Tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời trọn gói có gì đặc biệt

Việc tổ chức hội nghị hội thảo trong nhà đang trở nên nhàm chán. Để đổi mới, bạn có thể lựa chọn tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời. Vậy tại sao lại nên tổ chức ngoài trời? Những yếu tố gì cần xem xét khi chọn địa điểm tổ chức hội thảo? Hãy tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời trọn gói chi tiết nhất dưới đây.

Tại sao lại lựa chọn tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời?

Hội thảo hiểu nôm na là một cuộc thảo luận, bàn bạc, lấy ý kiến về một công việc cụ thể. Nó được chia ra các loại như:

• Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm.
• Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới.
• Hội thảo chuyên ngành.

Có thể bạn cần biết về: Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo để chuẩn bị được tốt hơn.

Thông thường, các cuộc hội thảo thường được diễn ra trong nhà. Tuy nhiên, một xu thế mới trong lĩnh vực tổ chức hội thảo đang rất thịnh hành hiện nay. Đó là tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời.

Lợi thế của hình thức tổ chức này là con người được giao hòa với thiên nhiên trong một không gian rộng lớn. Từ đó, sân khấu hay các trò chơi cũng được thiết kế cách hoành tráng hơn. Thêm nữa, khách hàng có không gian thoải mái để di chuyển, vui chơi, đi lại cũng giúp buổi hội thảo thành công hơn.

Đơn vị tổ chức có thể thoải mái sáng tạo những ý tưởng độc đáo khi tổ chức ngoài trời. Hơn nữa, họ cũng có thể tận dụng được ánh sáng tự nhiên. Thêm nữa, không gian ngoài trời thoáng đãng cũng sẽ giúp tinh thần khách mời dễ chịu và thoải mái hơn.

Việc tổ chức hội thảo ngoài trời cũng giúp khuếch trương hình ảnh của doanh nghiệp tới nhiều người hơn. Những hoạt động đặc sắc trong hội thảo sẽ giúp người dân chú ý và quan tâm đến thương hiệu đơn vị tổ chức hơn.

Yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Hội thảo có thể được tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời tùy ý. Song trước khi chốt địa điểm, bạn cần lưu ý các yếu tố dưới đây.

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp với quy mô

Mỗi hội thảo sẽ có quy mô số người tham gia khác nhau. Tùy vào số người tham dự sẽ quyết định địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường, những hội thảo nhỏ, dưới 100 người tham dự sẽ tổ chức trong nhà. Những hội thảo có số người lớn hơn, tổ chức ngoài trời sẽ phù hợp hơn.

Ghim ngay: Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo cần có.

2. Tính chất hội thảo diễn ra

Như chúng tôi đã thông tin, có nhiều loại hội thảo với các tính chất khác nhau. Có loại hội thảo chuyên sâu mang tính khoa học, có loại giới thiệu sản phẩm… Với hội thảo khoa học, địa điểm tổ chức tốt nhất là trong các hội trường, phòng họp lớn. Với các loại khác, có thể diễn ra ở những không gian mở như ngoài trời.

3. Nhu cầu về thiết bị sự kiện

Yếu tố thứ 3 quyết định đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đó chính là nhu cầu về thiết bị. Khi tổ chức sự kiện, dàn âm thanh, ánh sáng… là những thiết bị không thể thiếu. Với không gian dễ bị tác động trực tiếp bởi thời tiết. Do đó, các thiết bị sử dụng trong sự kiện ngoài trời cần đảm bảo về trọng tải và công suất. Tùy vào quy mô sự kiện, sẽ cần có thiết bị hỗ trợ phù hợp.

Đối với không gian ngoài trời như thế này thì hệ thống âm thanh và công suất lớn cần đảm bảo chất lượng kỹ thuật. Điều này sẽ góp phần truyền tải nội dung chương trình đến khách tham dự một cách tốt nhất.

Hi-Event ngoài tổ chức các sự kiện lớn nhỏ ra, còn cung cấp các thiết bị sự kiện chất lượng, lắp đặt sự kiện.

Đừng bỏ lỡ: Quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuẩn nhất.

3. Ẩm thực lưu động chất lượng

Một trong những khó khăn khi tổ chức sự kiện ngoài trời là dịch vụ ăn uống. Đồ ăn phải đảm bảo chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm.

Bạn đang khó khăn trong việc tìm dịch vụ ẩm thực chất lượng tại Hồ Chí Minh? Hi-Event với hệ thống lớn đối tác cung cấp tiệc lưu động đảm bảo sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn những món ăn hấp dẫn, an toàn, chất lượng từ Teabreak, tiệc buffet, bàn tiệc tròn,… .

4. Phương án dự phòng và những rủi ro

Phương án dự phòng và quản lý những rủi ro hiệu quả là một trong những công việc bắt buộc phải có. Để đảm bảo tốt nhất cho những người tham gia và cơ sở vật chất trong sự kiện, chúng tôi luôn lưu ý đến mọi khía cạnh của chương trình.

• Về an ninh:  Bố trí nhân viên kiểm soát ra vào, người trông giữ xe đảm bảo tài sản cho người đi dự sự kiện. Nếu là sự kiện tổ chức cho trẻ em thì sẽ có các biển báo hướng dẫn, cảnh báo, rào chắn các khu vực nguy hiểm.
• Thời tiết: Xem trước thời tiết như thế nào? sau đó tư vấn các phương án dự phòng trong thời tiết xấu.
• Sự cố hệ thống điện: Dự phòng máy phát điện trong trường hợp mất điện,…

5. Hình thức của địa điểm tổ chức hội thảo

Đối những hội thảo đòi hỏi sự sang trọng, chuyên nghiệp, lẽ dĩ nhiên nó đòi hỏi tổ chức ở những địa điểm tương tự.

Với những hội thảo không chuyên, bạn có thể chọn những địa điểm vừa phải về chất lượng. Tuy nhiên, địa điểm này vẫn cần đảm bảo sự thoải mái và lịch sự cho khách mời tham dự.

Địa điểm tổ chức hội thảo ngoài trời chất lượng

Dưới đây là một vài địa điểm tổ chức hội thảo ngoài trời chất lượng tại thành phố HCM bạn có thể tham khảo.

GEM CENTER:

Với diện tích lên tới 680m2, cùng không gian xanh mát, đây là sự lựa chọn tuyệt vời cho sự kiện hội thảo. Không chỉ vậy, không gian nơi đây cũng rất phù hợp cho các bữa tiệc cuối năm, bữa tiệc sinh nhật, tiệc cưới…

RIVERSIDE HOTEL:

Với lối kiến trúc Pháp cổ kính và sang trọng, Riverside Hotel sẽ mang lại không ấm cúng và quyến rũ. Cùng với đó là khung cảnh thiên nhiên rất thơ mộng, chắc chắn sẽ khiến bất cứ khách hàng tham gia hội thảo nào cũng cảm thấy thoải mái.

REX HOTEL SAIGON:

Thiên nhiên xanh, di chuyển thuận tiện là ưu điểm của địa điểm tổ chức hội thảo này. Tại khu vực Vertical Garden, số lượng khách hàng có thể lên tới 100 – 200 khách. Riêng khu vực Vườn thượng uyển có sức chứa trên 200 khách.

THẢO ĐIỀN VILLAGE:

Điều đặc biệt của Thảo Điền là lối kiến trúc đậm văn hóa Việt. Đến với nơi đây, bạn sẽ có cảm giác như được trở về thế giới văn hóa Việt Nam xa xưa. Những hình ảnh đầy mộc mạc và giản dị của Thảo Điền sẽ mang đến cho bạn sự bình yên đến lạ kỳ.

DINH ĐỘC LẬP:

Không gian thoáng đãng của Dinh Độc Lập chắc chắn sẽ khiến những ai có mặt nơi đây đều cảm thấy thư thái. Nơi đây với những thảm cỏ xanh mát cùng những cây cổ thụ cao vút cũng sẽ khiến cuộc hội thảo thêm phần sinh động.

Hi-Event là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo ngoài trời trọn gói uy tín tại tp HCM. Nếu cần thêm bất cứ thông tin gì, chúng tôi sẵn lòng được tư vấn mọi thắc mắc của các bạn. Liên hệ với chúng tôi nhé!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282