Chương trình tổ chức hội nghị hội thảo cần chuẩn bị những vấn đề gì?

Trong những năm gần đây nhu cầu tổ chức hội nghị hội thảo ngày một tăng cao. Không chỉ giúp chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Bên cạnh đó còn là hình thức quảng bá các dịch vụ, sản phẩm hiệu quả. Tri ân khách hàng trung thành, thu hút thêm lượng khách hàng mới cho các nhãn hàng, công ty. Vậy để chương trình tổ chức hội nghị hội thảo thành công tốt đẹp cần chuẩn bị những gì?

Mẫu chương trình tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết, phổ biến

Trước khi tổ chức bất cứ một chương trình hội nghị hội thảo nào việc cần làm là nắm rõ 7 vấn đề như sau:

1. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu

Khách hàng chính là yếu tố quyết định thành công của chương trình tổ chức hội nghị hội thảo. Nếu muốn xác định chính xác về đối tượng khách hàng mà công ty, doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đây vẽ nên chân dung khách hàng như sau: Giới tính, công việc, độ tuổi, sở thích, tình trạng hôn nhân, khu vực sinh sống…

Bỏ túi ngay: Hình thức tổ chức hội nghị hội thảo phổ biến hiện nay.

2. Xác định thời gian tổ chức hội thảo hội nghị

Cuối tuần chính là khoảng thời gian thích hợp nhất để tổ chức hội nghị hội thảo. Bạn nên tránh tổ chức vào các ngày trong tuần vì khách hàng còn bận đi học, đi làm rất khó sắp xếp được thời gian. Các công ty, doanh nghiệp cũng nên quan tâm lựa chọn các thời điểm thuận lợi cho việc di chuyển. Để tránh các yếu tố giao thông đi lại thì khung giờ hợp lý nhất:

• Từ 8h – 10h sáng.
• Từ 14h – 16h chiều
• Từ 18h – 20h tối.

3. Xác định thời điểm diễn ra chương trình hội nghị

Tùy thuộc số lượng khách hàng tham dự lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.

• Từ 200 – 500 khách hàng: Chọn phòng họp, khách sạn 3 – 5 sao hay trung tâm tiệc cưới…
• Từ 700 – 1000 khách hàng: Chọn khu nhà hàng sân vườn, resort, khách sạn 5 sao…

Các công ty, doanh nghiệp cần hoạch định chi phí để xác định đúng quy mô sự kiện. Nếu thuê bên trung tâm sự kiện thường có thêm mục báo giá chi tiết để quý khách có thể đo lường, cân đối chính xác nhất.

• Khách sạn 5 sao: Mức giá dao động vào khoảng 800.000 – 1.000.000 VNĐ/người/ngày.
• Khách sạn 4 sao trở xuống: Mức giá dao động vào khoảng 300.000 – 500.000 VNĐ/người/ngày. Hoặc 8.000.000 – 10.000.000 VNĐ/phòng/ngày (sức chứa chỉ vào khoảng dưới 100 khách).

Tìm hiểu ngay: Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo gồm những phần nào?

4. Xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Kịch bản sơ lược bao quát sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình. Gồm các hạng mục, phần, tiết mục trình diễn và thời gian mỗi hạng mục. Thường sẽ được quản lý bởi người điều hành sự kiện, bộ phận âm thanh ánh sáng nhằm phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra theo đúng kịch bản đề ra.

Kịch bản chi tiết bao gồm một số phần chính như lời nói, dẫn dắt của MC, công việc ekip, bố trí thời gian cụ thể…

Trong trường hợp kịch bản không tốt có thể khiến khách hàng buồn cháy, không hiểu thông điệp, không tập trung trong suốt sự kiện, hiệu quả chuyển đổi không cao. Cho nên thông qua mỗi kịch bản cần phải xác định rõ phần nào diễn trước & diễn sau, thông điệp muốn truyền đạt tới khách hàng, điểm nhấn nằm ở đâu để tri ân khách hàng…

5. Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Lập kế hoạch tổ chức, phân bố cho mỗi thành viên: Xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể cho từng người. Xem xét cẩn thận, chu đáo cho từng công việc chuẩn bị. Kiểm tra, giám sát tiến độ chương trình thường xuyên. Đưa ra các checklist cụ thể nhất.

Phân bố nhóm nhân sự hợp lý:

• Nhóm tiền kỳ phụ trách đối ngoại: In thư mời khách hàng, xin giấy phép, xem xét địa điểm tổ chức.
• Nhóm phụ trách hậu cần: Kiểm tra thiết bị, setup hội trường, sắp xếp phương tiện đi lại và quà tặng cho khách hàng.
• Nhóm phụ trách đón khách: Lễ tân đón khách, đưa khách vào bên trong hội trường, sắp xếp vị trí, hỗ trợ cho khách mời.
• Bố trí không gian tổ chức: Khẩu hiệu chào mừng tại vị trí cửa ra vào, nơi đón tiếp khách. Banner sự kiện, backdrop sân khấu, trang trí phòng hội nghị. Trường hợp hội nghị có quy mô lớn có thêm bảng chỉ dẫn chi tiết.
• Công việc cần chuẩn bị khách: Đảm bảo việc ghi hình, ánh sáng, thiết bị âm thanh, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các tiết mục trình diễn.

Mách nhỏ: Kỹ năng tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp.

6. Gửi thư mời cho khách mời

Trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách để in giấy, lựa chọn thiết kế phù hợp, kiểm tra lại thông tin. Ngoài ra, cũng nên gửi thư mời trước nhiều ngày để khách hàng sắp xếp công việc tham dự.

7. Kết thúc chương trình hội nghị

Lúc này các doanh nghiệp, công ty nên chuẩn bị một số phần quà lưu niệm nhằm gửi tặng đến cho quý khách hàng để tham dự. Trên quà lưu niệm nên in sẵn logo hay liên quan đến nội dung sự kiện diễn ra hôm nay.

Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp tại HCM

Hi – Event chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức chương trình tổ chức hội nghị hội thảo tại HCM. Hi – Event luôn chuẩn bị chu đáo, cẩn thận mọi thứ cho quý khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo nên thành công cho chiến lược kinh doanh được đề ra. Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề Hi-Event luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong bất cứ sự kiện gì.

Trên đây đã cung cấp một số thông tin chính về dịch vụ tổ chức chương trình tổ chức hội nghị hội thảo tại HCM tại Hi – Event. Hãy trao đổi với chúng tôi hoặc để lại thông tin Hi – Event sẽ liên hệ lại ngay.

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282