mời sẽ dẫn đến tình trạng quá tải hay trống vắng cho buổi lễ. Từ đó công ty sẽ mất kiểm soát và dẫn đến tình trạng ngân sách bị thiếu hụt khi đã được hoạch định.

4. Thời gian, địa điểm

Thời gian tổ chức buổi tiệc Year End Party thường được các đơn vị lựa chọn vào những ngày cuối tuần của tháng cuối cùng trong năm. Đây là ngày nghỉ của nhân viên công ty đồng thời cũng là thời điểm cuối năm lý tưởng để gặp gỡ và giao lưu với nhau. 

Thời gian có thể kéo dài từ 120 – 150 phút tùy thuộc vào mỗi công ty. Các đơn vị nên tổ chức vào khung giờ từ 18h – 20h. Nếu ngắn quá thì không đạt được mục đích của buổi tiệc mà dài quá sẽ gây tình trạng nhàm chán cũng như mệt mỏi cho tất cả mọi người. Chính vì điều đó, cần phải cân nhắc thời lượng chương trình sao cho phù hợp.

Dựa vào không gian tổ chức thì chúng ta có thể phân chia thành:

• Không gian ngoài trời: có thể là sân vận động, quảng trường, bãi biển hay khu sinh thái…
• Không gian trong các phòng tổ chức sự kiện: có thể là nhà hàng, khách sạn…. 

5. Lựa chọn MC cho chương trình Year End Party

Một chương trình sự kiện muốn thành công, thu hút thì không thể thiếu phần MC, người dẫn dắt chương trình. MC cần phải đảm bảo các tiêu chí: hoạt bát, năng động, vui vẻ, dễ nhìn,… .

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhân viên trong công ty để làm MC chương trình của mình. Nhưng người đó phải đáp ứng được những yếu tố cần thiết của một người làm MC. Hoặc có thể thuê MC dẫn chương trình từ bên ngoài.

Hi – Event cung cấp MC dẫn chương trình chuyên nghiệp, nếu bạn có nhu cầu có thể liên hệ ngay với chúng tôi.

6. Lên cấu trúc chương trình

Cấu trúc của chương trình Year End Party  sẽ có cả phần văn nghệ và phần tiệc:

Phần văn nghệ

Trong phần này công ty bạn có thể lên kế hoạch và lựa chọn những tiết mục như:

• Ca nhạc, múa hát, diễn kịch do chính nhân viên công ty hay khách mời.
• Tổ chức các trò chơi đồng đội dành cho những khách mời.
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Trao phần thưởng và vinh danh những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc.

Đừng quên: Tổng hợp các trò chơi Year End Party hấp dẫn, độc đáo để bạn tổ buổi tiệc thành công nhé.

Phần tiệc

Tùy theo yêu cầu của công ty mà bạn có thể đặt theo số lượng bàn hay theo số lượng của món ăn hoặc tiệc buffet. Dù thực hiện theo hình thức nào thì bữa tiệc cũng đầy đủ những món ăn dưới đây:

• Món khai vị.
• Món ăn sau khai vị (món ăn chơi).
• Món chính.
• Món tráng miệng.
• Nước uống.

7. Dự trù ngân sách Year End Party

Khi lên ngân sách cho bất kì sự kiện nào thì doanh nghiệp cũng nên hoạch định các yếu tố cần phải chi tiêu trong chương trình. Những yếu tố cần phải chi trong bữa tiệc Year End Party bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức, trang thiết bị tổ chức.
• Chi phí cho đồ ăn thức uống.
• Mua đồ trang trí bữa tiệc.
• Âm thanh ánh sáng.
• Thuê nhân sự sự kiện.
• Chi phí setup chương trình nếu không thuê địa điểm.
• Quà tặng.
• Chi phí dự phòng, phát sinh.

Nếu bạn có nhu cầu thuê địa điểm hay thiết bị tổ chức sự kiện, setup sự kiện,… thì hãy liên hệ đến công ty tổ chức sự kiện Hi – Event nhé!

8. Lên kịch bản chi tiết

Việc lên kịch bản tổ chức Year End Party chi tiết sẽ được dựa trên cấu trúc và trình tự chương trình đã được sắp xếp từ trước. Sẽ có các mục như:

• Tên tiết mục
• Nội dung tiết mục
• Người phụ trách từng mục
• Thời lượng
• Ghi chú (nếu có)

Những thông tin trên mà bài viết cung cấp đã giúp mọi người có một kế hoạch tổ chức Year End Party hoàn hảo và tiết kiệm chi phí một cách tốt nhất.

Nếu như bạn không có thời gian để lên kế hoạch tổ chức và cần có một bữa tiệc Year End Party ý nghĩa thì hãy tìm đến công ty Hi-Event. Chúng tôi có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động sẽ tổ chức một chương trình Year End Party thật hoành tráng cho công ty của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 62 12 82 – 0909 62 12 82