Vai trò của tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động do doanh nghiệp tổ chức. Khách mời của chương trình này chủ yếu là các khách hàng hoặc đối tác chiến lược. Việc tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò to lớn trong việc:

Giúp doanh nghiệp có cơ hội, giao lưu gặp gỡ với khách hàng.
Thông qua sự kiện, gửi lời cảm ơn, tri ân đến các khách hàng đã tin tưởng ủng hộ.
Hội nghị giúp xây dựng hình ảnh cho doanh nghiệp.
Góp phần quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới.
Gia tăng sự kết nối, gắn bó giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của khách hàng và cộng đồng.
Khách hàng có cơ hội góp ý để doanh nghiệp cải thiện và phát triển toàn diện hơn.
Giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng tiềm năng.
Truyền thông, quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tốt hơn.

Bật mí: Tổ chức hội nghị khách hàng như thế nào cho hiệu quả.

Hội nghị doanh nghiệp lớn

Những sai sót tổ chức hội nghị khách hàng cần tránh

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, nếu bạn mắc những sai lầm dưới đây có thể khiến chương trình không đạt được mục đích mong muốn.

1. Cố tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị

Tài chính là vấn đề hàng đầu của các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng. Đa phần các doanh nghiệp đều muốn tiết kiệm tối đa chi phí. Tuy nhiên, không phải cứ tiết kiệm là tốt. Việc tiết kiệm cần đảm bảo chất lượng hội nghị vẫn được đảm bảo. Có như vậy hội nghị mới thành công tốt đẹp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại thường cố tiết kiệm chi phí một cách quá mức. Điều này khiến cho hội nghị không đạt được thành công như kỳ vọng. Thậm chí có thể dẫn đến thất bại.

Lưu ngay: Chi phí tổ chức hội nghị hợp lý dành cho doanh nghiệp.

Tổ chức hội nghị tại khách sạn

2. Kịch bản không có yếu tố Key moment ấn tượng

Những tiết mục điểm nhấn, ấn tượng được gọi là Key moment. Đây là một yếu tố vô cùng quan trọng cần phải có trong các sự kiện, hội nghị. Những điểm nhấn này sẽ ghi dấu, đọng lại nhiều điều ấn tượng đối với khách hàng. Tuy nhiên, khá nhiều doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị lại không làm được điều này.

3. Không đưa lên kịch bản giao tiếp cho từng đối tượng khách hàng

Các chương trình hội nghị thường có những khoảnh khắc giao lưu với khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại “quên” gửi tới khách hàng những kịch bản giao tiếp có thể diễn ra.

Nếu là một khách hàng ít khi đứng trước đám đông. Họ có thể gặp khó khăn trong việc chia sẻ ý kiến, bị động và mất tự tin. Vì thế, nếu trong trường trình có hoạt động này, tốt nhất hãy gửi kịch bản đến cho khách hàng được mời giao lưu.

Phòng hội nghị đạt chuẩn

4. Thuê PG thiếu kinh nghiệm là sai lầm khi tổ chức hội nghị

PG là là những người đại diện cho doanh nghiệp trong các event. Những PG chuyên nghiệp sẽ có nhiều kinh nghiệm trong việc quảng bá sản phẩm hay giải quyết công việc khi gặp sự cố.

Tuy nhiên, chọn PG lại là khẩu các đơn vị thường làm qua quýt. Điều này có thể khiến việc vai trò hỗ trợ cho quá trình tổ chức không đạt hiệu quả như mong đợi.

Ba tiêu chí tổ chức hội nghị khách hàng thành công

Để đảm bảo thành công khi tổ chức hội nghị, bạn cần đảm bảo 3 yếu tố then chốt sau.

1. Thời gian và địa điểm tổ chức

Việc chọn địa điểm và thời gian thuận lợi cho đa số khách hàng là điều rất quan trọng.

Về thời gian: Thông thường, các sự kiện diễn ra vào cuối tuần trong khung giờ từ 13-15h. Đây được coi là thời gian lý tưởng nhất cho việc tổ chức sự kiện.
Về địa điểm: Tùy quy mô chương trình, bạn có thể lựa chọn các khách sạn phù hợp.

Mách nhỏ: Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói tại Hi-Event.

Ý nghĩa của hội nghị khách hàng

2. Kịch bản tổ chức hội nghị

Kịch bản chương trình hội nghị cần đảm bảo các yếu tố: Nhanh gọn – Hấp dẫn – Tạo sự thoải mái cho khách hàng. Tốt hơn hết nên hạn chế những tiết mục kém thú vị và rườm rà. Thay vào đó là những ý tưởng hấp dẫn và sôi động. Hãy tạo không khí tươi vui, phấn khởi, để tạo sự thoải mái cho khách hàng. Có như vậy, hội nghị mới có thể thành công.

3. Sự thể hiện của doanh nghiệp trước mắt khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động giúp thể hiện được văn hóa, quy mô của doanh nghiệp. Vì thế, đây là thời gian lý tưởng để doanh nghiệp thể hiện bản thân, ghi dấu ấn với khách hàng.

Hãy đảm bảo từng chi tiết nhỏ trong kịch bản đều được thực hiện thành công. Các yếu tố về âm thanh ánh sáng cũng cần được đảm bảo chất lượng. Hãy đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Và nên chuẩn bị các phương án dự phòng những tình huống bên ngoài kịch bản.

Phòng hội nghị sang trọng

Trên đây là những tiêu chí tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết doanh nghiệp phải đáp ứng được. Hy vọng những gì chúng tôi chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức. Mọi người có thể truy cập vào website của Hi-Event để biết thêm nhiều thông tin bổ ích hơn nữa.

Chúc các bạn có những sự kiện thành công!

Mọi thắc mắc cần tư vấn, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Tổ Chức Sự Kiện Xin Chào (Hi – Event)

Địa chỉ: 93 đường B2, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM

Hotline: 0932 621 282 – 0909 621 282